– Två tredjedelar av en ledares tid går åt till resor. Virtuella möten sparar både tid, pengar och miljö. Det sa Ghislaine Caulat, forskare kring virtuellt ledarskap när hon höll ett uppskattat seminarium på Projektforumdagarna 2010 i Stockholm.

– Köp inte dyra videokameror, det är en myt att man måste ses öga mot öga för att jobba bra ihop, sa hon. Vi lever i en visuell tid och glömmer därför bort hur mycket rösten kommunicerar. Det är bättre att satsa på program för onlinekonferenser som WebEx eller till och med gratismötesverktyget Dimdim. Då kan man koppla ihop sig över nätet för att dela samma presentation och samtala kring den.

Caulat hänvisade till ett experiment som brittiska tidningen Guardian gjort: En känd programledare fick spela in ett budskap för både radio och teve. Då lyssnarna hörde hans röst via radio kunde de till 73 % avslöja när han talade osant. Men bara 10 % spräckte lögnen när de fick se honom tala på teve.

– Det beror på att seende konsumerar hjärnkraft, ögat bombarderas med intryck som hjärnan blir upptagen av att processa. Om man bara har möjlighet att träffas öga mot öga en gång är det bättre att helt låta bli.

Lär chefer leda virtuellt

I sitt arbete lär Ghislaine Caulat ledare att använda rösten bättre, bli mer uttrycksfulla och lyssna ”mellan raderna”. Dåligt ledarskap förstärks av visuell miljö.

– För att bli bra på virtuella möten behöver man kunna skapa tillit och förtroende och det gör man inte bara med ord utan minst lika mycket med tonfall, pauser, klang och betoning, säger Ghislaine. 

Svenska och danska chefer är mest intresserade i världen av att leda virtuellt. Att spara pengar och miljö samt en önskan om bättre balans mellan arbete och fritid ligger bakom. Dessutom förutsätter virtuell kommunikation ”soft skills” som stämmer väl överens med skandinaviskt ledarskap, vilket ju är baserat på konsensus, delaktighet och ett coachande förhållningssätt. 

Råd för framgång

– Närvarokänsla är en nyckel till framgång. Låt inte deltagare klämma in en telefonkonferens mellan två möten, ringa in från en flygplats, tåg eller bil där de inte kan vara fullt närvarande. Gör det jämlikt – låt alla deltagare ringa in även om några sitter fysiskt på samma ställe. Bra utrustning med teknik som är lätt att använda är en annan basfaktor, liksom rum där medarbetarna kan vara ifred.

Ghislaine Caulat baserar sina råd på intervjuer av över 1 500 medarbetar på 12 organisationer världen över. Hon lever som hon lär, 70 % av sitt jobb gör hon virtuellt, två tredjedelar av alla möten sker via nätet. Även media lockades av Caulats tankar, bl a skrev en journalist från Dagens Nyheter en stor artikel.

Onlinemöten blir mer och mer vardag på jobbet. Enligt tidningen Computer Sweden sker omkring 7 500 möten i månaden mot nästan inga för tre år sedan. Ett 40-tal toppchefer på Alfa Laval minskade koldioxidutsläppen med 95 ton genom insparade flygresor när verkliga möten ersattes med virtuella. På Ikea är virtuella möten numera det första valet för koncernens 135 000 anställda. På två år har reskostnaderna sänkts med 25 %.