Släpp in revisorn i projektet

Genom att skapa system och rutiner för internkontroll av projektet ökar möjligheten att det går bra. Och låter man en internrevisor granska kontrollsystemet innan projektet startas, ökar möjligheten ytterligare.
TEXT: KERSTIN ENGLUND

För att säkerställa att ett projekt går som planerat krävs att man inrättar verktyg och rutiner för att stämma av arbetet och hålla kontinuerlig koll. Redan innan projektet startas är det bra att ha en väl fungerande intern kontrollfunktion och ett system som är anpassat för kontroll. Är projektet genomtänkt vad gäller förutsättningar och risker?

Det gäller att göra rätt analyser, ha en rimlig budget och bedöma vilken risk projektet har. Vad har vi för resurser?
– Jag rekommenderar också att man låter en internrevisor titta på kontrollsystemet så att det blir ett användbart verktyg i det löpande arbetet, säger Mats Jakobsson auktoriserad revisor på BDO med lång erfarenhet av internrevision.

Ofta kommer revisorn in först när projektet är klart och kanske upptäcker att man gjort av med hela budgeten men uppnått endast 10 procent av slutmålet. Då är det för sent att göra något åt det!

Projektet har förhoppningsvis en tidplan och olika faser. När en fas är avklarad så stannar man upp och kontrollerar att tid och kostnad stämmer med budget. När det är godkänt kan man gå vidare till nästa fas. Ibland kanske man inte har alla förutsättningar klara från början.

Det som ändras under resans gång är svårt att förutse. Därför är det viktigt att göra avstämning löpande och revidera mål och budget när förutsättningarna ändras.

Många tror att internrevisorns arbete och internkontrollen är samma sak, men så är det inte. Innan man
sparkar igång ett stort projekt som ska löpa under flera år och kosta många miljoner bör en internrevisor gå igenom vilken internkontroll som kommer att behövas och hur den ska vara uppbyggd för att säkerställa att projektet blir lyckat.

– Jämför med att köpa en bil eller ett hus. Det bästa är att göra en besiktning innan man köper. Och gärna av en expert så att alla delar blir belysta. Man kan ju lyckas även om man inte gör en besiktning, men det är mer av en chanstagning. Att strunta i internkontroll kan spara tid och pengar om allting klaffar. Men gör det inte det så kan skadorna bli större än vad man tjänat på att inte ha en fungerande internkontroll.

Hanteringen av ett projekt ligger i omdömet hos olika individer som ingår i projektet, och mycket kan gå fel. Kanske beroende på ändrade förutsättningar eller brister i kommunikationen. Genom att alltid låta flera medarbetare se över besluten kan man minska risken för felbedömningar.

Alla individer är olika och när mycket ansvar ligger hos en enskild medarbetare är det viktigt att det finns fungerande kontrollsystem.
– Förtroende är bra, men internkontroll är bättre, säger Mats Jakobsson. Om man vet att arbetet ska kontrolleras och analyseras är det kanske mer motiverat att göra ett noggrant bra jobb.

Finns det ingen som kollar det kanske man tar en chansning. Många gånger kopplar man in internrevisorn när något gått fel. Men det är ju inget revisorn kan göra då!

Om man vet vad som är fel är det bara att åtgärda det. Det är innan felen uppstår som revisorn kan göra nytta.
– Att anlita en internrevisor är lite som att teckna en försäkring. Det finns ju en chans att allting flyter på bra och att projektet blir lyckat, och då kan den tid och kostnad som en internrevision innebär kännas onödig. Men det finns också en risk att något går fel och då lönar det sig att man säkrat systemet och inte lider så stor skada.

Och i det fallet är den tid och kostnad som internrevisionen kräver väl värd