Project Value Board/ Projektvärdetavla: Kan det vara något?

Det väcker frågan: hur fångar vi alla dessa variabler på ett enkelt sätt så att projektgruppen enkelt kan använda dem utan att kräva någon form av intensiv träning? Dessutom bör det vara användbart för projekt av alla storlekar och typer som levereras i alla branscher eller affärssegment. Det betyder att det borde vara något generiskt som har en bredare potential av användbarhet oavsett typ eller sammanhang av projekt.

Som de säger talar en bild tusen ord, så kanske en diagrammatisk presentation kan vara användbar. I stället för att uppfinna hjulet på nytt i detta avseende är det värt att använda det som redan finns tillgängligt och förfina det för projektledningssammanhanget. Med detta i åtanke verkar begreppen ”Business Model Canvas” och ”Opportunity Canvas” vara mycket användbara ankare att dra nytta av för att bygga något liknande i ett projektledningssammanhang. Vi kallar det en ”projektvärdetavla” (Project Value Board/ PVB).

För tydlighetens skull definierar vi en Project Value Board (PVB) som en kortfattad grafisk representation av variabler som driver skapandet och mätningen av värde i ett projekts produktion. En PVB bör ge ett fågelperspektiv över alla variabler på ett enkelt och lättanvänt sätt för projektgruppens användning.

Nu är frågan, hur ska en PVB se ut? Vilka variabler ska den innehålla? Lyckligtvis ger ”Business Model Canvas” och ”Opportunity Canvas” olika potentiella variabler som kan hjälpa till att bilda en PVB. Därför, med utgångspunkt i de två dukarna, föreslår vi en konstruktion av PVB och förklarar de variabler som har potential att utgöra en robust PVB. För att inte tala om, den föreslagna konstruktionen är preliminär till sin natur och inte på något sätt en slutlig version av PVB. Men förhoppningsvis kommer det att ge lite tankeställare för vidare utforskning av PVB-konceptet i sin helhet.

Föreslagen uppställning av Project Value Board

En ”Business Model Canvas” visar kortfattat hur ett företag skapar värde och vad som skulle vara värdeförslaget och värdemottagarna, samtidigt som man tittar på kostnadsstruktur och intäktsström. En ”Opportunity Canvas” ger holistiskt en förståelse för möjligheten samtidigt som den visar problemet som ledde till möjligheten och affärsutmaningar etc. För att konstruera PVB lånar vi ett antal objekt från dessa två dukar som potentiellt kan hjälpa till att förstå projektvärdet mer effektivt. Vi kommer att diskutera dessa variabler enligt följande:

• Förslag till projektvärde

Ett projekts värdeförslag är det totala värdet som projektet levererar till alla relevanta intressenter. Dessa kan vara kunder i projektet; kunder eller användare som kommer att konsumera eller använda projektets utdata; leverantörer; och andra aktörer eller intressenter som kommer att bli en del av processen för att upprätthålla existensen av projektets resultat. Projektgruppen kan anta frågorna från affärsmodellens duk och möjlighetsduk för att bedöma och bestämma projektvärdesförslaget. De vägledande frågorna är:

1. Vilket värde kommer projektets utdata att leverera till kunden, kunden eller användaren?
2. Vilket av kundernas eller användarnas problem löses av projektets resultat?
3. Vilka kundbehov kommer projektets produktion att tillgodose?

Med hjälp av informationen i Business Model Canvas kan projektets värdeerbjudande levereras genom ny eller innovativ design, ny eller innovativ process, minskade kostnader, minskade risker, förbättrad kvalitet, förbättrad prestanda i kundorganisationen, förbättrad produkt/ tjänsteprestanda, förbättrad användbarhet av produkt / tjänst som skapats av projektet.

Det är viktigt att inse att värde är det som anses viktigt. Som sådan kommer det att variera beroende på kundens behov och olika andra faktorer. Så projektgruppen bör vara redo att börja med en luddig bedömning av värde och arbeta genom PVB för att bygga en solid förståelse för värdeförslaget.

• Viktiga projektaktiviteter

Projektteammedlemmar måste identifiera och definiera aktiviteter som anses vara kritiska eller viktiga för kundorganisationen. För PVB kommer vi att använda lite ytterligare tänkande för att också identifiera projektaktiviteter som hjälper till att skapa värdeförslaget. Med utgångspunkt i Business Model Canvas kan några av de indiktiva frågorna som projektgruppen kan ställa:

1. Vilka är de aktiviteter (t.ex. design, prototyputveckling, kravförståelse, riskreducering) som kommer att bidra till att skapa och leverera projektets värde?
2. Vilka nyckelaktiviteter kräver projektets värdeerbjudande? Är det kundrelationshantering? Försäljning? Marknadsföring? Forskning och utveckling? Produktion? Verksamhet?

• Viktiga projektresurser

Viktiga projektresurser är de indata och tillgångar som projektet kommer att använda för att skapa värdeförslaget. Med utgångspunkt i konceptualiseringen av Business Model Canvas kan dessa vara fysiska (t.ex. anläggningar), intellektuella (patent, upphovsrätt, data), mänskliga (t.ex. projektpersonal), tekniska och ekonomiska.

Förutom de ovan nämnda resurserna bör projektgruppernas professionalism och tysta kunskap också beaktas, eftersom det ofta är de definierande faktorerna som antingen hjälper eller hindrar värdeskapande.

• Huvudsakliga utmaningar

Som en del av PVB-utvecklingen måste projektgruppen ta hänsyn till de potentiella utmaningar som de kommer att möta för att skapa värde. I allmänhet identifierar team i projektledning risker och analyserar deras effekter. Men PVB är fokuserat på värde, så här bör fokus ligga på att överväga och identifiera utmaningar som kan spåra ur skapandet av ett värdeförslag.

Vidare med utgångspunkt i möjlighetsduken bör utvecklingen av PVB också omfatta övervägande av utmaningar som påverkar en kunds framgångsrika verksamhet eller en framgångsrik användning av projektets produktion av slutanvändare eller kunder. Det kommer att hjälpa till att förstå effekterna om identifierade utmaningar inte löses av projektets resultat, vilket i slutändan bidrar till att uppnå projektets värdeförslag.

• Affärsfördelar och mått

Med utgångspunkt i Opportunity Canvas bör projektgruppen också överväga de fördelar som projektets värdeförslag ger kunden. Dessa kan inkludera poster från kostnads-nyttoanalys som gjorts i projektledning, såsom kostnadsminskning, kostnadsundvikande, resursoptimering, kvalitetsförbättring etc.

Dessutom de mätvärden som kommer att användas för att mäta förverkligandet av fördelar. Dessa kan vara ökningar av vinster eller intäkter för kunden. Det kan vara kundnöjdhet eller uppfattning om användbarhet ur ett kund- eller slutanvändarperspektiv. Så att identifiera lämpliga mätvärden hjälper till att länka åtgärderna och resultaten av att utveckla PVB.

• Fördelar för användare/kunder

Analys och identifiering av kund- eller slutanvändarfördelar är en annan del av PVB. Projektgruppen bör överväga vad kundens problem är som de försöker lösa för att förstå de fördelar som kunderna kommer att inse. Handlar det om en ny produkt eller tjänst som är utformad för att lösa något gnagande kundproblem? Är det tillägget av några funktioner som hjälper till att förbättra kundupplevelsen? Eller handlar det om kostnadsminskning och att leverera inneboende glädje till kunden? Kundfördelar måste identifieras och integreras i den övergripande värdeförslagsbeskrivningen samtidigt som PVB skapas, beroende på kundens problem.

Slutsats:
Projekt är i värdeskapande verksamhet. Därför är förståelse av värdeförslaget nyckeln som låser upp att inse fördelarna med att etablera projekt. I efterhand saknas dock en förenklad mekanism för att överväga olika faktorer som hjälper till att förstå projektets värdeförslag.

Med det i åtanke, med utgångspunkt i ”affärsmodellduken” och ”möjlighetsduken”, presenterar den här artikeln ett koncept för en projektvärdetavla. Syftet är att samla faktorer i ett enkelt diagram som gör det möjligt för människor att snabbt se och förstå sambandet mellan olika faktorer för att leverera projektvärde. Med tanke på enkelheten i PVB-strukturen förväntas konceptet hjälpa projektteam av alla storlekar inom alla branscher, från enkla till komplexa projekt och projekt som levereras i alla affärsmiljöer.

Bibliografi
https://upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/1/10/Business_Model_Canvas.png
https://thecanvasrevolution.com/product/opportunity-canvas

Om författaren:

Jiwat is a Professor in Project Management. He has considerable experience of working internationally in diverse cultures and business environments.

Jiwat is currently serving on the Editorial Board of International Journal of Project Management.

Jiwat actively contributes to project management community. His work has been published in top scientific journals and Four of his published papers have remained in Top25 most downloaded papers.

Källa: ipma.world