Använd projektbudgeten för att skapa ett bättre projektteam

Freddie Larsson:
Projektformen är världens vanligaste arbetsform vid förändring och ”boxade” leveranser. När det krävs extra fokus, noggrannhet och när riskerna är höga är projektformen den härskande arbetsmetoden. Trots vår förkärlek till projektformen och höga kompetens misslyckas förvånansvärt många projekt. Själv lever jag i IT-branschen och inom IT är vi kända för att misslyckas med våra projekt. Det finns siffror på att upp till 80 % av IT-projekten misslyckas på det ena eller andra sättet.

För att öka förståelsen i ett projekt bör man låta projektdeltagarna vara med tidigt i budgetprocessen. Projektbudgeten är ett av de viktigare verktygen i ett framgångsrikt projekt, menar Freddie Larsson på Olingo.

Använd projektbudgeten som ett verktyg
Vad krävs för att lyckas med projekt är den ständigt återkommande frågan? Och det finns hyllmeter skrivet om just detta. För det mesta brukar svaret låta något i stil med: Tydliga ramar och ett tydligt mål. Effekt och projektmål måste vara SMARTa och väldefinierade. Vi måste ha ledningens och sponsorernas aktiva och synliga stöd. Aktiviteter måste vara konkreta, väl förankrade och prioriterade. Rätt resurser måste allokeras och ägarskapet av dessa måste vara tydliga.

Men, vad många glömmer är projektbudgeten, och då talar jag inte om projektbudgeten som ett ekonomiskt ramverk och de monetära resurserna utan som verktyg för att nå inspiration, samsyn, förståelse och kontroll. Projektbudgeten är ett underskattat och fantastiskt bra verktyg när du vill skapa gemenskap, delaktighet och samsyn. Själva arbetet med att ta fram budgeten, budgetprocessen, är viktigare än själva resultatet.

Budgetprocessen leder till nya erfarenheter.
Under processen samlar man in data och information från olika delar i verksamheten och projektomgivningen. Data som sedan används i projektdiskussioner och beslut. Diskussioner som bör utgå ifrån tidigare genomförda projekt och samlade erfarenheter.

Budgetarbetet skapar gemenskap 
På ett eller annat sätt bör så många som möjligt som har ett engagemang i projektet vara med i budgetarbetet. Något som många intressenter och deltagare vill, men sällan får chansen till. Budgetarbetet skapar också en tidig förankring av beslut och mål samt en samsyn på hur projektet är uppbyggt och ska drivas. Att budgetprocessen skapar gemenskap är tämligen logiskt.

Har deltagarna fått vara med att diskutera och komma med idéer på hur projektet ska drivas och hur resurser ska användas, skapas det inte bara en viktig projektvetskap utan även ett personligt ansvar och ett incitament för att uppnå vad som har bestämts. Underskatta därför inte budgetprocessen som ett av de viktigare verktygen i jakten på framgångsrika projekt.

Freddie Larsson, regionchef och författare.

Olingo Consulting AB, konsulttjänster och utbildningar inom ITIL & Service Management

www.olingo.se