Att vara effektiv på distans

Hur flyttar du tiotusentals anställda till distansarbete över natten?

Med COVID-19-utbrottet över hela världen var det den stora frågan för cirka 50 000 Microsoft-anställda i Seattle-området. De var redan vana Teams-användare, men under sina första dagar helt på distans ökade användningen bland Microsoft-anställda i USA betydligt.  Här kommer tips från Jared Spataro, Corporate Vice President for Microsoft 365

 

Att komma igång

När du övergår till distansarbete, finns några viktiga vanor som kommer bidra till framgång.

Planera arbetsytan

Om du inte har ett hemmakontor, oroa dig inte. Du kan fortfarande arbeta hemifrån produktivt. Faktum är att vi har utformat Teams som ett virtuellt kontor som du kan ta med vart du än går. Även om du kanske inte har en skrivare, fysiska filer eller en skrivbordstelefon hemma kan du hämta dokument direkt i Teams, säkert lagra filer där rätt personer kan komma åt dem och snabbt hoppa in i samtal och möten. Det är viktigt att ha en dedikerad hem-arbetsyta där du kan vara produktiv och signalera om att du är i ”do-not-disturb-läge”. En frukost vrå, ett lugnt hörn av sovrummet etc -alla fokus-vänligt område kan fungera som en arbetsyta. Och oroa dig inte om det blir lite rörigt under dagen, du kan alltid använda bakgrundsoskärpa  under videomöten så att dina teammedlemmar bara fokuserar på dig.

Kommunicera, kommunicera, kommunicera

Även om många av oss arbetar hemifrån  åtminstone en del av tiden, förlitar vi oss fortfarande på schema och timmar som är uppbyggda kring vår fysiska närvaro på kontoret.  När du arbetar hemifrån kan din dagliga rytm förändras. Detta gäller särskilt för oss som balanserar arbete och barnomsorg. Kommunicera dina arbetstider tydligt med ditt team så att de vet när de ska nå dig. Du kan också ange ett  statusmeddelande  i Teams för att dela den här informationen proaktivt.

Gör det också till en vana att erbjuda frekventa lägesrapporter till ditt team. Vi rekommenderar att du publicerar uppdateringar, insikter och användbara resurser som du har upptäckt i Teams-kanaler, så att dina lagkamrater kan hålla kontakten med vad du håller på med.

Upprätthålla sunda gränser

Utan de vanliga vardagliga aktiviteterna – en promenad för att ta lunch, till exempel, eller pendling – kan det vara en utmaning att koppla ur. Distansarbetare finner sig ibland arbeta för långa stunder utan rast för motion, umgänge eller en ordentlig måltid. Detta kommer snabbt att leda till stress och utbrändhet. Kom ihåg: din hälsa kommer först. Ta dig tid för måltider, drick mycket vatten och påminn dig om att mentalt ”stämpla ut” från distansarbete i slutet av dagen. Dessa beteenden kommer inte bara hålla dig frisk, de kommer också att hjälpa dig att bli mer produktiv i det långa loppet.

 

Effektiva möten

Välkomna onlinemöten

I avsaknad av ett fysiskt konferensrum, kan uppgiften att få alla tillsammans kännas som den största utmaning vid distansarbete. När du flyttar möten till Teams kontrollerar du att alla möten har ett virtuellt ”join”-alternativ  för att skapa ett  konferensrum online. Dessutom föreslår vi att alla deltagare slår på video om de är bekväma att göra det. Face-to-face interaktion gör mycket för att hjälpa alla att vara en del av teamet. Teams har ett brett utbud av certifierade kameror att välja mellan, samt enheter som headset och högtalartelefoner för att se till att du och dina medarbetare alltid kan kommunicera tydligt.

Var uppmärksam och inkluderande

När du flyttar till onlinemöten kan några av de visuella fördelar som vi förlitar oss på försvinna. Och överfulla konferenssamtal kan göra det svårt för människor att dela sina åsikter. Mötesorganisatören bör ofta pausa för att bjuda in dialog och påminna deltagarna om att de också kan använda möteschattfönstret för att dela sina tankar.

Spela in dina möten

För att kompensera för brist på fysiska möten schemalägger vissa distansarbetare extra möten för att hålla kontakten med kunder, partners och medarbetare. Dubbelbokningar kan vara svåra att undvika. Om din organisation tillåter det, spela in möten i Teams så att medarbetare kan titta ikapp senare. Om du inte kan närvara själv, påminna arrangören att spela in i din frånvaro. Den automatiskt genererade avskriften är också användbar när du försöker komma ihåg information från ett möte du deltog i. Vill du veta mer om Teams Meetings? Läs  fler tips här.

 

Håll kontakten

Kompensera för avsaknad av korridor snack

Många distansarbetare tycker att det de saknar mest med kontoret är tillfälliga samtal. Var medveten om att nå ut och få kontakt med dina medarbetare. Tänk på chattmeddelanden och ställ in en påminnelse om att checka in med människor regelbundet. Emojis, GIF-bilder och stickers är ett roligt sätt och lätt sätt att hålla dialogen igång.

Samla teamet

Att arbeta på distans kan kännas isolerande. Som ledare är det viktigt att skapa möjligheter för hela teamet att träffas virtuellt. Behåll dina vanliga team möten eller team luncher, bara gör dem online. Använd kanalen ”Allmänt” i Teams för diskussioner som kan vara av intresse för alla. För stora brainstorms kan du använda Microsoft Whiteboard-appen,  som ger en oändlig digital arbetsyta för mötesdeltagare att ideate och samarbeta direkt i Teams. Vi föreslår också gruppledare att ladda ner  Crisis Communication Power App. Du kan använda denna anpassningsbara app för att informera dig själv och ditt team om allt de behöver veta.

Ha kul!

Med alla de förändringar som kommer med att flytta till distansarbete, är det viktigt att främja och upprätthålla team känslan. Det finns många saker du kan göra inom Teams för att hålla folk känner sig positiva och engagerade. Dela nyheter och händelser i gruppchatten eller håll en fototävling. En av våra utbildningskunder i Kina stod värd för en matlagningsutmaning för studenter som visade sig vara särskilt populär.

 

Jag förstår att varje individ och team fungerar annorlunda. Men jag hoppas att tipsen från vårt team hjälper dig att vara produktiv och ansluten när du anpassar dig till ett nytt sätt att arbeta. Och kom ihåg att du kan börja använda Teams idag genom att logga in  eller  registrera dig  gratis.

 

Var distans-arbete-redo! Ladda ner vår checklista för fjärrarbete  och dela med ditt team.

 

Läs hela artikeln här>