Det behövs bara två mål

Egentligen är det endast två mål som är relevanta för alla projekt, nämligen projektmålet och effektmålet. Om ett projekt har dessa två mål tydligt formulerade, så behövs inte några andra målrubriker. Projektmålet och effektmålet beskriver två totalt olika aspekter av projektresultaten, men de två formuleringarna kompletterar varandra. Det är också två helt skilda roller som äger och ansvarar för att realisera vart och ett av dessa mål, vilket illustreras i nedanstående tabell.

Projektmål
Inledningsvis ska vi bara konstatera att leveransprecisionen är katastrofalt dålig i många projekt. Med jämna mellanrum återkommer detta som en form av ”nyhet” i TV och media. Exempelvis rapporterade Tv-nyheterna; den 24 juni 2012, att vart tredje IT-projekt inom staten var försenat. Statens IT-budget ligger årligen på 20-25 miljarder kronor och IT-projektens dåliga leveransprecision kostar skattebetalarna flera miljarder varje år.

Låt oss vända blicken från de stora IT-projekten och i stället fråga hur leveransprecisionen är bland alla övriga små och medelstora projekt i vårt land. Det är en viktig fråga, eftersom vi gissar att den dåliga leveransprecisionen bland dessa projekt, uppgår sammanräknat till mycket stora summor. – Dock, vi har inte funnit något svar eller någon information om detta.

Det verkar inte göras några mätningar. Statistiska Centralbyrån svarade i augusti 2012, att SCB inte tar fram statistik kring dessa frågor. Detta är förbluffande, men stämmer tyvärr väl överens med våra erfarenheter. Projektarbetsformen blir allt vanligare, samtidigt som manvarken tycks mäta eller intressera sig för vad man får för pengarna, som investeras i projektarbetet.

En förklaring kan troligtvis vara den stora rådande okunskapen om hur projektmålet ska definieras och formuleras. Därför understryks här att projektmålet är detsamma som 100-procentig leveransprecision. Projektmålet och leveransprecisionen formuleras som i faktarutan här intill.

Alla tre punkterna i rutan nedan ska realiseras med hjälp av de resurser som ställs till projektets förfogande, samt inom den kostnadsram/budget som överenskommits.Lyckas man med det, har man lyckats med en 100-procentig leveransprecision. Projektledarens enda stora uppgift är att säkerställa 100-procentig leveransprecision. Det är och ska vara dennes enda fokus. Och samma sak ska gälla alla projektledare i alla projekt. Det finns inga undantag.

Så mäter du projektmålet och leveransprecisionen
Projektets leveransprecision kan endast mätas först när projektets leveranser är levererade. Denna fråga avgörs förstås av projektbeställaren och projektledaren. Först när båda är överens om att allt är levererat, går det att avgöra hur lång tid projektet verkligen tog samt hur mycket det kostade.

För att beräkna leveransprecisionen behöver man följande parametrar:

• (UT) ursprunglig tid, dvs. den som planerades i början av projektet

• (VT) verklig tid, dvs. hur lång tid det verkligen tog

• (UK) ursprunglig kostnad, dvs. den som planerades i början av projektet

• (VK) verklig kostnad, dvs. så mycket som det faktiskt kostade

Dessutom kan det vara lämpligt att kunna vikta såväl tiden som kostnaderna mot varandra. Med hjälp av ”Projektlinjalen” (vårt uttryck) kan beställaren och projektledaren komma överens om vilken av parametrarna UT och UK som är viktigast (om nu någon är det).

Ifall båda parametrarna är lika viktiga, får båda viktningsvärdet 0,5 enligt nedanstående bild.

Ifall det är mycket viktigt att projektet håller tidsramarna jämfört med att hålla kostnaderna, så kan tiden UT viktas till 0,9 och kostnaderna UK blir då 0,1. Vi kallar 0,9 för kost-vikten och på motsvarande sätt kallar vi 0,1 för tid-vikten.

Summan av viktvärdet på UT och UK blir alltid = 1.

Exempel:
UK = 400 000 kr
VK = 800 000 kr
UT = 30 veckor
VT = 20 veckor
Kost-vikten = 0,8 och Tid-vikten = 0,2
Leveransprecisionen = 0,8 * (400 000/800 000)
+ 0,2 * (30/20) = 0,7 eller 70 procent.

Leveransprecisionen i vårt exempel ovan blev alltså 70 procent. Det önskvärda resultatet är ju förstås att leveransprecision ligger runt 100. Då har man lyckats leverera just de leveranser som planerats, med den kvalitet och funktionalitet som definierats och inom de ramar som överenskommits.

Men eftersom leveransprecisionen här är mindre än 100 procent, innebär det att projektet har gjort en ”övertrassering” utav tiden och/eller kostnaderna.

Exemplet visar också att leveransprecisionen blev mindre än 100 trots att projektet genomfördes på kortare tid än beräknat. Detta beror förstås på att man här viktat kostnadsramarna högre än tidsramarna.
Går det att tolka leveransprecisionen i ett större perspektiv? Ja, det menar vi. Som redan nämnts så drar många projekt över såväl kostnader som tidsramar.

Och detta är ett direkt resultat av följande:
1. Dålig kvalitet i projektets inledande planering och den projektbeskrivning som skapas i detta skede. All mätning av projektet görs ju mot de ursprungliga planerna. Och när det visar sig att projekten drar över tid och budget, så är det självfallet den ursprungliga planen som är helt orealistisk.

2. Stor okunnighet hos beställaren. Det är beställaren som ansvarar för att godkänna projektbeskrivningen och sedan ge grönt ljus för att dra igång projektet. Om beställaren varit kunnig och kompetent, hade denne aldrig tillåtit att starta något projekt över huvudtaget med dåliga och orealistiska planer.

Visserligen är det Projektledaren som, under projektets livscykel, ansvarar för att realisera en 100-procentig leveransprecision. Men det är beställaren som ansvarar för det ska finnas nödvändiga förutsättningar för lyckas med detta. Och ingen projektledare i världen kan lyckas med en bra leveransprecision, ifall projekten beordras att starta, trots undermålig kvalitet i såväl planer som mål.

I den sista delen i den här serien, kommer vi att behandla effektmålet och dessutom knyta ihop säcken med några, förhoppningsvis, kloka slutsatser.

[faktaruta]MÅLFORMULERING: Artikelserie i tre delar



1. Formulera målen rätt så slipper du självmål

2. Det behövs bara två mål

3. Effektmålet – det viktigaste målet av alla

Artikelserie av Johan Hydén och Rutger v Schéele (Del 2/3)[/faktaruta]