Distansarbete här för att stanna

 

Pandemin har inneburit ökat arbete på distans för många svenskar. Hur det har påverkat produktivitet och innovation är föremål för en ny studie från Microsoft som utförts av KRC Research i samarbete med Boston Consulting Group. Undersökningen har genomförts på arbetsplatser i 15 europeiska länder och både chefer och medarbetare har tillfrågats om sina erfarenheter. Från Sverige deltar 500 medarbetare och 100 chefer i studien.

Studien visar bland annat att:

• Distansarbete är här för att stanna, hela 87 procent av svenska chefer uppger att anställda kommer jobba från distans även efter pandemin. 
• Att produktiviteten inte påverkas negativt av distansarbete, 75 procent av svenska chefer upplever samma eller ökad produktivitet.
• Att ledarskap är en av nycklarna för att framgångsrikt lyckas med distansarbete. 63 procent av de tillfrågade cheferna i Sverige uppger att de ännu inte lärt sig hur de effektivt ska leda virtuella team.
• Fyra av tio medarbetare i Sverige svarar att möjligheten till flexibelt arbete gör en arbetsgivare mer attraktiv att jobba för.

“I rapporten ser vi att flexibelt arbete är något som är här för att stanna. 87 procent av chefer i Sverige svarar att anställda kommer att arbeta minst en dag i veckan från annan plats även efter pandemin, en uppskattning som de anställda själva också delar. Vi ser inte att kontoret spelat ut sin roll, men vi är övertygade om att framtidens arbetsplats kommer behöva vara utformade med människan som utgångspunkt för att skapa nya möjligheter till samarbete och kreativitet”, säger Henrik Byström, affärsområdeschef för Modern Work och Microsoft 365 på Microsoft Sverige.

Studien genomfördes under augusti 2020 och i genomsnitt jobbade nästan hälften (48 procent) av de tillfrågade i Sverige hemifrån under perioden.

 

 

Utmaningar för bibehållen innovationskraft

Utmaningarna med distansarbete visar sig handla mindre om att upprätthålla hög produktivitet än att få team att känna samhörighet och att skapa innovation. Hela 75 procent av de tillfrågade cheferna i Sverige uppger att de upplever samma eller till och med ökad produktivitet när medarbetare jobbar på distans. Men samtidigt har uppfattningen om att företaget levererar på hög grad av innovation försämrats. Endast 29 procent av cheferna i Sverige instämmer i påståendet att deras företag verkligen är innovativt om man väger samman strategi, produkter och tjänster.  Det är lägre än vad man uppgav i förra årets studie som utfördes innan pandemin startat, då samma siffra var 41 procent.

Svar från medarbetare på företag som upplever sig ha en hög innovationsgrad pekar på tre faktorer som avgörande. Alla tre handlar om att ge anställda goda mandat att agera självständigt. På de innovativa företagen upplever anställda i högre grad att de har mandat att fatta beslut (51 procent mot 33 procent på mindre innovativa företag), de känner också att det är okej att göra sin röst hörd och säga sin mening (66 procent mot 51 procent). Till sist präglas också kulturen på de företag som upplever sig som innovativa av en känsla hos de anställda att det är okej att begå misstag (84 procent mot 55 procent på de företag som inte upplever sig som innovativa). Att anställda blir sedda och belönade och att ledningen har förmåga att kommunicera en stark och samlad vision påverkar också graden av innovation.

 

Chefer vill lära sig mer om hur de hanterar team på distans

Under pandemin har chefer snabbt fått lära sig nya sätt att leda och fördela arbete samt styra sina team. Men de känner att det fortfarande finns mycket kvar att utveckla. Här kan utbildning spela stor roll. 63 procent av cheferna i Sverige uppger att de ännu inte lärt sig hur de effektivt ska kunna delegera beslut och leda virtuella team. 69 procent är inte säkra på hur de ska göra för att skapa en stark teamkänsla. Man anser dock att man väl utnyttjar tekniska möjligheter för att göra distansarbete möjligt (64 procent).

”Att förändra chefers ledarskap och samtidigt coacha medarbetare i självledarskap är två framgångsfaktorer i hur vi har byggt en organisation som kan jobba effektivt och nära kollegor trots stora avstånd. När du leder ett team på distans är det till exempel viktigare att fråga ”hur mår du?” än ”hur går det?”, säger Henrik Byström.

Att lyssna på medarbetarna är en nyckel för att lyckas. I studien uppger nästan sex av tio av de tillfrågade medarbetarna i Sverige att de är som mest produktiva på förmiddagen mellan 08:00-12:00, en enkel åtgärd som ledare kan då vara att planera in större möten till eftermiddagarna för att låta medarbetare fokusera på förmiddagen.

Här finns möjligheter att använda produktivitetsverktygens inbyggda möjligheter till fokusstöd för att undvika onödiga avbrott i arbetet. En annan sak som anställda efterlyser är policys för distansarbete. Det är något som idag finns på 75 procent av de tillfrågade företagen.

 

Flexibelt arbetssätt attraktivt vid rekrytering

Bland det som anställda uppskattar mest med att arbeta hemifrån finns möjligheten att själv utforma en personlig arbetsplats (48 procent) och att man kan klä sig mer ledigt vid hemarbete (60 procent). Möjligheten till flexibelt arbete gör också en arbetsgivare mer attraktiv för fyra av tio anställda. Samtidigt anger också chefer att det blir lättare att både behålla nuvarande arbetskraft (57 procent) och attrahera ny (50 procent) när de kan erbjuda goda möjligheter till flexibelt arbete.

 

Källa: Microsoft. Här kan du läsa hela studien>

 

Mer om studien:

Studien har genomförts på uppdrag av Microsoft på 15 marknader i Europa under augusti 2020. Den har utförts av KRC Research i samarbete med Boston Consulting Group och i samråd med Dr. Michael Parke, professor på The Warton School of the University of Pennsylvania. Totalt har drygt 9000 chefer och medarbetare på stora företag (250+ anställda) tillfrågats. I Sverige är det totalt drygt 500 medarbetare och drygt 100 chefer som svarat på undersökningen.