Effektiva möten

För många är möten en ständig källa till irritation; det tar för mycket tid, fel personer deltar i möten, många missar syftet med möten, möten är ineffektiva, beslut är otydliga ja listan kan bli lång. Här kommer en checklista för ditt nästa möte så kanske dina möten kan tjäna som inspiration till andra.

Syfte – kan tyckas uppenbart men alltför ofta glömmer vi bort att uttrycka syftet. Är det ett beslutsmöte? Informationsmöte? En workshop?

Rätt personer – det är ganska vanligt att vi upplever efter ett möte att vi kunnat göra något annat den tiden… Vi blir inbjudna för att vi ingår i teamet, har så mycket att bidra med, är intresserade av ämnet. Men tillbaka till den första punkten: syftet. Alla som deltar ska också kunna bidra till meningen med mötet.

Agenda – skicka ut inbjudan i god tid och inbjudan till mötet ska innehålla bakgrund eller föregående protokoll, syfte och agenda för att alla ska komma så förberedda som möjligt. Notera gärna vilka punkter som är diskussions eller informationspunkter och vilka som är beslutspunkter. Eller är det ett kreativt möte, en workshop? En tydlig agenda och information inför mötet gör det effektivt.

Tid – Testa att korta ned tiden, ofta avsätter vi slentrianmässigt 1 timme, boka in 45 minuter istället. Börja med de viktigaste frågorna. Lite tidspress skapar ofta bättre effektivitet. Forskning har visat att 40 minuter är det längsta vi kan fokusera på en sak, trots det är det många möten som bara pågår och pågår. Boka in bensträckare i möten som måste vara längre än 40 minuter.

Roller & Policier – Vem leder mötet? Vem tar anteckningar? Ska någon facilitera någon särskild agendapunkt? Bestäm detta före mötet så att det inte tar onödig tid att diskutera roller. Vad är bestämt om mobil och datorer på mötet? Vem ska få ta del av protokollet/ anteckningarna? Hur ska protokollen distribueras och hur ska åtgärder följas upp?

WWDWBW – Who will do what by when? (vem gör vad till när?) Dokumentera åtgärder, ansvariga och deadline.

Parkera frågor – Fånga upp viktiga frågor och diskussioner som inte tillhör dagens möte och spara dem till ett annat möte.

Miljö – måste mötet äga rum i konferensrummet? Är ni inte så många kanske ett promenadmöte för att lösa ett visst problem vara effektivast? När vi rör på oss ökar blodflödet till hjärnan som gynnar problemlösning.

Att skapa sund möteskultur är ett av de viktigaste verktygen för att skapa effektiva arbetsdagar i teamet och i organisationen. Sätt upp en mall för hur möten ska gå till. Men glöm inte bort att ha roligt! Vi har ju möten för att vi vill utveckla, förändra, förbättra saker tillsammans!