Effektivt arbete på distans

Här kommer nyttiga tips om hur du och ditt team kan arbeta effektivt i Microsoft Teams när allt fler arbetar på distans.

Av:  Nathalie Regniers, Microsoft

Det finns många anledningar att arbeta på distans, oavsett om det är att hantera din arbetsbalans, som en del av ett virtuellt team eller under andra specifika omständigheter som vi lever i idag. Därför skapade vi Microsoft Teams: för att hjälpa dig att hålla kontakten med dina team och se till att du kan fortsätta arbeta tillsammans och effektivt, var du än är. Jag är en del av ett internationellt virtuellt team som arbetar främst hemifrån och på resande fot. Som ett resultat är det ingen överraskning att Teams är mitt primära arbetsverktyg. Det gör att jag kan organisera och delta i möten och hålla kontakten med kollegor. Vårt team försöker träffas personligen regelbundet, men genom Teams kan vi ansluta dagligen och verkligen samarbeta i projekt som om vi skulle sitta på samma kontor. Men Teams är mycket mer än så. Är du Teams-användare? Här är några viktiga tips som jag sammanställt ur min egen erfarenhet för att hjälpa dig att få ut det bästa från Microsoft Teams medan du arbetar på distans. Och om du inte använder det ännu, kanske de kommer att inspirera dig att ge det en chans!

1. Mer effektiva möten

Ny forskning från Work Reworked visar att människor känner att svindlande 52% av deras arbetstid spenderas ineffektivt på grund av saker som onödiga avbrott, informationssökning och ineffektiva möten.  Jag kan inte  beräkna hur mycket frustration och tid jag har sparat tack vare kapaciteten från Microsoft till Team-möten. Ha allt du behöver för varje möte på ett ställe. När du planerar möten kan du använda chattfaciliteten för att lägga till dagordningen, dokument till föreläsning och andra diskussionsämnen. Så du behöver inte leta efter mötesanteckningarna i din e-post – allt finns på ett ställe. Under mötet kan du sedan hålla alla fokuserade på ämnet genom att sätta på video, suddiga bakgrunden för att undvika distraktioner och använda bildtexter. Dessutom kan du samarbeta på Office 365-dokument och utveckla idéer i realtid med hjälp av den digitala tavlan.

Efter mötet är alla mötes tillgångar, inklusive inspelning, åtgärder och mötesanteckningar tillgängliga i chatten, så teamet kan fortsätta att diskutera och samarbeta om ämnen som startades under mötet. Det betyder att alla är i loopen och ingen blir frustrerad över att hitta material som utvecklats eller visats under mötet.

2. Skapa liveevenemang online

Microsoft Teams kan också hjälpa dig att organisera större live-möten,  marknadsföring av webbseminarier, lanseringsevenemang och träningsevenemang. Med Microsoft Teams liveevenemang kan du hålla alla möten live och hålla presentationer med upp till 10 000 deltagare inom eller utanför din organisation. På det här sättet är du säker på att alla som arbetar på distans kan delta och är ”up-to-speed”.

3. Använd appar och bots.

  Med appar kan du göra mer i Microsoft Teams. Tänk på de verktyg, filer och instrumentpaneler som din organisation redan använder. Många av dem kan läggas till i Microsoft Teams, och du kan lägga till nya genom att gå till Apps. Du kan använda dem i både chattar och kanaler så att du får all relevant information och verktyg du behöver för att arbeta så effektivt som möjligt, vem du än arbetar med.  Gå till avsnittet Apps i Team för att upptäcka mer – nya läggs till dagligen! 

4. Dela filer i Microsoft Teams

När du arbetar på distans måste du samarbeta och arbeta med Office-dokument med ditt team. Microsoft Teams har gjort det enkelt genom att du kan skapa Word-, Excel- eller PowerPoint-dokument inom Teams själv, så det finns ingen anledning att byta appar. Du kan samarbeta med dina kollegor, dela anteckningar, lägga till kommentarer och dela efter behov. Du kan till och med starta en chatt eller ett möte från ett dokument för att diskutera redigeringar. Ingen mer versionförvirring och ingen överbelastad e-postr med motstridiga redigeringar eller kommentarer – bara en sömlöst integrerad samarbetsplattform.

5. Få ut det mesta av din Microsoft Teams mobilapp

Har du aktiverat Microsoft Teams på din mobil? Det är det perfekta sättet att hålla koll på diskussionerna medan du är på språng. Nu kan du komma åt alla dina team, kanaler och filer samt delta i möten från din telefon. På det här sättet är du säker på att du inte missar någonting. Var noga med att ställa in personliga gränser och optimera dina arbetstimmar på det sätt som fungerar bäst för dig genom att ställa in tysta timmar och tysta dagar, en funktion som finns i dina Microsoft Teams-mobilinställningar.

6. Och slutligen, var inkluderande

Om du analyserar dina interaktioner med kollegor under en normal arbetsdag ser du att du inte bara arbetar med människor på din egen avdelning. Normalt har ditt dagliga nätverk utvidgats till att omfatta kollegor från andra avdelningar, dotterbolag, till och med andra länder. Människor som kan arbeta på ett kontor, på resande fot eller hemma. Så om du planerar ett teammöte, se till att inkludera ett Microsoft Teams-möte i varje mötesförfrågan så att alla i ditt team kan gå med, oavsett var de är. När du träffar, be folk att sätta på video så att du verkligen möts i en ”ansikte mot ansikte” -miljö. Se till att aktivera bildtexter så att personer som inte behärskar ditt språk också kan följa mötet. Slutligen, spela in mötet så att personer som inte kan delta, kan se inspelningen i efterhand och hålla koll på beslut och handlingar.

Och uppmuntrar ditt team att samarbeta och dela idéer på sitt eget språk i chatten eller kanalerna. Med hjälp av Translate-funktionaliteten kan alla i teamet översätta meddelandet till sitt grundspråk. På så sätt kan alla vara säkra på att dela idéer och kommentarer och vara en bidragsgivare i teamet.

Hela artikeln finner du här>