Entropi och projektledning

* Entropi är ett mått på graden av oordning i ett system.

Projektledning är ett välorganisrat, medvetet tillvägagångssätt med väldefinierade drag och rutiner för att uppnå de uppsatta målen (åtminstone är det den dominerande synen på hur projektledning konceptualiseras). Tanken är att förenkla saker, göra arbetet synligt för personer som tilldelats projektet och ge en känsla av riktning för att få jobbet gjort effektivt. I efterhand förväntas projektledning som sådan främja ordning och säkerhet (så mycket som är praktiskt möjligt).

Detta kan innebära att projektledningens grundläggande roll är att minska oordning eller osäkerhet inom systemet, i detta fall en projektorganisation. Eller med andra ord minska entropin inom projektorganisationen. Ur ett socioekonomiskt systemperspektiv definieras entropi som graden av störning eller kaotiskt tillstånd i ett system (Markyna & Dyachkov, 2014).

Med tanke på ovanstående kan vi omdefiniera projektledning som ett mjukt kompetensbaserat tillvägagångssätt som syftar till att minska osäkerheter och upprätthålla order med en förväntan att bidra till att minska systemets entropi (i detta fall en projektorganisation) och hålla systemets fria energi eller exergi tillgänglig så mycket som möjligt. Tillgången till fri energi är avgörande för utförandet av användbart arbete i ett projektbaserat eller icke-projektbaserat sammanhang. Att minska osäkerheter och oordning (så mycket som möjligt) är viktigt för att förbättra arbetseffektiviteten, eftersom det hjälper människor att använda fri energi för att utföra arbete snarare än att hantera sjukdomen.

På liknande sätt kan vi definiera entropin i ett projektsystem som graden av osäkerhet eller störning som finns inom projektorganisationen som har potential att försämra projektorganisationens effektivitet och produktion.

Ovanstående diskussion pekar på det värde som projektledningskunskap förväntas ge ett projekt när det används för att hantera projekt. De goda nyheterna verkar dock bara sluta där.

Det är ingen hemlighet att projekt misslyckas och står inför alla möjliga problem. Detta trots att det finns omfattande riktlinjer och kunskap om hur man hanterar projekt effektivt och framgångsrikt. Även om vi inte tittar på den uppsjö av statistik som finns tillgänglig om projektmisslyckanden på internet, kan vi hitta många verkliga exempel runt omkring oss som illustrerar de misslyckanden och problem som projekt står inför.

Situationen väcker många frågor. Misslyckas projekten eller står inför problem eftersom människor inte har rätt kompetens, kunskap och kapacitet? Misslyckas projekten på grund av att den miljö där de genomförs inte bidrar till ett framgångsrikt resultat? Misslyckas projekten på grund av att riktlinjer och standarder inte är kompatibla med hur projekt genomförs i olika miljöer och kulturella variationer? Men det viktigaste av allt: misslyckas projekten eftersom projektledning som helhetssyn inte kan minska eller kontrollera systemets entropi?

Även om det är säkert att säga att flera faktorer och aktörer spelar en roll i ett projekts framgång eller misslyckande, är det värt att undersöka projektledning som en domän (med en helhetssyn) för att se hur mycket det har kunnat minska entropin i ett projektsystem. Eller omvänt, vad är det som gör att det inte kan minska eller eliminera systemets potentiella entropi? I efterhand är en sådan introspektion avgörande för utvecklingen av projektledning som disciplin och att bygga kunskap på ett sätt som potentiellt förbättrar projektets framgångsgrad.

I förhållande till de frågor som anges ovan kräver det betydande ansträngningar att hitta svar, och den här artikeln syftar inte till att uppnå det. Målet här är dock att lyfta fram vikten av att undersöka nyttan och rollen av projektledning för att minska entropi, samt att lyfta fram några av de områden som hjälper till att uppnå sådana mål. Så, vad kan vara några av de områden som kan bidra till att minska entropi genom användning av projektledning? Även om det inte finns något fast svar kan det hjälpa att uppmärksamma följande områden.

Människor

Ett sätt att bidra till att minska entropin är att ge människor färdigheter och utbildning. Om människor är väl insatta i det arbete de behöver utföra och har rätt förmåga är det troligt att de kommer att kunna utföra det arbetet effektivt både i vissa och osäkra tider. Det kommer att bidra till att minska oordning orsakad av människor själva och därmed minska risken för entropi inom projektsystemet.

Tidshantering

Medan mycket planering görs för att utföra projektarbete, är det ofta så att projekt står inför tidsfördröjningar och schemaöverskridande. Förekomsten av sådana problem resulterar ofta i oordning inom systemet och entropi sätter in. Därför är planering av tidshantering och noggrann uppföljning avgörande för att minska entropin.

Projektledning ger ett antal verktyg och processer för att hantera tid. De kan användas för att hantera tiden mer effektivt. Men antingen följer människor inte planerna, eller så saknar de färdigheter i tidshantering, vilket sedan resulterar i projektförseningar. Därför kan en introspektion om orsaken hjälpa till att hitta källan till problemet, vilket kan bidra till att minska potentiell entropi.

Processledning

Processhantering är ett annat område som kan bidra till att minska entropin. Processer som är för strikta eller för slappa kan vara kontraproduktiva. Människor kan ha svårt att följa för stränga processer och kan bli desorienterade om de följer för lösa processer. Endera av de två kan leda till osäkerhet och oordning. För att minska entropin måste projektorganisationer därför ta ett balanserat tillvägagångssätt för processstyrning så att de hjälper till att upprätthålla ordningen snarare än att generera oordning i projektsystemet.

Slutsats:

Med tanke på det projektbaserade arbetets strukturerade karaktär förväntas användningen av projektledning bidra till att upprätthålla ordningen inom systemet. Den alarmerande takt med vilken projekt misslyckas och står inför alla möjliga problem väcker dock frågan om projektledningen kan bygga ordning inom projektsystemet.

Att svara på frågan kräver en grundlig utredning. Men i efterhand verkar det som att mycket mer behöver göras för att hjälpa projektledningen att bygga ordning. I detta avseende har vi tittat på tre potentiella uppmärksamhetsområden med förväntan att fokus på dessa områden kommer att bidra till att upprätthålla ordningen och minska entropin inom projektsystemet. Det behöver inte nämnas att diskussionen i den här artikeln om projektledningens roll i entropi är av preliminär karaktär och är endast avsedd att stimulera lite eftertanke.

Referenser: Markyna, I., & Dyachkov, D. (2014). Entropi modell förvaltning av organisationen. World Applied Sciences Journal, 30 (30), 159-164.

Källa: ipma.world