Från kreativ lek till effektiv projektledning

-Så kan generativ AI som ”ChatGPT & Google Gemini” stödja projektledares vardag

Till dig som, precis som jag, trevar, är nyfiken men kanske inte riktigt har kommit ur startblocken.

Du kanske har utforskat ChatGPT i ett lättsamt sammanhang – kanske har du bett om hjälp att skriva en rolig dikt till en kär vän, fått inspiration till ett middagstal, eller till och med fått hjälp med julklappsrim. Det är lekfullt och roligt, men det är bara början!

Men vad händer om vi tar det ett steg längre och börjar utnyttja dess kraft i arbetslivet? För oss projektledare finns det stora möjligheter att effektivisera och förbättra vårt arbete genom att använda denna teknik. Generativ AI kan fungera som en flexibel och mångsidig assistent som hjälper till med allt från vardagliga uppgifter till strategisk planering.

Hur kan vi som projektledare dra nytta av generativ AI?

Jag har själv börjat utforska detta genom att läsa artiklar, följa poddar och prova mig fram. Här är några konkreta idéer på hur vi kan använda AI till vår fördel. Kanske hittar du något som passar dig?

1. Idégenerering och Problemformulering

I den tidiga projektfasen kan det vara svårt att hitta den bästa angreppsvinkeln eller att formulera tydliga problemställningar. Här kan generativ AI vara en game changer. Med hjälp av AI kan du brainstorma idéer, identifiera viktiga utmaningar och strukturera dina tankar. AI kan ge nya perspektiv som annars kanske hade missats – nästan som en extra kollega i rummet som alltid har ett nytt, oväntat förslag.

Tips: Prova att mata AI med frågan: ”Vilka möjliga problem kan uppstå i ett projekt som syftar till att implementera [din idé här]?” Du kanske blir förvånad över hur många olika vinklar du får.

2. Riskanalys – Sammanfatta risker innan riskvärdering

I en workshop riskbedömning kan AI hjälpa till att ta fram en sammanfattning över de listade riskerna vilket effektiviserar efterföljande riskvärdering och en mer effektiv värdering av  sannolikhet och konsekvens.

3. Mötesförberedelser och Sammanfattningar

Möten är ofta en stor del av vår vardag, och att förbereda dem kan ta mycket tid. Generativ AI kan hjälpa till med att utarbeta agendor, ge förslag på punkter att diskutera och till och med sammanfatta tidigare möten. Detta frigör tid för oss att fokusera på innehållet och det strategiska arbetet istället för på de administrativa detaljerna. Testa gärna funktion Transkription i MS Teams och be om en sammanfattning.

Tips: Låt AI hjälpa dig att skapa en mötesagenda genom att mata in punkter du tänkt diskutera. Resultatet blir en klar och tydlig struktur som säkerställer att inget viktigt missas.

4. Skapa Kommunikationsmaterial

En stor del av en projektledares ansvar ligger i kommunikation – med teammedlemmar, intressenter och kunder. Generativ AI kan hjälpa till att skapa tydliga och engagerande e-postutkast, sammanfattningar eller rapporter. Låt AI göra grovjobbet och skapa en första version. Då får du mer tid till att finslipa och anpassa budskapet.

Tips: Om du ofta skickar liknande e-postmeddelanden, be AI skapa en mall baserad på din stil. Det sparar massor av tid i längden och ger ett enhetligt intryck.

Från Inspiration till Handling

Att börja använda generativ AI i arbetslivet handlar om att vi vågar experimentera och ta tillvara på de möjligheter tekniken erbjuder. Från att vara en kreativ assistent som skriver dikter och middagstal kan AI bli en pålitlig samarbetspartner i projektledningens alla faser – potentialen är enorm.

Som ChatGPT själv formulerar det: ”Den som vågar ta steget och integrera AI i sitt arbetsflöde kommer snabbt att upptäcka att det inte bara är ett sätt att spara tid utan också att höja kvaliteten på sitt arbete”

Genom att använda generativ AI kan vi projektledare inte bara effektivisera vardagliga uppgifter utan även frigöra mer tid till vår viktigaste arbetsuppgift; att utöva ledarskap, skapa värde och driva projekt framåt på ett inspirerat sätt.

Min utmaning till dig: Var inte rädd för att testa. Nästa gång du står inför en komplicerad uppgift eller känner dig fast, öppna en AI-chat och se om den kan hjälpa till. Du har inget att förlora och kanske en helt ny arbetspartner att vinna.

Passar på att tipsa om den lärorika och intressanta PROJEKTLEDARPODDEN https://projektledarpodden.se/ och tackar Mattias Ejbe för inspirationen i såväl poddavsnitt som artiklar

//Tomas Domberg

Projektledare Certifierad IPMA Nivå B