Gemensam utvecklingsprocess för affär och IT på Swedbank

Swedbank är en bank med anor från 1800-talet. Att driva bank är ett arbete som kräver stabilitet. Bankverksamhet ska ju fungera utan störningar och utan problem över tid. Man vill ju gärna tro att bankverksamheten är helt statisk med väldigt lite förnyelse och förändringsarbete.

Vi behöver inte gå längre tillbaka än till början av 80-talet då fortfarande mycket av bankarbetet gjordes manuellt. Vi förde bok över våra tillgångar och banken hjälpte till att flytta pengar mellan kunder, något som då kunde ta upp till 3-4 dagar. Bankerna var också ensamma om att kunna köpa och sälja aktier på olika börser.

Utvecklingsarbete i projektform

Hur ser det ut idag, 20 år senare? I stort sett är allt automatiserat. Kunden kan själv styra betalningar mm från sin dator eller telefon. Om vi som bank inte hade drivit väldigt många förändringsprojekt med siktet inställt på framtiden, hade vi inte hängt med i utvecklingen.Projektarbete är den organisationsform som vi har valt att driva allt utvecklingsarbete genom. Detta har inneburit att vi har byggt upp en helt ny kompetens inom bankverksamheten under de senaste decennierna. Eftersom mycket har handlat om IT-utveckling, har därmed IT-avdelningen stått för en stor del av projektkompetensen. Det är först under de senaste fem åren som vi har insett att även affärsverksamheten måste bygga upp kompetens, dels för att möta IT, dels för att säkerställa att vi utvecklar de system som affärsverksamheten verkligen vill ha. Vi vill få ut så mycket affärsnytta som möjligt ur varje investering.

Gemensam utvecklingsprocess

Det var först år 2004 som ett beslut kring en gemensam utvecklingsprocess för affärsverksamheten och IT klubbades igenom på Swedbank. Organisationen har sedan lyckats få affärsverksamheten och IT att arbeta likartat genom att skapa ett gemensamt arbetssätt och höja projektkompetensen inom affärsverksamheten. Detta har medfört att affärsverksamheten idag har tagit platsen i förarsätet och driver sina projekt med tydliga mål och tydliga krav och tar ett stort ansvar och ser till att få den affärsnytta som man vill ha. Detta sker genom en värderealiseringsansvarig som utses i varje projekt.

Affärsnytta är honnörsordet

Vi vill lyckas med de projekt som vi driver. Genom att bygga en process, som täcker allt från idé till värderealisering, har vi lyckats få alla delar att arbeta tillsammans och därigenom få ett bättre resultat. Vi har sett till att utveckla våra projektledare inom affärsverksamheten. Projektledarutbildningen är en seriös utbildning som täcker både metod och ledarskap och genomförs på sju dagar. Här utbildar vi våra verkliga ambassadörer som genom sin gedigna kunskap kan ställa rätt krav på organisationen och se till att en allmän förflyttning mot vårt gemensamma arbetssätt kommer till stånd. Idag har vi ett antal IPMA-certifierade projektledare på C-, B- och A-nivå.

Gemensamt arbetssätt i projekt

I anslutning till att vi internationaliserades tog vi fram s k e-learnings och översatte allt material till engelska för både styrgruppsarbete och en introduktion till projektarbete i Swedbank. De lanserades i april 2010 och till dags dato har över hundra personer genomfört styrgruppsträning och över 300 personer har gjort projektarbete i Swedbank. Ett strålande resultat, där vi faktiskt sprider ett gemensamt språk, ett gemensamt arbetssätt och en förståelse för hur mycket engagemang och tid alla inblandade i projekt måste se till att bidra med för att våra projekt ska lyckas. Detta är inte minst viktigt nu när vi håller på attinternationaliseras med engelska som arbetsspråk och medarbetare i många olika länder.Vi har också byggt upp ett utbildningspaket som stöder vår utvecklingsprocess. Med klassrumsutbildningar för både verksamhetsmodellering, kravanalys och workshopledning. Även en praktisk övning i själva utvecklingsprocessen finns med. I vårt intranät finns all support vad gäller instruktioner, guidelines och mallar.

Projektkontor inom affärsområdena

Projektkontoret, som finns på Group IT, CIO är det sammanhållande organet. Men varje affärsområde håller nu på att bygga upp sina egna projektkontor. Det är ett arbete som just har startat och som kommer att ge ännu mer kvalitet i våra projekt. Det verksamhetsområde inom Swedbank, som idag har kommit längst, är Svensk Bankmarknad, där Johan Tjernell är ansvarig för projektledarna.

– Swedbank håller på att skapa en projektkultur som bygger på ordning och reda och samarbete mellan affärsverksamheten och IT, säger Johan. Att följa utvecklingsprocessen i projekten kan initialt verka krångligt, främst för affärsutvecklare som gärna vill gå på lösningen direkt. Men successivt har affärsverksamheten börjat förstå värdet av att ha en gemensam hantering från idé till värderealisering. I utvecklingsprocessen finns inbyggt en tydlig styrning och kvalitetssäkring. Det betyder att själva projektet är en del av en större process, där affärsverksamheten sitter i förarsätet med affärsnyttan framför ögonen och ett klart kund- och investeringsfokus. Med ett portföljperspektiv, som även ska ta hänsyn till prioriteringar och investeringsbeslut, är det lättare att följa och förstå enskilda projekts progress i den totala portföljen, avslutar Johan.

Utvecklingen går snabbt

Förändringstakten inom bankverksamheten är idag hög och vi måste bli duktiga på att utveckla nyheter snabbt utan att förlora säkerhet och tillgänglighet. Vår utvecklingsprocess ser till att stödja alla involverade i utvecklingsarbetet så att vi undviker slarv eller att viktiga delar glöms bort. När en projektledare är ny brukar vi ge rådet att följa utvecklingsprocessen strikt, ta hjälp av erfarna kollegor och våga fråga, för då finns förutsättningarna att lyckas. De mer erfarna projektledarna kan processen och vet när de kan anpassa projektet efter uppdragets storlek och inriktning. Vi har också uppmuntrat våra erfarna projektledare att certifiera sig, vilket förhoppningsvis ger dem en högre status internt, men också en tydlig kvittens på deras kompetens.