Kommunikativt ledarskap i en digital miljö 

 

Allt mer digitaliseras i dag. Samtidigt ser vi en globalisering och en allt snabbare förändringstakt i samhället. Det gör att vi kan inte arbeta som vi tidigare gjort, vi kan inte göra på samma sätt längre, säger Karin Zingmark. Hon fortsätter: – Gammal data är inte aktuell längre. Vi kan inte fatta beslut baserat på föregående kvartals försäljning eller årets kundundersökning – det säger väldigt lite om vad som gäller i morgon. Och vi kan framförallt inte delegera kommunikation av det beslutet till någon annan, exempelvis kommunikationsavdelningen. Det fungerade i en icke uppkopplad värld, med ett enkelt och överskådligt medielandskap. I dag måste vi göra på nya sätt. Karin menar att vi måste få in kommunikationen i beslutsforumen. Att företagen måste få en ledigare syn på beslutprocessen, de måste öppna upp och föra en dialog som gör att besluten blir bättre. Kommunikationen i sig medför att medarbetarna blir mer entusiasmerade och delaktiga. Det handlar om att anpassa sig till dagens mer komplexa omvärld och att förstå och anamma den kommunikation som gäller i dag. Allt går fortare och fortare och det blir mer och mer information som ska bearbetas.

 

Ledarskap en nyckelfaktor

En nyckelfaktor är ledarskapet. Karin Zingmark menar att den som förmår att entusiasmera medarbetarna och får dem engagerade kommer att få betalt genom att de kan bidra på ett bättre sätt. Det handlar om att skapa trygghet och tillit, för deras kompetens behövs. – Chefer i linjen och projektledare har mycket gemensamt, men projektledaren har en mycket mer utmanande roll, säger Karin. De har ansvaret utan att ha det formella mandatet. Därför ställs det större krav på projektledare när det gäller att engagera medarbetarna eller projektgruppen. – Det kommunikativa ledarskapet är så otroligt centralt för en projektledare idag. En projektledare som kan förstå den kommunikation som sker och utnyttjar de digitala plattformarna kan komma så mycket längre, säger hon. Digitala hjälpmedel finns ofta i de projektverktyg som används i projektet. Vissa av dessa har funktioner som är kommunikativa, men det finns mycket utanför det system man arbetar i. Genom att till exempel använda video, sociala medier, emojis, giffar etc så kan man få en helt annan kommunikativ effekt, menar Karin Zingmark.

– Vi utnyttjar inte tekniken fullt ut, även om den finns där, säger hon. Det är inte så konstigt, eftersom vi är vana att göra på ett bekant sätt. Att börja jobba med andra verktyg och med nya metoder kan bära emot, ofta handlar det om brist på digital mognad. Att man inte är trygg i det nya och okända.

– Mejl är den mest ineffektiva kanalen som finns! Slår Karin fast. Ta de här mejltrådarna, som involverar flera mottagare och går fram och tillbaka och blir bara längre och längre och svårare och svårare att läsa.

 

Men vad är alternativet då?

– Ja det beror på vilket syfte man har, så klart. Ett socialt intranät är ofta bra att utgå från. Det är lätt att skapa med till exempel Facebook, men det finns andra, som Slack och Yammer. I många projektverktyg finns också någon form av kommunikationsredskap, säger Karin Zingmark.

– Jag tror inte man ska vara rädd för att särskilja det interna och externa så hårt. Det kan vara otroligt kraftfullt att gå ut externt. Prova att skapa en hashtag och diskutera ett problem eller delge vad som händer i ert projekt i öppna sociala kanaler. Delaktighet är alltid bra, det kan sätta press på ert projekt när man gör processen offentlig, säger Karin.

 

Mer mod i organisationen

– Det behövs mer mod i organisationer, av flera anledningar, säger Karin. Det är bra om anställda, kunder och andra intressenter såsom potentiella medarbetare ser vad man står för och vad man jobbar med. Det är nyttigt att få in nya perspektiv utifrån, att få folk att engagera sig och göra fler delaktiga i vad man håller på med, så att det i sin tur kan skapa ett engagemang i grunden och en ambition där flera kan bidra. Det blir en positiv spiral.

 

Finns det då några företag som jobbar så där öppet?

– Jo, berättar Karin, något förvånande så finns det inom NASA ett projekt som heter NASA Solve där man öppnar upp och tar in hjälp från omvärlden. När de stöter på problem, ofta tekniska, så lägger de ut dem offentligt i syfte att få utomstående att hjälpa till att lösa dem. Det naturliga kanske skulle vara att produktutvecklare och projektledning internt skulle ta tag i det, men om det inte går att lösa eller är svårt att lösa, så vänder man sig utanför den egna organisationen. Nya problem som uppstår är svåra att lösa med gamla modeller och lösningar. Ofta behövs nya perspektiv för att man ska lyckas. Och för att ta det steget måste man bli mer modig och transparent. Det är en del av det kommunikativa ledarskapet som krävs idag, avslutar Karin Zingmark.

 

Karin Zingmark: är en svensk rådgivare och talare. Hon är författare av böckerna Maxa Snacket och Maxa Modet och har tidigare jobbat som marknadschef för Microsoft Sverige samt kommunikationschef på Viasat och MTG. Hon var huvudtalare på eventet Projektforum 2019.

 

TEXT: ANDREAS LINDBERG 

Intervjun publicerades i Projektvärlden 4, 2019