Nyckeln till projekthälsa

Samspelet mellan ledning och projektledare

Det hänger mycket på projektledaren om projektet ska bli lyckat. Med klara och tydliga förväntningar, men även ett starkt stöd från ledningen är förutsättningarna bättre.

Vad karaktäriserar en bra projektledare? I förra numret av Projektvärlden beskrev vi en bra projektledare som någon som är effektiv, högpresterande och kreativ. Förmodligen vill vi också ha någon som lockas av utmaningar och har hög kapacitet och eget driv. Någon som är engagerad och entusiastisk och kan få en grupp att arbeta åt samma håll för att driva projektet mot sitt mål. Och om projektet går bra och alla är glada och uppskattande så föder det ny energi hos projektledaren. Men om det blir tvärtom? Om projektet av någon anledning inte uppnår sitt mål eller inte blir lyckat?

Enligt studier, bland annat av Kristina Palm på KTH/KI, är det viktigt att det finns stöd från ledningen för att en strategi för att stötta projektledaren och styra projektet på rätt spår igen. Chefens emotionella stöd vid en kris kan vara ovärderligt för ett projekt.

För att skapa ett bra och långsiktigt hållbart arbetsklimat kring projektverksamheten är det viktigt att resurser som används i ett projekt också kan få ny energi av systemet. Det kan ske genom uppföljningsarbete, vidareutveckling, kompetensutbyte och andra utökade relationer. Genom att skapa en arbetsplats som ger medarbetarna stor frihet och möjlighet att påverka sin egen kompetensutveckling, får man trygga projektledare som kan leda projekt i hamn.

Det är alltså inte bara de ekonomiska och materiella resurserna som ska förvaltas och förnyas för att öka effektiviteten, utan även de mänskliga.

Semcon är ett internationellt teknikkonsultföretag inom ingenjörstjänster och produktinformation. De har cirka 3 000 anställda, varav ungefär hälften arbetar utanför Sverige. Verksamheten består i att hjälpa kunder inom olika branscher att utveckla framgångsrika produkter och produktionsanläggningar, både genom enskilda uppdrag och projekt. Det kan till exempel handla om ingenjörstjänster globalt och kompletta produktinformationslösningar. Mycket av arbetet sker i projektform.
– Vi medverkar i många olika typer av projekt, säger Cecilia Norberg som är chef för affärsområdet Engineering Services. I en del fall har vi experter på plats som agerar projektledare i våra kunders miljö. I andra fall driver vi projekt hemma, där vi tar ansvar för helheten och att vi uppnår ett gott resultat.

Semcon har utvecklat en metodik för att åstadkomma en framgångsrik projektverksamhet. Metodiken heter XLPM – (Excellence in Project Management) och säljs både till externa kunder samt används i de egna projekten.
– I XLPM finns ett omfattande stöd i form av rollbeskrivningar, mallar, checklistor med mera, fortsätter Cecilia. Det är en bra verktygslåda för alla situationer som kan uppstå i ett projekt, men i de fall kunderna har en annan metodik tillämpar Semconkonsulterna sina kunskaper på denna istället.

Beroende på om man jobbar i kundens eget projekt eller driver ett eget kring kundens problem, har projektledaren på Semcon mer eller mindre eget mandat att själv lägga upp hur projektet ska genomföras. Vid större projekt deltar även en ansvarig säljare vid upplägget. Cecilia anser att samspelet mellan projektledarna och ledningen är mycket viktigt för att bygga framgång i projekten.
– Projektledarna måste klart och tydligt få veta vilka förväntningar ledningen har på dem och dessutom få det stöd de behöver, säger hon. Projektledarrollen är utsatt och förutsättningen för ett lyckat projekt ökar avsevärt om projekten har en engagerad styrgrupp och en sponsor som deltar aktivt och proaktivt i projektet.

På Semcon är ledningen med och stöttar ett nätverk för seniora projektledare som träffas varje år för att utveckla sig och bolaget inom området. Genom veckovisa statusrapporter och en tät dialog mellan projektledare och sponsorer kan man tidigt fånga upp signaler på att ett projektet inte utvecklas enligt planen.
– Fördelen med att jobba på ett konsultbolag är att det oftast finns resurser att komplettera eller ersätta med när det behövs, säger Cecilia Norberg. Det gäller för projektledaren att ha en tät dialog med projektsponsorn och sätta in stöd i tid. De vanligaste orsakerna till att projekt inte blir framgångsrika är otydlig beställning eller en oengagerad styrgrupp.

[faktaruta]
TEXT: Kerstin Englund, Semcon[/faktaruta] Och hur är det med de mjuka värdena? Hur får ni projektledarna att känna trivsel och arbetsglädje?
– Genom att förebygga stress och krissituationer finns förutsättningar att ha en bra och trevlig arbetssituation med positiv stämning, säger Cecilia. Det är viktigt att fira delmål i projektet och att skapa effektiva projektteam och god projektkultur.