Ökad professionalisering av projektledare

Arbetsförmedlingen har just nu inlett ett arbete där man försöker hitta en mer självständig professionell roll för projektledare som arbetar med fondfinaniserade projekt. Tanken är att skapa en struktur för hur man arbetar som projektledare och att de ska få stöd och utbildning för att stärkas i sin roll.

Rolf Björklund arbetar som chefsutvecklare vid Arbetsförmedlingens enhet för utbildningsproduktion i Östersund. Han och kollegan Johannes Kotsakidis, som är projektledarmentor på projektkontoret i Stockholm, håller på att utveckla ett system  för att professionalisera rollen för projektledare.

– För oss innebär projektledarskap inte bara en roll utan en profession. Vi vill skapa förutsättningar för att våra projektledare ska växa i sin roll och för att det ska ske, så behöver vi skapa en struktur och en stödverksamhet som stödjer rollen, berättar Rolf Björklund.

På Arbetsförmedlingen bedrivs projekt inom ett antal olika områden och olika nivåer. Det pågår projekt som genomförs centralt i myndigheten, EU-fondfinansierade projekt samt lokala projekt på arbetsförmedlingskontoren. EU-Fondfinansierade projekt kan exempelvis vara projekt som ska utveckla befintliga metoder, ta fram alternativa metoder eller pröva nya organisationsformer.

Rolf Björklund och Johannes Kotsakidis, Arbetsförmedlingen, leder projektet.

Sådana projekt kräver ofta att projekten genomförs tillsammans med flera olika aktörer, till exempel andra myndigheter, landsting, kommuner eller organisationer både i Sverige och utomlands.

Projektledarna arbetar ofta med andra uppgifter normalt i linjeorganisationen, exempelvis som handläggare eller sakkunniga. När ett större projekt startar (vanligtvis då ett EU-fondfinansierat projekt) sätter man samman ett projektteam med personal som antingen arbetar heltid eller deltid i projektet.

– Arbetsförmedlingen eftersträvar att få en flexibilitet som gör att projektledare kan arbeta med olika slags projekt i olika delar av organisationen. Genom att använda en struktur som vi har byggt upp för de centralt beslutade projekten, kan vi återanvända våra erfarenheter och skapa en bred bas för att rekrytera och vidareutveckla personal som vill växa och utvecklas i olika roller, säger Johannes Kostakidis.

– Det gäller att hitta en systematik, så att projektledarna kan känna igen sig, oavsett vilket projekt de arbetar i. Här är alltså enhetlighet och standardisering ett sätt att kvalitetssäkra och utveckla arbetsmetoderna, menar Rolf Björklund.

Detta kommer att göras genom en rad aktiviteter, främst utbildningsinsatser (se faktaruta). Uppdraget går ut på att projektledare som leder EU-fondfinansierade projekt ska ges möjlighet till ett antal utbildningar som bidrar till en ökad kompetens och trygghet i rollen.

Till detta kommer andra aktiviteter säkert att tillkomma som till exempel att tydliggöra projektledarrollen, system för att identifiera, rekrytera, introducera, utveckla och omställa projektledare, samt fortsatt utveckling av projektprocessen.

Arbetsförmedlingen använder TietoPPS projektstyrningsmodell. En gemensam modell bidrar till att skapa goda förutsättningar för ett standardiserat projektarbete, säger Rolf Björklund. Hittills har man påbörjat ett arbete med att anpassa en projektledarutbildning till EU-fondprojekten genom att bland annat gå igenom arbetsprocessen, grundläggande faser, arbetssteg och dokumentation.

Man har också börjat kartlägga arbetsprocessen för EU-fondprojekt med projektledningsprocess och beställarprocess, samt gjort en genomgång av grundläggande begrepp och roller.

Man har också hunnit med att genomföra en grundläggande pilotutbildning med ett antal nuvarande projektledare.

Utbildningarna beställs av personalenhetens utbildningsproduktion, Enheten för EU-fondsamordningen och projektkontoret. Syftet är att samordna och nyttja befintliga resurser inom organisationen.

De anställda uppskattar satsningen. Många ser fram emot att insatser och utvecklingsmöjligheter kvalitetssäkras ytterligare. ”Metoder och utbildningar ger struktur och professionalitet, vilket i sin tur ger mervärde åt verksamheten” är en kommentar från en projektledare.

– En framgångsfaktor som vi är intresserade av är att visa på de vinster som en standardiserad metod kan ge organisationen. Genom att projektledare har en bred kompetens om olika projekt tillsammans med ett gemensamt stöd för projektstyrning och uppföljning så skapas en flexibilitet i organisationen. Dessutom skapar vi ytterligare karriärvägar för vår personal. Utmaningen är att ha tålamod eftersom arbetet tar tid och kräver uthållighet. Att bygga en hållbar utveckling för professionella projektledare görs inte över en natt, konstaterar Rolf Björklund.

Utmaningen blir att skapa systematiken rent pedagogiskt.

– Konsten är att utifrån modeller och utbildningar bidra till en projektkultur som gör att man upplever kunskapen och färdigheten som ett hjälpmedel och inte som administrativt tyngande. För att modeller och liknande ska fungera i praktiken bör metoder och synsätt vara etablerade. Oftast krävs då intern marknadsföring, utbildning och förankring för att det ska bli användbart, säger Rolf Björklund.

– Vi räknar med att kunna komma igång med arbetet på allvar i höst. Det är viktigt att notera att vi än så länge bara är i uppstartsfasen. Det är en påbörjad resa som ska bli spännande att arbeta vidare med, avslutar
Johannes Kostakidis.