Det är dags att ”levla upp” som projektledare!

Projektledning är en konst som kräver ständig utveckling, kreativitet och förmåga att navigera i en alltmer komplex värld. Som Svenskt Projektforums ansvarige för IPMAs projektledarcertifiering i Sverige och verksamhetskonsult inom projektledning och projektkontor vet jag hur viktigt det är att hålla sig uppdaterad, inspirerad och redo att möta nya utmaningar. Därför gav jag mig ut på en faktasafari och fick en mängd insikter. Följ med när jag delar mina reflektioner!

Som ledare för IPMAs projektledarcertifiering och som verksamhetskonsult och förändringsledare behöver jag ibland lägga örat mot rälsen för att höra vad som är på gång. Och inte minst måste jag få egen inspiration och fylla på mina energidepåer. Så jag gav mig ut på lite faktasafari – en metod jag lärde mig för några år sedan. Ge dig ut med öppna sinnen – lyssna, läs och lär – gärna i områden du normalt inte kommer i kontakt med! Resultatet? En mängd insikter från en konferens och några mycket inspirerande webbinarier!

Projekt som strategispel

Att jobba i projekt kan liknas vid att spela strategispel på datorn: Du måste hitta ett bra team med kompetenser som kompletterar dig, du måste marknadsföra dina egna kompetenser för att få vara med, ni måste lösa uppgifter och bli bättre tillsammans, så att du förbättrar dina personliga färdigheter och samlar erfarenhetspoäng och kan ”levla upp” till en ny nivå! Precis som vi inom IPMA förordar att du som projektledare måste vidareutveckla din projektkompetens och ditt projektledarskap och höja dig till nya nivåer!

Nya perspektiv på tid och kreativitet

Vem har bestämt att tiden ska representeras av en rät linje? Linjärt tänkande ger linjära leveranser – fokusera på målet – inte den tid det tar att nå dit. Du kan utmana dig själv och prova att betrakta tiden som cirkulär. Ger det dig några nya insikter?

För att vara kreativ på jobbet behöver du befinna dig på den övre delen av känsloskalan – Dr David Hawkins Map of Consciousness. Boka in aktiviteter för att må bra så att du kan vara kreativ, glad och produktiv.

Gör som på flyget – du måste sätta på dig syrgasmasken på dig själv först, innan du kan hjälpa ditt team!

AI-revolutionen i projektledning – en ny värld av hjälpmedel

Det finns flera sätt att använda generativ AI i jobbet som projektledare – det lärde jag mig i Svenskt Projektforums AI-skola för projektledare..

• Assistenten: här finns potential att spara administrativ tid för att göra sammanställningar, skapa nya underlag, organisera och granska.
• Analytikern och beslutsstödet: som en samtalspartner och bollplank för att få idéer, testa dem och hitta nya vägar och lösningar.
• Specialisten: ta hjälp att kontrollera regelverk, standarder och annan fakta.

Men var kritisk – även en AI kan hallucinera! En kollega fick prompta på både svenska, engelska och använda olika AI-verktyg för att få fram ett trovärdigt svar.

Redan år 2020 skrev IPMA och PwC forskningsrapporten Artificial Intelligence impact in Project Management.  Då ansåg 66% av respondenterna att AI kommer att ha en positiv inverkan på tidsaspekter i projektledning. Enligt en rapport från CapGemini,  ”Generative AI in Organizations 2024”, kanske vi kan frigöra upp till 30% av tillgänglig tid genom att använda AI-verktyg. Så vad ska du använda den tiden till?

Vi måste bli bättre!

Den framtida marknaden för kompetenta projektledare är stor, men vi måste bli bättre!
Enligt en av PMIs rapporter Pulse of the Profession är det bara 70-80% av projekten som når sina mål. Och ännu värre blir det. I Chaos Report, 2020 publicerad  av Standish Group presenteras att ENDAST  31% av IT-projekt slutförs inom tid, budget och med önskade funktioner.

IPMA mäter också framgång genom Project Excellence Baseline. Förutom tid, kostnad, omfattning, mäts även hur väl projekten levererar långsiktigt värde och uppfyller intressenternas behov. I en rapport från 2019 som gjorts av IPMA och KPMG  tillsammans – The Future of Project Management: Global outlook 2019, in collaboration with AIPM and KPMG rapporteras följande:

• 44% av projekten levererar enligt affärsplanen.
• 46% av projekten genomförs med tillfredsställelse hos intressenterna.
• Endast 19% av projekten uppnår alla fyra parametrar: tid, kostnad, omfattning och intressentnöjdhet.

Dessa siffror indikerar att även om många projekt når vissa mål, är det få som uppfyller alla kriterier för framgång samtidigt.

Både IPMA och PMI är eniga om att orsakerna till den bristande framgången ofta är
– Otydliga mål och kravbild
– Otillräcklig styrning och ledarskap
– Kommunikationsproblem i team och med intressenter
– Dålig riskhantering
– Resursbrist

När jag en gång konstaterade att vi inte fått rätt förutsättningar (i detta fall resurser med rätt kompetens) att klara uppdraget sa en uppdragsgivare lite provocerande till mig:
– Det är väl ingen konst att leverera om du får det du vill ha hela tiden! Konsten är ju att leverera med de resurser som finns till vårt förfogande!

Kreativitet och  utveckling

Och med dagens oroliga omvärldsläge blir det alltmer sant. I nödens stund prövas vår kreativitet. Med krig, resursbrister på råvara och komponenter, klimatutmaningar och med ett stundande globalt handelskrig, kommer vi behöva vara kreativa!

Så använd tiden till att investera i dig själv! Boka in sådant som du mår bra. Se till att ”levla upp” och kompetensutveckla dig, exempelvis genom IPMAs projektledarcertifiering! Det är ju du som projektledare som har nyckelrollen för att leverera och  forma vår framtid!

Tack till alla som inspirerade mig!

Författare: Maria Vestgöte, Head of Certification Body IPMA Svenskt Projektforum och VD Vestgöte Projektutveckling AB. Mars 2025

Svenskt Projektforums webinarieserie AI-skola för projektledare, i samarbete med Projektledarpodden – under ledning av Mattias Ejbe och Daniel Karlsson, Tokstark AB.
Ulrika Linné, Kvalitetschef och projektledarcoach  Saab Kockums Shipyard Landskrona –  Tidsalkemisten.
Michael Prorok, ESG Institute and DE&I Ambassador – Parallels between Project Management and MMORPGs.
Prof. Alexandre Rezende,  AdEx Partners – Gen. AI in Action transforming PMOs and PMs.
Norma Lynch, NLC Project Management Consultancy & Training  – Mastering Engagement in the AI World.
Christina Sejr Pedersen, Exec. Director Half Double Institute – AI can assist but People Lead: The future of Project Management.

Bild genererad av Microsoft Designer