Projektskolan del 12

PROJEKTKONTORET (PMO)

 

Här behandlar vi projektkontor eller PMO som det också kallas. 

Projektkontoret är en styrande enhet som arbetar tätt med företagets olika grupperingar. Just det täta samarbetet är en förutsättning för att företagets övergripande planering ska fungera. Att hög kvalitet och god lönsamhet är viktigt för våra projekt och för oss själva som projektledare kan vi enas om. Att lyckas fullt ut i varje projekt är inte fullt lika enkelt, bland annat krävs erfarna projektledare och välinformerade projektmedlemmar. Ansvaret ligger på var och en av oss som projektledare, men förutsättningarna kan skapas gemensamt i den organisation vi arbetar, det vill säga förutsättningar kan komma från ett PMO. PMO – ta kontroll genom att skapa struktur.

För att effektivt ta kontroll över alla pågående projekt kan någon form av portföljstyrning sättas upp, ett PMO kan etableras. PMO är förkortning för det engelska uttrycket Project Management Office. I svensk verksamhet kan PMO kallas projektkontor eller projektrum och man utför styrning av projektportfölj. Ett PMO:s yttersta funktion bör vara att skapa struktur för verksamhetens arbete, ge möjlighet till uppföljning genom ett gemensamt arbetssätt och fastställda rutiner. I ett företag där arbete främst utförs i projektform är det mycket viktigt att projektformen är väl definierad och att arbetet styrs i en helhet.

Varje utsedd projektledare ansvarar för sina egna projekt men det behövs också en övergripande funktion som har det överordnade ansvaret för resurshantering och planering av samtliga projekt. PMO:ts viktiga uppgift blir därför att ha koll på en helhet (kan ses som ett program) eller planera för en helhet. Med ett väl fungerande PMO som hanterar projekt och styr projekt mot fördefinierade effektmål och verksamhetsmål ökar du lönsamheten i hela verksamheten. Utgå från det enkla vid helhetsplanering För att kunna planera för en helhet kan man utgå från några enkla frågor: – Vilka projekt ska genomföras? Vilka ska inte genomföras? – Vilken prioritetsordning har projekten? – Vilken typ av projektledare behövs i det aktuella projektet? – Hur ska vi prioritera bland projekten?

Projektkontorets uppgift kan vara: 

• Prioritering och balansering mellan projekt. 

• Granskning av föreslagna projektidéer. Godkänn projekt innan de startar. 

• Initiera och genomföra projektmognadsanalyser. 

• Resurs- och kompetensförsörjning. Sätt ramen för vilket ansvar som ligger på projektkontoret. 

• Utvärdera projektresultat och effektmål, mycket viktigt att följa upp för att utveckla portföljen. 

• Ta fram riktlinjer, rutiner, processer för projektarbete. 

• Stödjande. En av de vanligaste rollerna för projektkontoret är att vara stödjande, för såväl projektledare som för projektbeställare. Projektkontoret bör också etablera och underhålla det ramverk som ska följas och förvalta den projektmodell som ska användas. 

• Utveckling av styrgrupper, beställare och projekthantering i verksamheten.

TEXT JOHANNA LYCKEN, JOHANNA.LYCKEN@JOLY.SE