Sammansättningen av projektteamet: Spelar det någon roll?

Projektorganisationernas ad hoc-karaktär kräver att nya team sätts samman i början av nästan alla projekt. Detta kan vara oroande för människor som kommer in i projektet att arbeta med människor som de kanske aldrig har arbetat med tidigare. Människor måste anpassa sig, hitta en gemensam grund och vara redo för en miljö som de kanske inte känner sig fullt engagerade i. Så anpassning och miljö är avgörande för att en projektorganisation ska fungera smidigt och bli starkt.

Det är inte bara viktigt mellan teamets medlemmar, utan samarbetet mellan projektledaren och teammedlemmar är också avgörande. Att inte lyckas med en anpassning kan fördröja ett projekt. Särskilt som projekten är inriktade på leverans och har tids- och budgetbegränsningar är det inte alltid lätt att fokusera på att spendera tid och pengar på aktiviteter (t.ex. teambuiding) som inte alltid anses bidra direkt till att uppnå projektresultat.

Det finns studier som har tittat på person-miljö-passform och effekterna av utbyte mellan ledare och medlemmar i ett projektorganisationssammanhang. Men det verkar som om mer behöver göras för att förstå om det verkligen spelar någon roll att ha ett projektledare-team-fokus utmaningarna med att utveckla en anpassning och utveckling av teamet.

Med detta i åtanke och för att föra fram några tankar i ämnet har vi tittat på några av de potentiella utmaningarna för att uppnå starka team. Naturligtvis är de utmaningar som diskuteras här varken uttömmande eller avgörande, men diskussionen är avsedd att initiera mer eftertanke kring ämnet.

Potentiella utmaningar för att sätta samman det optimala teamet. 

• Oplanerad bemanning

När bemanningen görs bara för att fylla luckorna kan det leda till att människor kan ha svårt att utveckla synergier och arbeta sammanhållet. I synnerhet i organisationer som saknar projektledningsmognad (vilket i efterhand ofta ses vara fallet) fattar personer med liten förståelse för projektledning bemanningsbeslut för projekt. Det kan leda till oplanerad bemanning och följaktligen bristande team.

Med facit i hand är mer än 90 procent av organisationerna i världen små och medelstora företag. Som sådan förväntas de inte ha dedikerade projektledare eller resurser för att hantera projekt. Därför hanterar linjechefer projekt eller fungerar som projektledare. Under sådana omständigheter är det oundvikligt att chefer saknar projektledningsexpertis, vilket resulterar i brist på bemanning av teamet.

• Brist på utbildning

Bristen på utbildning och rätt kompetens att leda är en annan utmaning som projektledare kan möta när de leder projekt. Om personen som leder projekten har stigit genom hierarkin bara på grund av deras tid i organisationen; kan det vara möjligt att personen kanske inte har önskad nivå av kunskap och färdigheter för att bygga synergistiska team.

Brist på utbildning för att leda och bygga team är verkligen ett område som behöver uppmärksammas. När projektledaren och team medlemmar inte får utbildning relaterad till kommunikation, interpersonell relationshantering och uppbyggande av team kan de finna det utmanande att integrera synkront, vilket leder till brister i teamet.

• Påverkan utifrån projekt

Personer utanför projektorganisationen kan också påverka projektets arbetsmiljö och bidra till utvecklingen av problem mellan projektledaren och teamet. Det yttre inflytandet kan leda till missförstånd bland de personer som arbetar med projektet genom att felaktig information tillhandahålls. Dessa influenser kan uppstå antingen på grund av något intresse (positivt eller negativt) i projektet, på grund av organisatorisk politik eller på grund av konflikter mellan de olika grupperna/funktionerna relaterade till projektarbete.

• Brist på synergier mellan ledare och team

Mänskligt beteende är mycket dynamiskt, och det kommer alltid att finnas situationer där människor inte kan engagera sig och utveckla synergier. Brist på synergier kan uppstå på grund av tidigare arbetsrelationer, erfarenheter eller olika intressen. Därför måste man tänka på tidigare arbetsrelationer, människors  olika stilar, den föreslagna projektledarens kapacitet och färdigheter och kriterierna för personer som är utplacerade för att arbeta med ett projekt. En sådan utvärdering kommer att bidra till att skapa en viss känsla av inbyggd synergi inom teamet. Men med tanke på dynamiken i mänskligt beteende kan man inte bortse från möjligheten att utveckla en brist på synergier mellan en projektledare och teamet.

• ”Personlighetsluckor”

Personlighetsluckorna kan också leda till en missanpassad. Folk har olika personligheter. Vissa dominerar, överdriver och är självsäkra. Andra kan vara passiva, avslappnade och visa en konsekvent brist på intresse för allt som händer runt dem. Så om det finns ”personlighetsluckor” mellan projektledaren och teammedlemmar kan det leda till sammandrabbningar och käbbel inom teamet, vilket leder till alla typer av arbetsrelaterade utmaningar inom projektet.

Slutsats:
Det skulle vara att säga det uppenbara att människor är det mest kritiska elementet för att leverera ett projekt framgångsrikt. Därför måste sammanhållningen bland människor finnas där för att utföra arbete enligt kundens krav. I synnerhet är en god arbetssynergi mellan projektledaren och teammedlemmar avgörande för att hålla saker på rätt spår och göra det möjligt för projektledaren att leda teamet att leverera projektets output.

För att främja ytterligare tankeprocesser i detta sammanhang har vi tittat på några av de potentiella utmaningarna för att uppnå en sådan ”passform”. Särskilt fokus i detta avseende är de mänskliga beteendeaspekterna och bristen på projektledningsexpertis inom organisationer. Projektledning är ofta inte kärnverksamheten i organisationer. Det kräver linje chefer och personal som hanterar projekt, vilket kan leda till problem i hur projekten bemannas och en potentiell brist på projektledare-projektpersonal.

Läs artikeln här>

© 2022 Jiwat Ram, All Rights Reserved.

Jiwat är professor i projektledning. Han har stor erfarenhet av att arbeta internationellt i olika kulturer och affärsmiljöer. Jiwat sitter för närvarande i redaktionen för International Journal of Project Management.