Stressäkra dina projekt

Vi jobbar allt mer i projektform med deadlines och mål. Dåliga projekt (och projektledning) skapar stress. Mattias Hällström, grundare av Projectplace, delar med sig av
fyra fem tips för hur du lyckas med projekt och samtidigt stressäkrar din vardag. Det kan du göra både genom ditt förhållningssätt och ett antal lättillgängliga tekniker.

1. Börja med kollaborativ planering
När du driver projekt så sitter oftast du som projektledare överst. Du planerar, styr och kontrollerar och är hela projektets informationscentral. Men har du tänkt på att hela projektet, mer eller mindre, står och faller med din kapacitet och tillgänglighet?

Det skapar stress och är helt förödande. Inte bara för att du får det orimligt hektiskt, men också för att dina kollegor passiviseras när de väntar på instruktioner från dig. Att inte få vara delaktig i beslutsprocessen är dessutom en stor källa till stress för många. Systemet blir förlamande och ineffektivt.

Kollaborativ planering fungerar precis tvärtom. Hela idén bygger på delaktighet, där alla har lika mycket ansvar och lika mycket att säga till om. Därför går det heller inte att utesluta någon eller låta någon ta del av bara viss information.

Bjud in alla i projektet, och då menar jag alla – projektteamet, kunden och andra intressenter som direkt eller indirekt berörs av arbetet. Det kanske låter läskigt, men är helt ofarligt. Om du öppnar upp och bjuder in, signalerar du att du är trygg och känner förtroende för alla inblandade.

När alla är med och planerar projektet får alla också en ökad förståelse för vad som projektet handlar om. När engagemanget ökar sjunker stressnivån.

2. Lär dig nästa generations projektledning
Social Project Management, som jag definierar som nästa generations projektledning, är en förutsättning för ett lyckat projekt. Som projektledare behöver du förstå vad som verkligen motiverar människor, hur de samspelar för att skapa förtroende i jobbrelationer och hur man kan använda rätt verktyg för att få alla att känna sig engagerade, med mycket ansvar och passion för sina projekt. När alla delar samma information, minskar risken för att drabbas av oförutsedda, stressfyllda arbetstoppar.

Social Project Management representerar ett dramatiskt skifte där man ser samarbete som hjärtat i all projektledning. Mycket handlar om öppenhet och att dela information på ett transparent sätt. Transparens och ständig dialog gör att alla i projektet känner sig involverade och motiverade. När ett projekt öppnas upp och får flow blir resultatet bättre.

3. Skapa rätt förutsättningar med rätt teknik
Social teknik har stor potential i att minska stress. Genom att kombinera visuell planering med öppen och transparant kommunikation minskar den upplevda stressen samtidigt som människors engagemang ökar. Intuitiva projektverktyg är en förutsättning för samarbete i det virtuella projektrummet, det måste vara enkelt att arbeta tillsammans interaktivt. Och man måste visualisera vägen mot genomfört projekt.

Ha därför en digital aktivitetstavla som, med ett visuellt planeringsstöd för samarbete, ger medlemmar och intressenter en snabb och tydlig översikt över hur långt projektet har kommit i förhållande till projektmålen. Denna kan du koppla till ett projektsteg på projektets tidslinje.På så sätt blir det enklare att se vad som är gjort och vad som fortfarande behöver göras för att genomföra det aktuella steget.

4. Planering är en levande process
Trots att du är expert på projektledning utmanas du ständigt av oförutsedda händelser inom eller utanför projektet som inte går att påverka. Och när en detaljerad plan inte hålls upplevs detta som stressande för alla i projektet. Om du istället har en övergripande plan och planerar ihop med medarbetarna under projektets gång ligger planen närmare verkligheten och onödig stress kan undvikas.

Planering är en levande process där syftet är kollaborativt lärande, inte att förutsäga
framtiden i detalj. En framgångsfaktor i hela det här tänket är att de som utför arbetet är med och planerar det. Om någon säger att ”i mitt förra projekt gjorde vi på det här sättet och det förkortade processen med två veckor”, måste sådan kunskap tas tillvara oavsett vad som sagts och planerats innan. Så sluta detaljplanera ensam och låt dig istället inspireras av dina medarbetare.