Tips på hur projektledare kan använda sociala medier

2012-11-30
Svenskt Projektforum
Okategoriserade

Under det senaste årtiondet har sociala medier och nya typer av internetbaserade tjänster utvecklats och blivit tillgängliga för både privata användare och användare i alla typer av organisationer. Dessa nya verktyg kan utgöra ett kraftfullt stöd för projektledare som behöver hantera bl a finansiering, resurssättning, dokumentlagring, projektkommunikation och samarbete, intressenthantering och datainsamling.

Olika sociala medier lämpar sig olika väl i olika projektfaser

När sociala medier och andra typer av internetbaserade tjänster uppmärksammas handlar det ofta om hur företag kan marknadsföra sig själva samt hur företaget kan kommunicera med sina målgrupper. Mindre uppmärksammat är sociala mediers fördelar inom projektledning. Alla de olika typer av sociala medier som i dag finns, utgör en verktygslåda där de olika sociala medierna lämpar sig olika väl i olika projektfaser. Ofta delas projekts livscykel in i fyra faser: förberedelse, uppstart, genomförande och avslut. I alla dessa faser kan sociala medier utgöra effektiva verktyg och kraftfullt stöd för projektledaren.

[faktaruta]

Silvana Balcanovic är civilingenjör och civilekonom från LTH och LU samt MIT i USA. Hon arbetar idag som senior managementkonsult på Acando. Silvana är både ITIL- och IPMA-certifierad projektledare (C-nivå). silvana.balcanovic@acando.com
[/faktaruta]

1. Förberedelsefas

Finansiering. En sponsor inom kapitalintensiva branscher, t ex bioteknik och vindkraft, kan använda sig av det sociala nätverket LinkedIn för att hitta investerare.

2. Uppstartsfas

Resurssättning. Både sponsor och projektledare kan leta både generell projektkompetens och specifik sakkunskap genom sina sociala nätverk, t ex Yammer och LinkedIn. Det första lämpar sig för att finna interna och det andra externa resurser. Ett redan väl uppbyggt nätverk, där dina kontakter i sin tur känner många personer som de kan och vill rekommendera, underlättar sökandet via LinkedIn. Det förutsätter att kvaliteten på profilerna är bra, så att du inte sorterar bort bättre lämpade kandidater med sämre profil.

3. Genomförandefas

Dokumentlagring. Alternativ till gemensam filmapp eller dokumenthanteringssystem (t ex Documentum, Livelink) erbjuds i form av bl a wikis, molnbaserade lagringsutrymmen och knowledge management system. Dessa kan förenkla både både planering, uppföljning, samarbete och kommunikation inom projektet.

I en wiki lagras dokument på sidor antingen internt eller externt och det blir väldigt överskådligt hur all dokumentation hänger ihop. Under det senaste årtiondet har sociala medier och nya typer av internetbaserade tjänster utvecklats och blivit tillgängliga för både privata användare och användare i alla typer av organisationer. Dessa nya verktyg kan utgöra ett kraftfullt stöd för projektledare som behöver hantera bl a finansiering, resurssättning, dokumentlagring, projektkommunikation och samarbete, intressenthantering och datainsamling. Tips på hur sociala medier kan användas i projekt En molnbaserad lösning (t ex Space Monkey och Dropbox) kan användas då t ex externa konsulter arbetar i projektet eller externa intressenter, som t ex myndigheter eller kunder, ska ta del av och/eller bidra med information. Materialrättigheter och säkerhet måste samtidigt beaktas och kan inom vissa typer av organisationer utgöra ett hinder för tillämpningen av just dessa verktyg.

Med knowledge management system avses t ex Microsofts Sharepoint, vilket kan användas om det redan finns tillgängligt inom företaget. Fördelen är då att materialet ligger kvar inom företaget.

Projektkommunikation och samarbete

Statusmötena kan aldrig helt elimineras eller ersättas, men de kan få en kortare och mer kärnfull karaktär om framdrift uppdateras direkt i wikin och mötet enbart används för t ex diskussion av frågor som behöver eskaleras. Även alla granskningar kan göras i wikin, vilket gör att mängden projektspecifik e-post kan reduceras. För projektleveranser och dokument som är under utveckling och där flera personer bidrar kan den inbyggda versionskontrollen och ändringsspårningen förenkla framtagandet. Brainstorming kan också med fördel utföras i en wiki och det färdiga resultatet exporteras till ett traditionellt rapporteller presentationsformat.

Bloggar kan både användas för att inspirera och motivera medarbetare, men även främja samarbete och framtagande av relevant kunskap, projektdokumentation och leveranser. Det blir som en löpande dagbok över allt som händer i projektet och alltifrån mötesanteckningar, statusuppdateringar till dokument, kan publiceras. Då strukturen i bloggen utgörs av kategorisering och taggning av inlägg och inläggen visas i omvänd kronologisk ordning, kan det bli mindre överskådligt än med en wiki. Direktmeddelanden kan komplettera eller ersätta e-post och telefon för snabba svar. Det kräver ett program; antingen en företagsintern lösning (t ex Microsoft Lync) eller en extern lösning (t ex Microsoft Live Messenger eller Skype). Dessa program er-bjuder nuförtiden ofta funktionalitet för både chatt, telefoni och videokonferens.

För projekt av allmänt intresse kan en mikroblogg som t ex Twitter användas för att rapportera status, ställa frågor samt dela länkar. Flödet kan liknas vid en direktmeddelande-konversation samlad på ett och samma ställe. Nackdelen med Twitter är begränsningen på 140 tecken per inlägg samt att inläggen hamnar i omvänd kronologisk ordning. Det går alltså inte att ladda upp långa texter och själv strukturera upp materialet.

Intressenthantering

Flera projektledare på Skanska driver externa bloggar om olika byggprojekt. Bl a kan boende i områdena samt framtida hyresgäster följa byggandet av en ny polisstation i Rosengård och Blå Jungfrun, hyresrätter i Stockholm som byggs med passivhusteknik. Facebook lämpar sig för t ex produktutveckling. Bl a har Coca Cola använt kanalen framgångsrikt för marknadsföring av märket Vitamin Water. Mer än 2 miljoner personer deltog i utvecklingen av den senaste produktens smak, förpackning och namn. Webinarer kan liknas vid schemalagda internetbaserade seminarier. De lämpar sig bl a för utbildning och möten, när avstånd begränsar. Det finns ett hundratal företag som tillhandahåller mjukvara; t ex Microsoft, WebEx mfl. Yammer kan användas för att kontinuerligt informera om framsteg, skapa engagemang och marknadsföra resultat internt inom ett företag eller organisation. Detta kräver dock att intressenterna följer inläggsflödet. Intressenterna kan även bidra med värdefull återkoppling och input till projektets fortskridande och skapande av projektresultat.

Datainsamling i projekt görs väldigt ofta genom intervjuer. Gratis webbaserade enkätverktyg som t ex SurveyMonkey kan användas för att underlätta insamling av data när antalet respondenter som behöver tillfrågas är stort. De används redan av flera stora företag, bl a Toyota.

Kunskapsdelning kan även göras genom innehållsdelningssiter för videos (t ex Youtube), bilder (t ex Flickr), anslagstavlor (t ex Pinterest) och presentationer (t ex Slideshare). Du kan dels ladda upp egenproducerat material, dels skicka vidare länkar till referensmaterial till projektgruppen och/eller intressenterna via blogg, mikroblogg, Yammer osv.

Övrigt

För att i genomförandefasen kunna hålla sig uppdaterad med alla nya inlägg, kan en RSS-läsare installeras. Den tar emot meddelanden när nya inlägg görs och därmed behöver inte källan aktivt besökas för senaste uppdateringar.

4. Avslutsfas

Arkivering. Säkerställ som vanligt att mottagarorganisationen får tillgång till all dokumentation genom att tilldela åtkomst till det lagringssystem, t ex Dropbox, som har använts.

Erfarenhetsåterföring. Utvärdering av användandet av sociala medier kan utföras kontinuerligt från projektets start på en sida i en wiki alternativt som blogginlägg.

Så här går du tillväga

En mer detaljerad beskrivning av hur du tar fram en plan för vilka sociala medier som kan och bör användas i projektet kommer inom kort på projektforum.se. Huvudstegen är: