Trender i projektens värld

1. Optimering av projektportföljen i fokus

Ända sedan slutet av 1990-talet har portföljstyrning och projektkontor (PMO – Project Management Office) varit heta ämnen på internationella projektkonferenser. Men i Sverige har det gått långsammare. Projektkontor har startats och lagts ner. Projektkontoren har haft svårt att bevisa sina värden för företagsledningarna, som i sin tur inte på allvar efterfrågat beslutsunderlag för att aktiv kunna styra sin projektportfölj.

Strategisk optimering av projektportföljen över hela koncernen har i många organisationer allt för länge lyst med sin frånvaro. Men under 2013 har något hänt. Fler och fler toppchefer inser att det finns mycket pengar att spara på att köra ett mindre antal projekt parallellt och då verkligen köra organisationens absolut viktigaste projekt. Bara då kan de nyckelpersoner som alltid blir flaskhalsar producera tillräckligt mycket för att skapa högt leveranstryck i organisationen.

Det räcker inte att ett projekt har ett positivt business case för att köras – det ska vara mer positivt än alternativa projekt för att platsa. Ytterligare ett tydligt tecken vi ser är de PMO-chefsnätverk där projektkontorscheferna från olika företag och myndigheter träffas och utbyter erfarenheter. Det hade inte varit möjligt för bara ett par år sedan.

2. Agil implemetering i organisationen

Begreppen lean och agilt baserade på Best practise i produktutveckling och projektledning och har utvecklats under årtionden. Målet är att maximera effektiviteten – för att öka eller bibehålla upplevda värdet av resultatet med mindre arbete. Trots att dessa begrepp är på listan över trendord under de senaste åren, kan modern beteendevetenskap förklara varför lean och agilt är effektiva: de skapar helt enkelt mer delaktighet och engagemang bland medarbetarna.

Den första idén kring lean och agilt handlar om begreppet Last Planner. Det vill säga att de som utför arbetet ska vara de som planerar den. Människor har väl utvecklade hjärnor med mycket kapacitet. Om de planerar tillsammans kommer de att hitta bättre sätt att arbeta än något datorprogram eller expert kan göra.

Den andra idén handlar om kontroll och transparens, som bygger på att alla ska ha insyn i alla delar i projektet. Tanken är att detta stärker ansvarsskyldigheten och möjliggör individuella initiativ. När all kommunikation synliggörs så har projektledaren kontroll och behöver inte styra på detaljnivå. Gruppen bestämmer det mest på egen hand genom tätt samarbete då alla har tillgång till rätt information.

Projekt ska förstås inte genomföras helt utan planering, men hellre ska övergripande planering göras än detaljerad. Bakgrunden är – och här känner många av oss projektledare igen oss – att projekt har en tendens att förändras vilket gör att alltför detaljerad planering kan innebära slöseri med tid. Det handlar med andra ord om agil projektledning även i organisationsprojekt.

3. Hemmaplan är inte längre Sverige

Sverige har länge haft multinationella företag med engelska som arbetsspråk, till exempel Ericsson. På senare tid har dock en mycket stor andel av svenska företag fått inte bara vissa länder i Norden utan hela Norden och Baltikum som hemmamarknad – inte minst bankerna.

Och företag från hela världen etablerar sig i Sverige. Engelska har införts som arbetsspråk, projektgrupper har i normalfallet blivit distribuerade och man kommunicerar inte längre ansikte mot ansikte på sitt modersmål. Det här ställer allt större krav på inte minst projektledarnas förmåga att bygga starka team och lyckas med sin kommunikation.

Marknaden är global, produktion flyttas utomlands och R&D utförs mer och mer i andra världsdelar. De projektledare som verkar i en internationell och mångkulturell miljö har ofta intressenter och delar av sin projektorganisation utspridda över världen. Hur är det att leda projekt utan att träffas? Hur anpassar man sig som projektledare till denna nya vardag? Hur påverkas man av kulturella skillnader? Hur skapar vi ett gemensamt språk? Dessa är frågor som blivit mer frekventa den senaste tiden. Vi märker också att allt fler högskolor har kurser i internationell projektledning.