20 tips för distansmöten

Under Coronakrisen har det digitala mötet blivit en stor del av arbetet när många jobbar och studerar hemifrån. För att få till effektiva distansmöten krävs det ofta planering och rutiner som vi inte är vana vid när alla ses i samma rum. Bra ljud, en tydlig agenda och lite andra principer för distansmöten presenteras här

1. Berätta hur man ansluter – om du är ansvarig för mötet, var tydlig med hur man gör rent tekniskt för att vara med på mötet. Lägg gärna till information om ljud och bild och annat som kan vara viktigt att veta.
2. Ha en tydlig agenda – precis som vanligt. Vi får ut mer av mötet om agendan är utskickad före mötet, alla kan förbereda sig och vet när olika punkter tas upp.
3. Använd headset – Ljudet är avgörande för att digitala möten ska lyckas. Investerar i ett särskilt headset eller använd mobilens headset.
4. Använd muteknappen. – Ha alltid mikrofonen avstängd när du inte pratar själv. Det är viktigt att minimera störande ljud. Det går att slå av och på mikrofonen (via symbolen i systemet) eller i tex Zoom och Teams kan du slå av mikrofonen och sedan använda mellanslagstangenten när du vill prata. Nedtryckt = mikrofonen är på. Släpp den = avstängd.
5. Höj datorn eller mobilen till ögonnivå – vi blir inte alltid snygga ur grodperspektiv. Ställ datorn eller mobilen på en trave böcker, strykbräda, uppochned vänd papperskorg eller annat som får kameran att hamna i ögonhöjd.
6. Ställ ifrån dig mobilen – om du inte vill att de andra ska bli åksjuka. Deltar du i ett digitalt möte över mobilen – ställ den på en fast plats om det går (i ögonhöjd).
7. Putsa linsen – grynig bild? Damm och smuts på kameralinsen, det tar du lätt bort med en tex en putsduk för glasögon.
8. Det är trevligt att se den som talar – slå på både bild och ljud i början på mötet. Därefter, om ni är många, kan det vara bra att slå av bilden för att spara på kapacitet.
9. Solen & ljuset – Testa bilden före ett möte. Om du sätter dig framför ett fönster när solen skiner in, kommer du att bli väldigt mörk i ansiktet när kamerans bländare arbetar för att fönstren inte ska se för ljusa ut. Använd gärna ljuset från fönstren genom att låta fönsterljuset komma från sidan, så blir det ofta en bra bild.
10. Avsätt lite extra tid för teknikstrul – 5 min räcker framförallt om det är flera nya användare med. Alla är ännu inte vana vid distansmöten. Den som bjuder in till mötet kan ha en inledning där man guidar kring ”knappar och funktioner”. Och säkerställer att alla hör och hörs.
11. Använd kroppsspråket – precis som i ett ”vanligt möte”. Titta in i kameran när du pratar, kombinera med att se reaktioner på deltagarna (det kan vara svårt när många deltar förstås). Vinka när du vill ha ordet, gör tummen upp när du vill understryka din åsikt. Vinka hejdå när mötet är slut.
12. Klädkod – du är trots allt på jobbet. Var snyggt klädd (i alla fall upptill) helst enfärgat men gärna en glad färg. Vissa mönster fungerar inte så bra i rörlig bild, finrandiga skjortor och blusar och mönstrade kavajer flimrar i digitala möten.
13. Glöm inte pauser vid längre möten – precis som vid ett vanligt möte.
14. Bakgrund – använd helst en neutral bakgrund. Du kanske inte behöver visa upp din sjöutsikt, din tavelvägg eller en ”crazy” bakgrundsbild som rymden (som finns tex i Zoom)
15. Skapa bra stämning – hälsa välkommen och var tydlig med när mötet börjar. Låt alla komma till tals. Fånga upp tankar och åsikter om de frågor som diskuteras. Glöm inte vikten av lite smalltalk medan alla ansluter till mötet. Umgås On-line men ta inte för mycket tid av mötet. Kanske be att några stannar kvar efter mötet för att stämma av några extra frågor.
16. Använd bilder och presentationer – det går att dela skärm och presentationer. Det blir ett roligare, tydligare möte om du kan visa bilder istället för att bara prata.
17. Sikta på kortare möten – det är lätt att bli tröttare av koncentrationen på skärmen än vid ett fysiskt möte. Sikta på 40-minuters möten och måste de vara längre – lägg in pauser.
18. Rätt person på rätt plats – självklart ska rätt personer vara med på mötet. Men vissa personer ska heller inte vara med på mötet. Det som var lite charmigt med tex barn och katter som var med i början av denna kris, kanske kan uppehålla sig någon annanstans under mötet. Det tar tid och koncentration från mötet. Vi är trots allt på jobbet.
19. För större möten – är antalet fler i mötet kan det vara bra att göra en rollfördelning, kanske ska någon hålla koll på chattfunktionen för att ge inspel till mötet från chatten. Är det många som inte känner varandra är det bra med en presentationsrunda. Fördela ordet, så att alla kommer till tals och testa tekniken före mötet.
20. Skicka ut en kort sammanfattning efter mötet – precis som i vanliga möten missar vi ibland beslut. Vid möten online kan uppkopplingen ibland orsaka missar, så att få mötet sammanfattat kan underlätta.

Har du fler tips? Maila oss!

pia.lundgren(@) projektforum.se