Att leda sig själv med Eisenhower

Självledarskap handlar om att leda sig själv, både i utförandet av uppgifter som individen upplever motiverande och i de uppgifter som inte är motiverande men ändå behöver genomföras. För att leda sig själv kan man:

1. Stämma av med chefer och medarbetare vad som förväntas av en och vad som ingår i ens uppdrag.
2. Fundera över vad man tycker om och i vilka situationer man trivs bäst.
3. Be om feedback från medarbetare och chefer.
4. Ta ansvar för situationen om man inte trivs med sitt jobb.
5. Strukturera upp sin arbetsdag och lära sig att prioritera rätt.
6. Arbeta med stresshantering.

Det är viktigt att ha självkännedom och förstå hur man fungerar på egen hand och med andra människor. Att sätta upp mål som är utmanande, mätbara och nåbara kan hjälpa till att öka motivationen. En metod för att prioritera uppgifter i allmänhet och mål i synnerhet, är den så kallade Eisenhower-matrisen.

Eisenhower-matrisen är ett verktyg för uppgiftshantering som hjälper dig att organisera och prioritera uppgifter utifrån hur brådskande och viktiga de är. Med hjälp av verktyget delar du in dina uppgifter i fyra rutor baserat på de uppgifter du ska göra först, de uppgifter du ska planera till senare, de uppgifter du ska delegera och de uppgifter du ska ta bort. I det här avsnittet förklarar vi hur du ställer in en Eisenhower-matris och ger tips om hur du prioriterar uppgifter.

Här är några tips som kan hjälpa dig med prioriteringen när du sorterar dina uppgifter i varje kvadrant.  

1. Dela in uppgifterna i färgkategorier

Att färgkoda uppgifter är en taktik som kan hjälpa dig att visualisera högprioriterade uppgifter. När du går igenom din att göra-lista, kan du använda fyra färger baserat på prioritetsnivå. Använd färgkoden på följande sätt:

• Grönt = hög prioritet
• Gult = medelhög prioritet
• Blå = låg prioritet
• Rött = ingen prioritet

Efter att du har färgmarkerat dina uppgifter kommer färgerna att direkt kunna översättas till din Eisenhower-matris. Gröna uppgifter är dina ”utföra”-uppgifter för kvadrant ett. Gula uppgifter är dina ”schemalagda” uppgifter för kvadrant två. Blå uppgifter är dina ”delegera”-uppgifter för kvadrant tre. Röda uppgifter är dina ”ta bort”-uppgifter för kvadrant fyra.

2. Begränsa antalet uppgifter till 10 per ruta

Även om du har många uppgifter på din att göra-lista kan du försöka begränsa dem till 10 uppgifter per kvadrant. På så sätt undviker du att din Eisenhower-matris blir rörig och svårhanterlig. 

Du kan göra flera matriser, men om du begränsar din uppgiftslista till nödvändiga åtgärdspunkter ser du till att prioriteringsprocessen börjar så snabbt som möjligt.

3. Skapa personliga och jobbrelaterade att göra-listor

Ett annat sätt att begränsa antalet punkter i Eisenhower-matrisen är att skapa separata matriser för din personliga och din arbetsrelaterade att göra-lista. 

Dina arbetsuppgifter och dina personliga uppgifter kräver olika tidsramar, resurser och metoder, och de kommer troligen också att kräva olika tankeprocesser. För att effektivt kunna hantera dina personliga och arbetsrelaterade mål kommer du att behöva dela upp dem. 

4. Eliminera först, prioritera sedan

Eliminera onödiga uppgifter först för att kunna prioritera effektivt. Med den här strategin tar du itu med kvadrant fyra innan du går vidare till kvadrant ett, två och tre.. 

När du läser igenom din att göra-lista kan du bedöma vilka saker du har skrivit ner som inte behöver vara med. 

Faktum är att 60 % av vår tid på jobbet används till jobb om jobbet – saker som att dela statusgodkännanden eller följa upp information. Om det finns punkter som du snabbt kan slutföra och ta bort från listan, så gör det. Det kommer att påskynda prioriteringsprocessen, och du kommer troligen att gå igenom en andra utsortering i slutet av processen.

 Bakgrunden till Eisenhower-matrisen: Dwight D. Eisenhower – den 34:e presidenten i USA och en femstjärnig general under andra världskriget – presenterade den idé som senare skulle leda till Eisenhower-matrisen. I ett tal år 1954 citerade Eisenhower en anonym universitetsrektor som sade: ”Jag har två typer av problem, de brådskande och de viktiga. De brådskande är inte viktiga och de viktiga är aldrig brådskande.”