Att välja projektmodell

När vi ska starta ett projekt är en av de första funderingarna vilken projektmodell som ska nyttjas. Att välja rätt projektmodell är det första steget i ett lyckat projekt. Varje projekt är unikt med sina specifika behov, mål och utmaningar. Att välja lämplig projektmodell för just detta projekt är ett av de viktigaste besluten att fatta inledningsvis.

Camilla Åkesson, assessor på Svenskt Projektforum och IPMA Certifierad på nivå A, delar med sig av sina bästa tips kring hur man väljer projektmodell.

Vilken projektmodell ska nyttjas?

Det är alltid roligt att starta upp nya projekt. Varje gång har jag känslan av att få en ny chans att få nyttja lärdomar från det förra projektet. Såklart blir inte allt 100% den gången heller, men det är härligt att få ha den känslan en stund.

När jag ska starta ett projekt är en av mina första funderingar vilken projektmodell som ska nyttjas. Att välja rätt projektmodell är det första steget i ett lyckat projekt.

Varje projekt är unikt med sina specifika behov, mål och utmaningar. Att välja lämplig projektmodell för just detta projekt är ett av de viktigaste besluten att fatta inledningsvis.

Tre viktiga frågeställningar inför val av projektmodell:

Vad är projektets kravbild, mål och önskade resultat?
Finns beslut om att nyttja en specifik modell i organisationen där projektet ska bedrivas?
Hur hanterar jag om en annan modell passar bättre än organisationens val?

Skapa en tydlig bild av projektets kravbild, mål och resultat.

För att komma fram till vilken projektmodell som passar projektet bäst behöver vi få svar på:

Är målbilden tydlig?
Är resultatet tydligt eller är det något helt nytt som inte just nu går att sia om hur det kommer se ut?
Är behovs- och kravbilden tydlig?
Krävs det mycket, eller kanske endast, IT-utveckling?
Kommer det att innebära betydande beteende-förändringar?

Dessvärre kan dessa svar vara svårare att få än vad man kan tro. Utrusta dig med tålamod och börja arbetet med att hitta svaren.

Det är ju svårt att säga exakt hur du ska gå tillväga, men några tips är att:

Börja göra intressentanalys så blir det tydligare i vem/vilka du ska prata med. Ta hjälp av beställare och andra som har jobbat i motsvarande projekt i den här organisationen sedan tidigare.
Prata med t ex Projektkontor om det finns något liknande projekt som har bedrivits senaste tiden och be om projektbeställning, projektplan och slutrapport från det projektet. Där kan du säkerligen hitta matnyttig information.
Gör en sammanställning av det du vet gällande ovanstående punkter. Skriv även in dina antaganden (och var noga med att det är just antaganden). Nyttja denna som diskussionsunderlag när jag har möte med dina intressenter.
Kom ihåg att du även vill ha möte med de som har behovet av leveransen, dvs de som ska jobba med projektets resultat. De kanske dessutom ska vara med i projektgruppen/teamet så ta tillfället i akt och lär känna dem så tidigt som möjligt.

Finns beslut om att nyttja en specifik modell i organisationen där projektet ska bedrivas?

Många organisationer har en beslutad projektmodell vilken ska/bör följas. Alla projektmodeller syftar till att beskriva processen för hur ett projekt bör bedrivas, vilka mallar som ska nyttjas och vilka roller och mandat som krävs för att upprätthålla projektmodellen. Det gör att det finns stora fördelar för en organisation att jobba med projekt på samma sätt.

Att en organisation har valt att nyttja en viss projektmodell är vanligtvis baserat på de vanligaste projekten i just den organisationen. Vem som beslutar det i respektive organisation är svårt att säga – men när det gäller övergripande beslut för hela organisationen är det vanligtvis projektkontor eller motsvarande.

I din roll som projektledare behöver du ta reda på om det finns beslut om modell och därefter hitta svar på följande:

Vilken modell
Behöver jag gå någon utbildning?
Hur förhåller man sig att nyttja andra projektmodeller? Är det vanligt?
Vilka rutiner gäller för ekonomirapportering? Annan rapportering?
Vart hittar jag mallar och instruktioner
Finns det outtalade regler/ansvariga som du behöver känna till?

Om det saknas beslut om vald modell:

Vilken kompetens finns i organisationen?
Vilken modell har man jobbat med mest?
Hur är ledningen van att jobba med projekt?
Vilken beslutsordning gäller för val av projektmodell?
Finns det mallar/riktlinjer för val av projektmodell som du ska förhålla dig till?
Finns det outtalade regler/ansvariga som du behöver känna till?

Vilken modell passar bäst för ditt projekt?

Att ifrågasätta och anpassa projektmodeller är en naturlig del av utvecklingen inom projektledning. Det är alltid viktigt att fundera över vilken modell som passar för just detta projekt. Detta för att hitta den mest effektiva vägen till framgång för varje unikt projekt. Vi vill ju att projekten ska drivas så effektivt som möjligt.

Hur vet du vilken modell som är bäst för just mitt projekt? Övergripande för val av modell är:

att om projektet helt eller till väldigt stor del består av systemutveckling finns många fördelar att bedriva projektet agilt, t ex SCRUM.
Om krav och mål är relativt känt och vi har en klar bild om vilket resultat kan det med fördel bedrivas som ett traditionellt projekt, t ex enligt PPS
Om det är en blandning av båda ovanstående kan det vara fördel med att bedriva det som ett hybridprojekt.
Värt att nämna är att om det är många beteendeförändringar som behöver göras i projektet bör man överväga om det ska bedrivas som ett förändringsprojekt alternativt vara en del inom projektet. Var uppmärksam på att beteendeförändringar tar tid och är därför vanligtvis inte lämpligt att bedrivas som agila projekt.

Andra aspekter att ta hänsyn till när du väljer vilken projektmodell:

Organisationens standarder, processer, strategier och policies
Organisationens anpassning och flexibilitet
Organisationens kompetens i den aktuella projektmodellen
Projektmedlemmar/teamets kompetens och erfarenhet i den aktuella projektmodellen
Ledningens förståelse och stöd för den valda metoden
Om inte organisationen har erfarenhet att bedriva projekt enligt den modell du förordar, beakta detta i din planering.

Obs! Vattenfall är inte detsamma som en traditionell projektmodell

Jag vill passa på att påminna om att Vattenfall inte är samma sak som traditionell projektmodell. Det är en systemutvecklingsmodell och snarare en föregångare till agila arbetssätt. Detta är ett väldigt vanligt missförstånd som jag nämner så snart jag får tillfälle.

Hur motivera val av projektmodell om den avviker från organisationens val?

Som vi konstaterade tidigare är det vanligt att en organisation har valt en projektmodell för alla sina projekt. Så hur ska jag göra om jag som projektledare anser att just detta projekt ska bedrivas enligt någon annan modell?

Tips på hur du kan motivera beslut om avvikande projektmodell:

Identifiera vilka intressenter som ska fatta beslut om val av projektmodell tidigt
Gör beställare/produktägare uppmärksamma på att du vill säkerställa att ni nyttjar rätt modell
Involvera dem tidigt i analysen om vilken modell som passar bäst
Skriv beslutsunderlag som beskriver:
- Projektets mål
- Övergripande om hur du vill lägga upp arbetet i projektet
- Om du gör avsteg från beslutad projektmodell
  - motivera varför den modellen inte är lämplig för just detta projekt.
  - Beskriv för- och nackdelar
  - var transparant med huruvida det finns kompetens i organisationen
  - om det saknas kompetens i organisationen: krävs utbildning?
  - Måste ni rekrytera och/eller anlita konsulter?
  - Var även noga med att tydliggöra eventuella kostnader eller påverkan på tidplan pga av val av modellen.
- Berätta vilken modell du anser är effektivast och varför
- Ta gärna några exempel på beslut/aktiviteter/ärenden som tydliggör varför du väljer att rekommendera den projektmodell du gör
Tillse att beslut fattas i lämplig instans. Det är alltid en fördel om du kan delta vid beslutet och gå igenom ditt underlag. Då kan du svara på eventuella frågor och lyssna eventuella aspekter du inte har tänkt på i underlaget.

Se till att fatta ett aktivt beslut om projektmodell!

Sammanfattningsvis vill jag säga att val av projektmodell ibland kan vara en utmaning då den kanske inte följer organisationens beslut och måste anpassa sig efter projektets unika behov. Värt att påminna sig om är att ett välgrundat val ligger till grund för projekts framgång, medan ett felaktigt val kan leda till utmaningar och ineffektivitet.

Så – se till att ni fattar ett aktivt beslut gällande projektmodell för just ditt projekt.

Titta på en minigenomgång: Vad är en projektmodell? Här>