Vilka nyckeltal förbättrar ditt projekt?

Min farbror var verkstadsman. Vid besök i Ludvika, Karlstad och Göteborg ingick en visning i maskinhallen där man tillverkade transformatorer på ASEA, propellrar på KAMEWA och fartyg på Eriksberg. Det gick att räkna på förädlingsvärden, styra produktionen och se till att försörjning av el, tryckluft och material var tillräcklig.

Det var viktigt att personalen var rätt utbildad och motiverad.
Hur ser det ut idag? Hur kan vi mäta det vi producerar och hur bra vi gör det när allt mer produceras i projektform? Är vår ”projektverkstad”, eller som det kanske bättre bör kallas vår “projektverksamhet”, effektiv och lönsam?

Mognad och index
Vid den senaste projektmognadsundersökningen, SPI2013, gav 570 personer sin uppfattning om mognaden i sju projektprocesser för det företag eller organisation de arbetar inom. SPI2013 ger mognadsgraden för olika branscher, organisationsstorlek, typer av projekt och projektroller och beslutsfattare. Med flera svar kan vi snart presentera ett sammanvägt index, SPI, Svenskt Projektindex.

Nyckeltal
I undersökningen fanns även ett antal öppna frågor där den sista handlade om nyckeltal. Syftet med den frågan var att få underlag för en viktig diskussion kring hur man mäter att det verkligen blir bättre. Ökad mognad bevisas med bättre nyckeltal och detta leder till ökad lönsamhet.

Handen på hjärtat; Är er projektverksamhet bättre idag än för ett år sedan? Hur ska ni satsa inför nästa år? Var ger en satsad krona bäst effekt? Och har ni samma uppfattning om er projektmognad i din organisation eller skiljer det mycket mellan olika personer? Det är därför nyckeltal behövs. Varje organisation bör välja sitt eller sina egna nyckeltal och planera för ett långsiktigt arbete.

Innan projektverksamhetens effektivitet kan diskuteras bör man definiera och avgränsa sin projektverksamhet. Det finns all anledning att fokusera för att sedan överföra erfarenheter från ”piloten” till andra projektområden. Det ligger även i sakens natur att nyckletal kräver accepterade mätmetoder.

Vi ställde en öppen fråga om nyckeltal och som första steg bör vi gruppera nyckeltalen för att i senare artiklar kunna resonera kring exempel och nyckeltalens användbarhet.

Detta är mitt förslag till gruppering;
1. Nyckeltal kring projektens utfall i förhållande till planerade värden
Nyckeltalen mäts som avvikelse för projektpopulationen, ”i år var det över 85 procent av projekten som klarade budgeten”. Det finns ingen direkt koppling till nytta, värde eller effekt.

2. Nyckeltal kring projektets värde för beställaren
Beställaren kan vara intern eller extern, i det senare fallet kan det finnas både en intern nytta (entreprenörens lönsamhet eller marknadsposition) samt externt nytta, värde eller effekt hos betalande kund (ökad förmåga). Värdet kan ju också vara en känsla: ”det känns bättre nu”.

3. Nyckeltal kring projektets bidrag till den egna projektförmågan
Erfarenhetsåterföring, breddad och ökad kompetens samt förmåga att leverera effektivare I framtiden. Inkluderar uthålliga personer och processer.