Sociala medier i projekt

Fortsättning på Silvana Balcanovics artikel om sociala medier i projekt.

Så här går du tillväga

När du har skaffat dig en grundläggande förståelse för vad sociala medier är, vilka som finns, deras användningsområden, samt vad du bör tänka på vid användandet av de olika, är det enkelt att ta fram en plan för att skrida till verket och börja använda dem i ditt nästa projekt. Följande steg kan då följas:

Planera

1. Börja med att planera innan du sätter igång:
2. Identifiera förutsättningarna
3. Välj ut inom vilka olika projektområden som sociala medier kan ha störst nytta
4. Välj ut vilka specifika sociala medier som skall användas
5. Utse ansvar för och säkra kunskap inom teamet om hur verktygen skall tillämpas
6. Säkerställ tillgång till medierna för projektmedlemmar och intressenter
7. Kommunicera

Identifiera förutsättningarna

Till att börja med vill du ha klart för dig vilka dina förutsättningar är samt vilka begränsningar du har att förhålla dig till. Skaffa dig en bild över vilka policies som gäller, hur IT-miljön ser ut, projektets art och karaktär, projektmedarbetarnas vana av sociala medier och vilka andra sociala medier och projektmodeller som används inom företaget. Det kan även vara bra förstå vilken inställning sponsorn har till sociala medier samt dina restriktioner i budget, tid och kvalitet.

För ett kortare 1-3 månaders projekt kanske du inte ens ska försöka ge dig på att inkludera ett socialt medium i ett företag där det inte redan används sociala medier. Du hinner knappt få igång medarbetarna innan projektet är slut.

För ett större 6-9 månaders projekt, där majoriteten av de som ska jobba i projektet är inhyrda konsulter med stor projektvana, kan sociala medier ytterligare bidra till att effektivisera projektarbetet, genom att värdefull tid för informationsmöten kan bantas ner. Dessutom kan du som projektledare bättre se hur arbetet fortskrider om leverablerna dokumenteras i en wiki under projektets gång, istället för att allting kommer samlat i en final slutrapport på slutet. Under arbetets gång har du större möjlighet att styra leverabelarbetet på rätt köl om du känner att det hamnar snett.

Välj ut inom vilka olika projektområden som sociala medier kan ha störst nytta

För att kunna välja ut inom vilka olika projektområden som du ska satsa på sociala medier, krävs att du har klart för dig vad du vill uppnå. Om du jobbar inom en del av en organisation eller företag som är van vid att driva arbete i projektform, så kanske resurssättning inte är det område som du behöver börja använda sociala medier till eftersom ni redan har upparbetade kanaler för att hitta lämpliga resurser och projektroller dessutom med största sannolikhet är interna karriärvägar. Däremot om ditt företag har lite vana av att driva projekt, kan just sociala medier underlätta sökandet och finnandet av lämpliga kandidater. På samma sätt om du vill samla in användarkrav och –önskemål från organisationen kan ett socialt medium främja även den framtida implementeringen. Detta kan dock ske på bekostnad av att saker och ting kan ta längre tid om du inte är noggrann med att sätta tydliga datum för beslut.

Välj ut vilka specifika sociala medier som skall användas

När du har klart för dig inom vilka projektområden som de sociala medierna kan ha störst nytta är det dags att identifiera vilka som skulle kunna användas för just det specifika projektområdet. Studera för- och nackdelar med olika sociala medier och testa dem gärna innan du bestämmer dig för ett. Detta kan vara extra viktigt om du t ex aldrig har bloggat eller satt upp, strukturerat upp eller drivit en wiki, alternativt använt dig av ett molnbaserat projektverktyg. Se upp med att introducera för många nya sociala medier på en gång och välj hellre ut ett för litet än ett för mycket. Håll det med andra ord enkelt. I det här steget kan du även identifiera ett antal olika kriterier för att kunna utvärdera användandet av de sociala medierna och projektverktygen. Du vill ta reda på hur de sociala medier och verktyg som ni kommer att använda er av, verkligen är effektiva och lämpar sig för framtida användande. Några utvärderingskriterier skulle kunna vara:

• Antalet sidvisningar
• Antalet prenumeranter
• Besöksfrekvens
• Upplevd känsla hos användare (både projektmedlemmar och intressenter)

Utse ansvar för och säkra kunskap inom teamet om hur verktygen skall tillämpas För att de sociala medierna ska kunna användas krävs att alla vet hur de ska använda dem. Satsa gärna på ett par stycken eldsjälar som kan hjälpa dig att ansvara för dem, samt även utbilda övriga i projektgruppen.

Säkerställ tillgång till medierna för projektmedlemmar och intressenter

För att medarbetarna ska kunna använda sig av de sociala medierna krävs tillgång till dem. Förenkla för medarbetarna genom att prata med IT-avdelningen om att installera eventuella program till alla. Skaffa konton till alla medarbetare. Behövs ytterligare verktyg för att kunna göra arbetet? Diskutera kring:

• verktyg för att kunna jobba med de sociala medierna (stationär dator, bärbar laptop, surfplatta, smart telefon osv)
• internet och intranät
• program och applikationer
• konton

Eventuellt kan även utbildningsmaterial behöva utvecklas.

Kommunicera

Kommunicera användandet av de sociala medierna med din projektgrupp redan vid uppstartsmötet. Klargör varför ni ska använda er av sociala medier och vad ni hoppas vinna på det. Vilka sociala medier kommer att användas och vilka förväntningar har du på själva användandet. Det räcker inte att anta att medarbetarna själva ska komma igång, ta dig tid att även demonstrera, eventuellt utbilda, samt även låta dina eldsjälar facilitera användandet. Hur ser medarbetarnas vana ut? Ta reda på om en utbildningsinsats krävs och ta fram material för att kunna hålla denna. Satsa gärna på ett par stycken eldsjälar som kan hjälpa dig ansvara för dem och även utbilda övriga projektgruppen.

Genomför

Använd dig av de sociala medierna i projektet. Uppmuntra projektets deltagare att blogga, facebooka och/eller twittra om du märker att de börjar tappa gnistan. Upprätta gärna en sida i wikin för löpande och kontinuerlig feedback som sedan enkelt kan födas in i utvärderingsfasen.

Utvärdera

Ta dig tid att reflektera över vad som har fungerat bättre och mindre bra. På samma sätt som övriga områden utvärderas i projektgrupp, bör även de sociala medierna diskuteras. Utvärdering kan även ske kontinuerligt under projektets gång genom att tas upp på statusmöten eller genom att medarbetare spontant kan fylla i och utvärdera som blogginlägg eller på en dedikerad wiki-sida.