Eskilstuna investerar stort i projekt

I Eskilstuna drivs sedan ett halvår tillbaka alla projekt inom kommunledningskontoret enligt samma metodik. Metodiken från Semcon heter XLPM och är specialiserad för projektorienterade verksamheter. Tanken är att metodiken ska implementeras inom hela kommunens verksamhet och även omfatta kommunens bolag i framtiden.

Kommunledningskontoret har genomfört ett pilotprojekt utifrån den nya metodiken och projektägare (eller ”sponsor” som det heter i XLPM) har varit Annika Tjernström, HR-direktör i Eskilstuna kommun.
– Min roll som sponsor är att skapa förutsättningar för att projektet rullar på och ge projektledarna stöd, resurser, undanröja hinder och liknande, berättar hon.

Tidigare har man arbetat enligt olika modeller som inte har varit webbaserade. Nu ligger allt på webben, tillgängligt för alla involverade. Så det är en omställning som man har fått vara med om.
– En av de stora fördelarna med en gemensam metodik är att alla nu talar samma språk, säger Annika Tjernström. Det gör det enklare och tydligare oavsett vilket projekt man arbetar i.

För Annika Tjernström som portföljägara projekt inom HR är överblicken en av de viktiga delarna. Hon kan se till att samordning och prioritering sker på en övergripande nivå.
– Jag kan lätt se över vilka insatser som behövs och fördela om resurser vid behov, säger Annika.
Överblicken gör också att projekten överlämnas till förvaltningarna i lagom takt, så inte flera projekt ska implementeras på en gång och att man arbetar med parallella initiativ. I rollen som portföljägare underlättas arbetet med att samordna och prioritera olika projekt.

Projekten är uppbyggda efter en tidsaxel där olika ansvar, olika uppgifter och befogenheter för de involverade finns angivan. Under projektets gång gör man vissa avstämningar vid vissa bestämda tidpunkter.
– Jag uppskattar verkligen avstämningspunkterna som finns i objektmodellen, säger Annika Tjernström. De gör att alla i projektet får en gemensam utgångspunkt och gemensamma delmål. Det blir väldigt tydligt vad man ska leverera till nästa gång. Det gör också att styrgruppens möten blir effektivare och går snabbare. Man hanterar rätt frågor vid rätt tidpunkter, helt enkelt.

Avstämningspunkterna fungerar också som beslutsunderlag om något i projektet inte fungerar som det ska. Normalt handlar det om att styra om inriktningen eller att tillföra resurser så att projektet kommer rätt. Men man ska inte vara rädd för att avbryta ett projekt som inte kommer att nå målet eller håller på att gå fel.

Det är bättre än att spilla tid och kostnader på att låta det fortsätta. Genom XLPM får man ett bättre underlag för att fatta ett sådant svårt beslut, tidigare än vad annars skulle vara fallet.
– Jag uppskattar också att metodiken är tydlig på olika sätt. Bland annat gör rollfördelningen att alla vet vad deras ansvarsområden är och vad som ska göras, säger Annika Tjernström.

Alla som arbetar med XLPM fick gå en utbildning, där tungdpunkten låg på projektledarna. Men även Annika Tjernström och kommunledningen fick några timmars utbildning för att kunna börja arbeta i metodiken.
– Det var väl värd investerad tid, säger hon. Vi lägger ned mycket tid på att arbeta i projekt, så det är viktigt att det fungerar så bra som möjligt. Jag ser det som en viktig investering att få professionella projektledare här på kommunen. Ytterligare en fördel är att metodiken är tillgängligt online och är tillgängligt från vilken dator som helst och när som helst. Uppdateringar är inget som man behöver tänka på. Den senaste versionen finns alltid där.

Frågan är i vilka situationer som metodiken inte passar?
Annika Tjernström nämner att projekten bör ha en viss storlek. Så när flera personer är inblandade, när det finns en viss komplexitet och budgeten tillåter det, så är metodiken applicerbar.

Metodiken kan även i olika omfattning tillämpas i små och stora uppdrag.
– Jag kan verkligen rekommendera metodiken till andra, säger Annika Tjernström. Jag är mycket nöjd med hur det fungerar och är trygg med att projekten fortskrider enligt plan, vilket gör att vårt arbete nu blir mycket mer hanterbart.

– I går hörde jag en medarbetare som talade om ett problem som uppstod för något år sedan: ”Tänk om vi hade använt XLPM i det projektet, då hade det problemet kunnat gå att undvika”. Sådant stärker en.

Text: Andreas Lindberg