Ett lag eller sju spelare?

I Halland, såväl som i övriga delar av Sverige, införs nu ett webbgränssnitt för varje person som har en digital vårdjournal. Denna nationella patientöversikt, NPÖ, ger behörig vårdpersonal möjligheten att ta del av information från en persons tidigare vårdkontakter, oavsett var de är gjorda och i vilket journalsystem de är införda. Det övergripande syftet är att ge dig som medborgare en bättre vård genom att din läkare eller annan vårdgivare kan se din sjukdomshistoria och medicinering mm innan diagnos ställs och åtgärder vidtas.

När det under hösten 2010 beslutades att genomföra NPÖ i Region Halland, som omfattar såväl primärvårdscentraler som slutenvård, stod det klart att även Hallands sex kommuner, som bedriver vård i hemmet och på äldreboenden, ska göra patientinformation tillgänglig för sin vårdpersonal. Därmed blev det sju projekt med samma mål, att få NPÖ på plats och i förlängningen dra nytta av det. Någon programstruktur för projekten finns inte utan förutsättningarna är att åstadkomma detta genom att hitta egna fördelar med samarbete för var och en av de sju projektgrupperna. Denna situation är densamma för alla län och regioner i Sverige.

I direktiven från Inera, den nationella uppdragsgivaren av NPÖ, ges en tydlig beskrivning av vad som ska göras för att den patientinformation, som produceras i de egna journalsystemen, också ska synas i NPÖ och vad som krävs för att en person ska kunna komma åt den. Dessa delprojekt och aktiviteter är i stort gemensamma för alla de sju projekten och för Hallands del är det viktigt att den information som produceras i andra journalsystem är korrekt och informativ för vårdpersonal i kommunerna.

[faktaruta]

Författarna

Richard Grönevall, Tekn Mag, är universitetsadjunkt i projektledning och doktorand på högskolan i halmstad. Richards forskning är nära kopplad till Region halland och etableringen av en process för portföljhantering av projekt, PPM (Project Portfolio Management). I arbetet ingår att strukturera flera projekt till ett program. Även enskilda projekt har strukturerats och framöver kommer flera program att etableras baserat på denna metodik. richard.gronevall@hh.se

Magnus Lundblad, certifierad medicinsk civilingenjör, utvecklare på Hallands Sjukhus och Projektledare för NPÖ för Region Halland. Magnus är projektledare för medicintekniska projekt och IT projekt med nära vårdkoppling.
[/faktaruta]

Workshop för programstruktur

Den 29 februari 2012 samlades 24 personer från samtliga projekt med uppgiften att göra de sju projekten till annat än isolerade öar. Förutom personal från de sju projekten fanns även en person från Inera på plats och gav en inledande presentation av NPÖ ur ett nationellt perspektiv. Deltog gjorde även en vårdpersonal från ett landsting som har genomfört projektet och använder NPÖ i vården idag.

Målet med workshopen var att skapa samarbetsgrupperingar inom de sju projekten där det fanns tydlig nytta med att samarbeta.

Till vår hjälp användes en matris, som listade de gemensamma delprojekten och personalgrupper från de sju projekten. I raderna listades samtliga delprojekt som har definierats av uppdragsgivaren Inera. I kolumnerna listades de personalgrupper från de sju projekten som antas är de mest berörda. Utifrån hur det egna beroendet till ett visst delprojekt eller arbetsmängd bedömdes, kan på så sätt kluster av personalgrupper och delprojekt med gemensamma beroenden utkristalliseras, dvs grupper som delar en stark koppling till ett eller flera av delprojekten och en egennytta av att göra en del av jobbet tillsammans.

Vi redovisar här hur denna workshop genomfördes, med vilken metodik och vad som blev resultatet som nu etableras mellan projekten. Till vår hjälp att hitta samarbetsområden använde vi oss av en matris som listade 40 delprojekt eller arbetsmängder i rader och 30 personalgrupper från de olika projekten. För varje fält i denna 40*30 matris (1200 fält) togs det under workshopen beslut om vilken koppling som finns mellan ett specifikt delprojekt och en personalgrupp. Graden av koppling definierades i en skala från noll till tre.

Instruktionen löd: ”Markera i varje fält 0,1,2 eller 3 plus eventuell kommentar där 0 = inget beroende, 1 = information, 2 = kommunikation och 3 = gemensam utveckling.”

Eftersom antalet deltagare var stort delade vi upp oss i två grupper med varsin processledare. Mycket av tiden med att fylla i matrisen med siffror, gick åt till att diskutera om vad som faktiskt behövdes mellan ett delprojekt och en viss personalgrupp och om det var detsamma för alla projekten eller om det skiljde sig åt. Även vad som menades med de olika siffrorna diskuterades och hur gruppen såg på skillnaderna mellan information och kommunikation. Genom denna diskussion fördjupades också tolkningen av själva innehållet i projektet och förståelsen för vem som ska göra vad och i vilken omfattning.

Matrisen var utskriven i storformat, ca 1,2 m x3 m och uppsatt i två exemplar i två olika rum. Grupperna stod framför dem och samtalade sig fram till beslut för varje fält, rad för rad. Tiden för detta arbete var begränsad till fyra timmar och det räckte för att både fylla i matriserna och för att avsluta workshopen tillsammans.

[faktaruta]

Förkortningar och fakta

NPÖ, Nationell Patientöversikt, gör det möjligt för behörig vårdpersonal att med patientens samtycke ta del av journalinformation som registrerats hos andra vårdgivare. Samordning av vårdinsatser underlättas och helhetsbilden ger ett bättre beslutsunderlag för diagnos, behandling och uppföljning. Bakgrunden är behovet av effektiva verktyg av patientinformation över organisationsgränserna. Patienter kan också avstå från att vara anslutna till NPÖ. Patientdatalagen (2008:355)(PDl), som trädde i kraft i juli 2008, påverkar på vilket sätt tjänsten utformas och patienten informeras. Beställare är Center för ehälsa i samverkan, Cehis och Inera AB, som förvaltar och ger stöd till de vårdgivare (landsting, regioner och privata vårdgivare), som beslutat införa tjänsten.

Inera AB samverkar kring genomförandet av nationell ehälsa – strategin för tillgänglig och säker information inom vård och omsorg. Målet är att stödja och effektivisera vården, stärka patientens ställning samt skapa god tillgänglighet till vården. Inera ägs av alla landsting och regioner och drivs utan kommersiella intressen. Samtliga beställningar går via Center för ehälsa i samverkan, Cehis, som är landstingens beställarorganisation på Sveriges Kommuner och landsting. Inera driver ett trettiotal projekt och har 135 anställda.

DSM, The Design Strucure Matrix, – den ursprungliga matrisen i detta forskningsfält är en kvadratisk matris (m*m) med fält längs en diagonal. Samma komponenter i rader och i kolumner uppträder två gånger i olika följd. DSM medger sekventiella grupperingar (flödesbeskrivningar som PERT etc) såväl som grupper som klustras baserat på deras inbördes beroenden.

DMM, Domain Mapping Matrix har olika komponenter i rader och kolumner. Varje komponentpar återfinns bara en gång och matrisen saknar en diagonal av fält där komponenten möter sig själv. DMM är använt för att analysera beroenden mellan två olika projekt, eller som i detta fall, ett projekt och personal från sju organisationer.

Complex Problem Solver: En mjukvara som utvecklats av Professor Mike Danilovic, högskolan i halmstad. Mjukvaran medger analys av både DSM- och DMM-matriser.
[/faktaruta]

DSM metodik i Complex Problem Solver

När vi fått in all information använde vi oss av Excelbaserade mjukvaran Complex Problem Solver för att hitta kluster av delprojekt och berörda personalgrupper. Alla rubriker i rader och kolumner var inmatade och från workshopen togs de siffror som det hade beslutats om och matades in i excelarkets inputsida. I denna mjukvara kunde vi efter att vi fick ett första förslag på outputsidan flytta såväl rader som kolumner för att söka efter vad vi bedömde som de mest relevanta samarbetsgrupperna. Efter det arbetet följde ett andra möte med personal från de sju projektgrupperna två veckor efter den första workshopen.

Resultat

En ny genomgång av hur värderingarna hade gjorts och de förslag på kluster som vi fick fram, ledde till ytterligare förfining av bedömningarna som hade gjorts. Utifrån vad som visades fick gruppen en ny och fördjupad förståelse för vad som är viktigt att samarbeta kring. Det blev också tydligt vilka skalfördelarna är med att göra vissa saker tillsammans och med gemensamma resurser. Dessutom blev det uppenbart för flera projektgrupper att de inte behöver göra vissa delar själva utan kan dela på arbetsbördan på ett effektivt och mer rationellt sätt. Fem grupper av delprojekt identifierades som värdefulla att samarbeta kring. Två av dessa delades i sin tur upp i två grupper beroende på vilka personalgrupper som berörs. Totalt har alltså sju programgrupper identifierats. Varje grupp kommer att fungera som arbetsgrupp där så mycket arbete som möjligt görs gemensamt och koordinerat. Dessa grupper kommer i sin tur att koordineras av en person från Region Hallands projekt så att deras arbete sprids inom de sju projekten och de andra arbetsgrupperna. Första målet var att etablera en gemensam tolkning av NPÖ-projekten för alla berörda parter och att definiera samarbeten mellan de sju projekten. Detta lyckades vi med genom workshopen och ett uppföljande möte. Kvar är att genomföra de sju projekten under hösten 2012 och våren 2013 och dra nytta av den inledande strukturen för samordning som tagits fram.