Fem tips för att leda ett virtuellt team under kris

Som HR-chef för en stor grupp anställda över hela EMEA har jag arbetat med virtuella team i många år. Jag vill dela med mig av vad jag har lärt mig av människor som befinner sig ledande team som plötsligt blev virtuella under dessa utmanande tider.

Text: Sarah Fischer   för hela artikeln, läs här >

 

1. Definiera de nya reglerna

Att arbeta virtuellt är kanske inte nytt för alla företag –på Microsoft har det varit en del av kulturen i flera år. Men de utmaningar som vi alla står inför under denna pandemi utgör ett okänt territorium för alla.

• Prata med dina team medlemmar och checka in för att se hur det går för dem. Anta inte att du förstår deras nya verklighet. Ställ frågor och lyssna.
• Var tillmötesgående när du kan när det gäller hur de utför sin roll, och uppmuntra alla att prioritera ”hänsynslöst” – med fokus på de aktiviteter som ger mest värde tillbaka till verksamheten i dessa tider. Och oavsett, alltid förmedla empati.
• Uppmuntra öppenhet och öppen kommunikation mellan ditt team. Detta är ett område där ledare verkligen kan leda i frontlinjen. Om din arbetsdag måste anpassas och du måste avvika från en normal 9-5 schema, låt ditt team veta dina justerade timmar. Var tydlig med att du inte förväntar dig omedelbara svar om du skickar e-post mycket tidigt på dagen eller sent på kvällen.

 

2. Mänsklig kontakt

För att alla team ska vara effektiva måste det finnas tillit och mänskliga förbindelser. För team som nu arbetar på distans är detta ännu viktigare.

En stor – men enkel – sak ledare kan göra är att uppmuntra användningen av video för samtal, oavsett om det är en-till-en eller ett gruppsamtal. Återigen, leda i frontlinjen. Du behöver inte ens be andra att aktivera sina kameror. Folk kommer att följa efter. Detta är något jag vill bli bättre på själv eftersom video ger ögonkontakt och du ser människors uttryck, som inte bara kommer att hjälpa dig att kommunicera bättre, det kommer få dig att känna dig mer som ett team. Förmågan att se människor kommer att hjälpa dig att bättre mäta vad som inte  sägs. Som en ytterligare fördel, kommer det att se till att människor aktivt lyssnar och deltar.

I alla samtal, inled varje diskussion genom att fråga folk hur de mår, eller fråga vad de tänker på, arbetsrelaterat eller inte – snarare än att bara dyka in i standardagendan.  Beroende på storleken på ditt team, kanske du vill boka in en separat tid i början och / eller i slutet av veckan precis som en ”allmän incheckning.”

”Tech isn’t the worry, the loss of social interaction is the worry,” – Lynda Gratton of London Business School, citerad i Financial Times

Ledare har en verklig möjlighet att öppna upp dialogen och stärka sitt team genom att visa sin egen sårbarhet. Om du till exempel är orolig för en väns eller familjemedlems välbefinnande, var inte rädd för att säga det. Om du känner dig låg i energi eftersom du missar ”surret” på kontoret och inte ser alla varje dag, är det okej att uttrycka detta. Det kommer att uppmuntra andra att dela sina känslor och kommer i slutändan att bidra till att bygga ett team som är mer tillitsfull och tightare.

 

3. Gör plats för skoj

När du är i en kontorsmiljö, är det lätt att ha en liten pratstund vid kaffemaskinen eller dela ett skämt när du passerar någon i korridoren. När ni alla arbetar virtuellt kommer ledare som gör en ansträngning för att se till att gruppmedlemmarna känner tillhörighet på ett personligt plan dra nytta av ett mer sammanhållet och engagerat team.

Enkla initiativ och gester räcker långt. Du kan till exempel starta en dedikerad Teams-kanal bara för att dela roliga foton och gifs mellan ditt team. Som en del av ett regelbundet stående samtal, kan du ha ”anställd i veckan-tillfällen” där någon introducerar sitt barn eller ett husdjur. Om det är någons födelsedag, schemalägg ett samtal och överraska dem.

 

4.  Glöm inte kraften i lärande och utveckling

Att nedprioritera utbildning under hektiska eller stressiga perioder är en fälla många ledare kan falla i. Gör inte.  Med rätt utbildning tillgänglig för dina medarbetare kan se till att de finslipar på de hårda och mjuka färdigheter de behöver för att vara de mest effektiva på sina jobb. Men fördelarna går långt utöver det.

När företag skapar kulturer där människor uppmuntras att delta i utbildning, ser du en ökning inte bara i prestanda utan också medarbetarnas engagemang. Vi genomförde förra året en undersökning bland tusentals arbetstagare i Europa som undersökte skärningspunkten mellan företagskultur, ledarskap och teknik. I denna forskning fann vi en betydande skillnad mellan anställda i företag som främjade utbildning och de som arbetar för företag där utbildning sågs som mindre viktigt.

• Effektivare: 82% av dem i utbildande kulturer säger att deras team kan få mycket gjort när de sätter bestämmer sig  – jämfört med 66% bland dem med kulturer som inte prioriterar utbildning
• Större kundfokus: 59% av människor i företag som betonar utbildning säger att det finns ett utåtriktat fokus i sin verksamhet – detta sjunker till 31% bland dem som inte prioriterar utbildning.
• Total tillfredsställelse: 77% av människor i företag som betonar utbildning säger att de skulle söka om att sitt jobb – jämfört med endast 58% av dem i organisationen där utbildning är inte lika prioriterad

Utbildning behöver inte vara dyrt eller komplicerad. Du kan till exempel skapa en återkommande virtuell lunch-och-lär-session där kollegor som har lyckats med ett visst projekt delar nyckelläror.

 

5. Ta hand om dig själv

Du kan inte vara där 100% för ditt team om du inte fyller på dina egna energinivåer varje dag.

Om du är ny på att arbeta hemifrån regelbundet, kan det vara en kamp för att upprätthålla dina normala rutiner. Se till att du tar dig tid varje dag för att göra saker som du tycker är personligen tillfredsställande, oavsett om det är yoga, läsning eller matlagning. Motstå frestelsen att bara kasta dig in i arbetet för att slippa tänka på de påfrestningar som kommer under kristider. Ställ in en tid där du stänger av din bärbara dator eller stänger dörren till ditt hemmakontor. Att att vara ”på” är helt enkelt inte hållbart. Om du blir utbränd, lider både du och ditt team. Människor fungerar bäst när de har en ledare som ger positiv energi till de utmaningar som dyker upp varje dag.

Att prata med mentor eller coach kan vara ett fantastiskt sätt att få perspektiv, även i den bästa av tider. Så, om du inte har den typen av relation i ditt yrkesliv, se om någon du beundrar och respekterar skulle vara öppen för coaching eller mentoring. De allra flesta människor älskar att hjälpa andra, och att få en förfrågan som denna är en av de mest smickrande saker som kan hända en person. Så var inte blyg.

 

Det här är en tuff tid för oss alla. Men som ledare, tror jag det är en möjlighet för oss att zooma ut – titta på våra gamla vanor mer objektivt, liksom effekterna av att odla nya sätt att arbeta och hur vi formar vår team-kultur. Summan av kardemumman: det har aldrig varit viktigare för ledare att stärka sin empati-muskel, -se till att ta sig tid att lyssna på sina medarbetare och föregå med gott exempel.

 

Nya Microsoft Project, som också kallas Project for the web, är ett enkelt och kraftfullt verktyg för individer och team för att hantera arbete – från ad hoc-projekt till stora initiativ. Video här >

Microsoft erbjuder webinar – om nya Work Management vision och hur nya Microsoft Project- och andra Microsoft lösningarna hjälper dig att få en fullständig bild av vad som händer i hela organisationen. MS Project – Asks Tasks & Project – Webinar >