Fokusera dina möten på resultat – inte agendor

Tre experter på möten har undersökt företags mötesplanering. De har också läst böcker och artiklar i ämnet.

De pekar på att det är svårt att hitta en bok om möten som inte börjar med vikten av agendor. Även om du kanske antar att detaljerade dagordningar förbättrar dina möten, kan de ha exakt motsatt effekt. Vad driver detta kontraproduktiva beteende – och vad ska mötesledare göra istället?

Att sätta ihop en detaljerad agenda för varje möte kostar resurser som kan spenderas någon annanstans, och det kan få oss att känna oss förberedda och fulländade även om det inte leder till mer effektiva möten. När vi väl har lagt vår tid och ansträngning på att skapa en agenda kommer vi sannolikt att anta att agendan tillför värde. De anställda i vår studie rapporterade att de spenderade mer än tre timmar varje vecka på att arbeta med agendor, vilket tyder på att agendor inte bara ger en falsk känsla av prestation – de kan aktivt skada team genom att ta upp resurser som kunde ha använts bättre någon annanstans.

Om du inte är säker på var du ska börja, fråga dig själv: ”Vad hoppas jag uppnå i det här mötet?” I en studie fann vi att helt enkelt att uppmana människor att tänka på ett mötes önskade resultat ledde till att de satte betydligt tydligare mål för det mötet. När du vet vilket resultat du hoppas uppnå kan det sedan vägleda alla andra aspekter av att planera och driva mötet.

Fem steg som kan hjälpa dig att förbereda dig för ett resultatdrivet möte:

1. Börja med varför.  Vad är syftet med att ha det här mötet? Vad hoppas du kunna åstadkomma?
2. Gå vidare till vad.  För att uppnå det mål du har definierat, räcker det med en enkel friformsdiskussion? Om ja, är din förberedelse klar. Om inte, lista ut de ämnen eller teman du behöver täcka.
3. Tänk på vem.  När du vet varför du träffas och vad du hoppas kunna prata om kan du avgöra vem du behöver i rummet för att nå det målet – och vem som inte behöver vara där. Fundera på om du kan checka in med vissa intressenter i förväg, både för att spara tid och hålla mötet mer fokuserat.
4. Överdriv inte hur. Vissa mål gynnas av strukturerade samtal. Till exempel har brainstorms, retrospektiv och gå-runt-rummet-och-svara-på-en-fråga-möten verkligen sin plats. Men var inte rädd för att låta strukturen finna sin väg i realtid baserat på hur samtalen utvecklas.
5. Var försiktig med när.  Det är frestande att sätta tidsgränser för allt: tio minuter för det första ämnet, fem minuter för det andra och så vidare. Men enligt vår erfarenhet är det mycket svårt att hålla sig till dessa scheman, och de kan skapa kontraproduktiv mötesdynamik. Till exempel tyder forskning på att  särskilt för kreativa projekt kan du hålla dig till en stel plan från att prata tillräckligt länge för att den bästa idén ska dyka upp. Även om grova tidslinjer kan vara användbara för särskilt komplexa möten, är de ofta mindre nödvändiga än du kanske tror, och de kan vara mer användbara som personliga riktlinjer för dig att tänka på dig själv än som en struktur som formellt tillkännages för gruppen.

Källa Harvard Business Review: https://hbr.org/2022/10/is-agenda-theater-ruining-your-meetings