Gapet mellan linje och projekt

Det har under senare år varit stort fokus på gapet mellan IT och affären. En omfattande analys av projektmätningar från över etthundra projekt visar dock att det finns ett annat gap som skapar minst lika stora problem – det mellan linje och projekt.

I en nyligen genomförd stor studie av dataunderlag från projektmätningar av ett hundratal IT- och verksamhetsprojekt i både privat och offentlig sektor ger analysen en ganska entydig bild: ledning och beställare driver ofta igenom projekten för snabbt och inser inte behovet av förarbete i linjeverksamheten. Linjeorganisationen är inte sällan hårt optimerad för att leverera på den existerande affärsmodellen och saknar därför resurser att hantera de förändringar projekten kräver.

Sammantaget ingick mer än 2 500 respondenter i rollerna beställare/ledning, projektledare, projektdeltagare och linjeverksamhet. Frågorna omfattade målbild, projektplanering, förändringsprocess och projektkultur.

IT blir svårt när det är illa förberett
IT är binärt och kräver distinkta svar på detaljerade frågor. Men i mötet med verksamheten blir frågorna besvärliga och IT upplevs som motvalls. I själva verket är det förarbetet till IT som inte är tillräckligt förberett. Linjen har sällan tillräckligt med resurser att bistå projekten och projekten får därför inte rätt utväxling av linjen.
Utmaningen ligger i att hantera avvägningen mellan existerande affärsmodell som genererar dagens intäkter och förändringarna som projekten ska leverera inför framtida intäkter. Men det här är avvägningar som är svåra att göra för linjen. Här har naturligtvis styrgrupp och chefer en viktig roll för att prioritera och frigöra resurser.

Placera ägarskapet i linjen
En viktig utgångspunkt är att alla effekter som projekten ska leverera hör hemma någonstans i linjeorganisationen. Därför bör ägarskapet av förändringarna ligga i linjen och planeras och designas där. Linjen behöver utveckla en förändringsprocess som ägs och styrs av verksamheten, vilket tar hänsyn till existerande affärsmodell och integrerar projekt- och utvecklingsmodeller vilket håller ihop alla effekter som går på tvärs i organisationen.

Det har länge saknats verktyg för att diagnosticera gapet mellan ledning och linje och förstå dess konsekvenser. Många har tillsatt olika arkitekturfunktioner för att överbrygga gapet mellan IT och affären, men åtgärder för att hantera gapet mellan ledning och linje lyser med sin frånvaro.

Det är viktigt att förstå de inbyggda svårigheter som finns för projekt att driva förändringar på tvärs i en organisation. Lika viktigt är att kontinuerligt mäta och följa upp för att fånga avvikelser.

Av projektmätningarna i undersökningen framgår att linjen inte har förutsättningar att jobba med projekt på samma sätt som till exempel IT- och utvecklingsavdelningar. Om inte verksamheten är i förarsätet för projekten kan önskvärda effkter utebli, och då är projektets insats bortkastad.

Ledningen behöver spendera mer förarbete med linjen och förankra behovet innan projekt tillsätts. Ledningen behöver också frigöra nödvändig tid från linjen att arbeta med projekt. Att bara optimera på den existerande affärsmodellen straffar sig i minskad utvecklingskapacitet. Uppföljning och mätning under projektets levnadstid är avgörande för att tidigt kunna agera på avvikelser.

Företagens behov av snabba förändringar har aldrig varit så stora som idag. För många företag blir förmågan att förändra och justera sin affärsmodell en överlevnadsfråga. Då har man inte råd att misslyckas med sina projekt.

av Anders Persson, Senior Advisor, Quadras
Steve Brdaski, Senior Manager, Cordial
Åsa Persson, VD, ITOptima