Handfast metodik vid riskinventering i projekt

Riskhantering ingår i uppdraget

I en projektledares uppdrag ingår att hantera frågan om riskhantering. Men trots att det ingår, behandlas frågeställningen ofta styvmoderligt. Frågan är svårgripbar. Man får inget grepp om den. Vad är en risk? Kanske samlar man hela projektgruppen och har någon form av brainstorming. Därefter dokumenterar man resultatet och riskhanteringen kan bockas av. Men ändå känns det inte helt tillfredsställande. Har man verkligen tänkt på allt?

Vägledning

Riskhanteringens arbetsmoment består, enligt t ex PMBOK som
behandlar riskhanteringen i ett eget kapitel, av fem delar:
• Planering
• Identifiering
• Analys
• Bemötande
• Övervakning och styrning

Två typer av risker

Man kan grovt sett dela upp risker i projekt i två delar. Först har vi risker förknippade med projektgenomförandet, alltså risker som finns relaterade till det arbete som ska utföras inom projektet. Den andra gruppen risker är de som är kopplade till
det som projektet levererar. Den första riskgruppen är definitivt projektledarens bekymmer då de kan påverka projektets genomförande. Den andra gruppen risker ligger givetvis också
i projektledarens intresse, men här är även mottagaren av projektresultatet, leveransen, en viktig intressent. Gäller projektet en maskinutrustning, finns det numera krav på att riskhantering ska ingå i leverantörens ansvar.

Problemet att identifiera risker

PMBOK ger inga handfasta råd när det gäller riskidentifiering. Bakgrunden till detta är att PMBOK är generell och att man inte hittat ett sätt att hantera problemet. Behovet består i att
systematisk inventera risker förknippade med projektgenomförandet och projektresultatet.

WBS är lösningen på halva problemet

WBS, Work Breakdown Structure, är en metodik för arbetsnedbrytning. Metoden går ut på att identifiera ingående arbetsmoment på ett systematiskt sätt. Därefter bryter man ner arbetsmomenten i delmoment till väldefinierade enheter, ibland kallade arbetspaket.

Det viktiga att förstå när det gäller arbetspaket är några av dess egenskaper. Ett arbetspaket representerar en väl avgränsad mängd arbete som ska utföras. En identifierad resurs ska utföra denna arbetsinsats. En arbetsinsats, som oftast står i ett eller flera beroendeförhållanden till andra arbetsinsatser. Arbetsinsatsen kräver tid och resurser och åstadkommer ett resultat. När man skapar en WBS är det viktigt att tänka på att arbetsinsatsen ska vara väl avvägd i omfattning. Inte för stor och inte för liten. Blir den för stor, blir dess innehåll svår att bedöma, blir den för liten, kommer WBS:en att består av en enorm mängd detaljjobb, vilket blir ohanterligt.

Använd WBS:en som underlag vid riskidentifieringen

Vi utgår nu ifrån att det finns en WBS för projektarbetet. Med denna som grund kan man nu systematiskt inventera möjliga risker under projekttiden. Samla hela projektgruppen och sätt fingret på varje identifierad arbetsuppgift i WBS:en. Ställ frågan: Vad finns det för risker med detta arbete? På detta sätt blir inventeringen systematisk. De personer, som ska utföra det utpekade arbetet, är primärt de som kan ange vilka eventuella risker som är förknippade med insatsen. Men dessa kan inte helt själva bedöma hela risken. Personer involverade i aktiviteter före och efter den utpekade arbetsinsatsen har här en viktig roll att spela. Risker finns alltså inte bara inom den utpekade arbetsuppgiften, utan även i gränssnitten till andra arbetsuppgifter, som exempelvis risker för förseningar och brister i kvalitet.

Ytterligare synergieffekter

Projektets kalkyl kanske har utarbetats i ett tidigare skede och med grövre verktyg och nyckeltal. Men med tillkomsten av en WBS finns möjligheten att kontrollera kalkylens rimlighet genom att jämföra med WBS:ens redovisade arbetsmängd. Dessutom, när riskinventeringen genomförs, kan detta medföra att behov av nya arbetsinsatser identifieras, att resurser måste säkras, att ytterligare kontroller måste utföras och allt dettakräver tid och kostar pengar. Här finns alltså en återkopplingsmöjlighet från riskidentifieringen till tidplanering och kalkylering.

Löpande övervakning och styrning av riskhantering

PMBOK anger att projektledaren löpande ska övervaka och styra riskhanteringen. Genom ovanstående metodik blir uppgiften mer hanterbar. Sker tidsmässiga förändringar i projektet så påverkas identifierade arbetsinsatser. Dessa och dess gränssnitt måste riskidentifieras på samma sätt som tidigare. Upptäcker man behov av ytterligare arbetsinsatser ska dessa identifieras och införas i WBS:en och därefter riskhanteras. Genom att upprätthålla full överensstämmelse mellan tidplanen, WBS:en och riskidentifieringen, har projektledaren förutsättningar för en bra riskhantering.

Riskidentifiering av projektets leverans

Inledningsvis nämndes att risker i projekt kan delas upp i två delar. Den första risken är förknippad med projektgenomförandet och har behandlats ovan. Den andra gruppen är de som är förknippade med det som projektet levererar. Även här finns metoder för en systematisk identifiering. Metoden heter PBS, Product Breakdown Structure, och betyder nedbrytning av en produkt i dess beståndsdelar.

PBS, Product Breakdown Structure

PBS går så till att man bryter ned projektleveransen i mindre delar på ett lämpligt sätt. Metoden är ursprungligen avsedd för produkter (fysisk utrustning), men kan med fördel även tillämpas på tjänster och funktioner.

Första steget är att bryta ner leveransen i en renodlad produktstruktur, det vill säga av fysiska delar. Men många gånger behövs även en funktionsstruktur.

Anledningen till behovet av två varianter av PBS:en är just riskidentifieringen. Risker kan kopplas såväl till de ingående komponenterna som till användandet av produkten. Riskidentifiering av projektresultatetSom mottagare av projektets resultat är man som beställare intresserad av att leveransen har rätt prestanda och kvalitet samt att den inte är förknippad med några okända risker.Ingående risker i leveransen kan kopplas till de ingående delarna eller till hur dessa används och hanteras. Detta är motivet till de två varianterna av PBS:en.

PBS:en, som redovisar den fysiska delarna, utgör underlag för riskidentifieringen rörande risker förknippade med fel och brister i utrustningen. Här går man igenom hela PBS:en och ställer man sig frågan: Vad finns det för risker förknippade med just denna del av utrustningen? PBS:en, som redovisar de funktionella delarna, utgör underlag för riskinventeringen rörande risker förknippade med produktens användande och hantering. Observera att när det gäller risker förknippade med användning och hantering, måste riskidentifieringen omfatta ett livscykeltänkande. Detta betyder att all användning och hantering under leveransens livslängd måste beaktas. Här ingår alltså förutom normalt användande även service, underhåll, reparation och avveckling. Frågan man ska ställa sig i samband med denna identifiering är: Vad finns det för risker när detta arbete utförs?

Projektledarens ansvar

Delar av texten ovan kan upplevas som alltför teknisk för en projektledare och man kan få uppfattningen att uppgiften ligger utanför projektledarrollen. Men så är inte fallet. Projektledaren behöver inte själv kunna identifiera projektriskerna eller besitta fackkunskaper inom de arbetsområden som ingår. Men projektledaren har uppdraget att ansvara för riskhanteringen och genom att använda angivna metoder kan denne leda detta arbete så att det utförs på ett systematiskt sätt.