Interndebitering sätter projektledaren i förarsätet

Detta är ett partnerinlägg från Ln4 Solutions

När man frågar en projektledare om vilket som är det största hindret för att hålla projektets tidplan, blir svaret oftast att projektet inte får de resurser som utlovats. Ansvariga chefer i linjen säger i sin tur att de inte vet när efterfrågade personer kommer loss från sina nuvarande uppgifter. Digitalisering synliggör problemet men löser det inte helt på egen hand. Ett systemstöd till projektkontoret som innebär en digitalisering (till skillnad från datorisering) tillför organisationen både ett BI-stöd och ett PSA system. Det senare är ju som bekant en förutsättning för att BI ska ge relevanta beslutsunderlag. En organisation måste kunna avläsa den enskilde medarbetarens aktuella beläggning för en överskådlig tid. När man uppdaterar planer t.ex. en gång per månad bör man varje gång planera full beläggning två månader framåt så att det alltid finns minst en månad med rätt beläggning planerad.

”Arbetet expanderar till att det fyller den tid som finns tillgänglig för dess utförande”.

Parkingson’s lag visar att brist på planering av beläggning innebär en ren förlust.

’Gratis resurser’ har samma förödande inverkan som allt annat med begränsad tillgång som erbjuds under sitt värde. Det tar formen av överutnyttjande och felaktiga prioriteringar vilket innebär å ena sidan försenade projekt och andra sidan projekt som inte kommer ut ur startblocken. Lösningen är enkel och kan utan problem tillämpas med ett systemstöd som täcker alla erbjudna timmar och därmed allt beslutat arbete.

Låt organisationen ha två poler. Den ena investerar i kompetenstimmar i form av ett ’personpaket’ med t.ex. kapacitet 40 timmar/vecka (individ).  Finansieringen av personal ska huvudsakligen komma via den andra typen av pol som utgörs av portföljkostnadsställen. När det gäller användningen av resurstimmar utgör linjen ett affärsområde som investerar i personal och säljer kompetenstimmar till den som har en budget, dvs portföljer eller projekt att betala utifrån – internt eller externt. Den resursägande linjeorganisationen blir nu även konkurrensutsatt eftersom projekten kan välja leverantör internt eller externt för att säkerställa sitt behov av resurser.  

De två polerna kommer att vara beroende av varandra och motiveras till att samarbeta utifrån ledningens direktiv för att de ansvariga för respektive roll ska kunna uppvisa bästa möjliga resultat utifrån sitt uppdrag.

1. Varje resursägande organisationsenhet ska uppvisa en periodiserad beläggningsplan som visar att resurserna är tillräckligt (73% på årsbasis) belagda med värdeskapande (budgeterade) projekttimmar.  
2. Varje projektledare ska kunna uppvisa en resurssatt planering med en upparbetningsplan att slutföra projektet i tid och användande av hela sin budget. Dvs. det bästa möjliga resultatet på den budget som givits. Att inte planera hela den tillåtna budgeten i tron att det kanske inte behövs är verklighetsfrämmande. Bara i fantasin går det att överträffa eller ens möta förväntningarna till en lägre kostnad. Problemet med detta är att det ger felaktiga data för det aktuella beläggningsläget. Med följd av en osäkerhet vilket blir till ett hinder att planera för fullt kapacitetsutnyttjande, dvs vaste enligt Lean.

Business Intelligence (BI) är en kombination av affärsanalys, dataextrahering, datavisualisering, dataverktyg och infrastruktur samt bästa praxis, och hjälper organisationer att fatta mer datadrivna beslut. Programvara för automatisering av professionella tjänster (PSA) erbjuder ett alternativ till utbudet av separat projektledning, tidsspårning, fakturering, resursplanering, business intelligence och samarbetsverktyg som används av många projektteam.

Om du är intresserad och vill veta mer om detta ämne så kan vi tipsa om Nätverk Portföljstyrning som kommer att behandla området under nästa träff den 22 november.  

Lyssna även gärna på projektledarpodden – avsnitt 16: Planera med närvarotid

Med Vänliga Hälsningar 

Georg Silber,Vd

Georg.Silber@Ln4Solutions.com