Ln4 Solutions

Ln4 Solutions  är ny partner till Svenskt Projektforum. Vår mission är att motverka det resursslöseri som omfattar en tredjedel av arbetstiden dvs närmare 500 timmar per person – varje år i organisationer som tillämpar projektstyrning.

Ett digitalt projektkontor gör en styrning möjlig för att öka värdeskapandet med minst 25 procent eller närmare 50 procent med redan befintlig och outnyttjad kapacitet hos de flesta organisationer. Detta mångdubblar vinsten utan ökade kostnader eller behov av fler resurser. 

Den digitalisering vår applikation innebär ger den effekten genom att tillföra struktur, styrning och planering av resurser i ett nytt paradigm. All arbetstid och därmed all verksamhet i ett och samma systemstöd för delegerat management med självledarskap i realtid. I ett digitaliserade projektkontor är också projektmodellen digitaliserad så att dess användning direkt bygger projektplanen redan under uppstarten med data från sitt business case och ett påföljande projektdirektiv.

Några råd på vägen för dig som har till uppgift att upprätta ett projektkontor när behovet blivit tydligt. Här följer en checklista för hur du och ditt team kan gå till väga för att slippa gå vilse och plötsligt inse att ni är tillbaka vid utgångspunkten ett år senare.

1. Ta extern hjälp för att motverka hemmablindhet och tänk på att ingen är profet i sitt eget land. 
2. Var medveten om skillnaden mellan ett styrande projektkontor och ett stödjande. 
3. Bestäm projektets nödvändiga styrinformation och hur projektkontoret kan hjälpa projektledaren i sin informationshantering. Beställare och styrgrupp måste kunna verifiera att varje projektledare har koll och styr projektet mot ett avslut inom uppsatta ramar och med en förankrad framgångs planering mot ett tydligt avslut.
4. Definiera hur resursplanering för beläggning och uppföljning måste vara utformad.
5. Utforma beslutsunderlaget inför ett projektbeslut. Hur ska projektets planering och progressrapportering se ut och vilka nyckeltal kan och måste styrgrupp och portföljägare fortlöpande kunna avläsa från ett systemstöd? 
6. Undersök tidigt vilka möjligheter som ett systemstöd kan ge. Utan systemstöd blir det ingen förändring. ”Kultur äter strategi till frukost” men digitalisering blir däremot en vinnare.
7. Klargör skillnaden mellan en portfölj för styrning och en för uppföljning.
8. Bestäm hur en enkel och systematisk kvalitetssäkring med självutvärdering av projektledaren kan göras.
9. Bestäm hur samspel och kommunikation mellan linjens resursansvar och projektens kompetensbehov ska gå till med största möjliga delegering. 
10. Bestäm matrisorganisationens mekanismer för att minska skillnaden mellan stark och svag matris.
11. Hur agil styrning med team och Lean Portfolio kan samsas med traditionell projektstyrning.
12. Börja med befintliga projekt och resursplaneringen. Det är enklast och oftast mest nödvändigt för att göra skillnad. 
13. Ta fram en roadmap för ovanstående och börja med små steg