Multitasking dödar effektiviteten

Svarar du på e-post när du pratar i telefon? Låtsas du anteckna på möten fast du egentligen surfar? Äter du lunch vid skrivbordet? Många känner sig effektiva när de gör flera saker samtidigt. Men forskning visar att det ökar stressen och kan minska produktiviteten. Förklaringen är att hjärnan inte kan göra flera saker samtidigt. I stället växlar den snabbt mellan olika uppgifter, och det tar tid och energi. Det finns en hel del forskning som visar på de negativa konsekvenserna av multitasking. En studie av Cliff Nass vid Stanford University visar att multitaskare generellt är sämre på att utföra flera saker samtidigt än de som vanligtvis gör en sak i taget. Man blir alltså inte bättre genom att öva mycket på multitasking – man blir sämre! Andra konsekvenser är att kvalitén på det som du gör försämras, sannolikheten för att du gör misstag ökar, du förbrukar mer energi och det tar även betydligt längre tid att faktiskt slutföra uppgiften.

– Enkla saker som att stryka och prata i telefon samtidigt brukar gå bra, därför tror vi att vi kan multitaska även på jobbet. Men där använder vi ofta samma del av hjärnan, så uppgifterna konkurrerar om kapaciteten, säger Alexander Rozental, legitimerad psykolog på Psykologifabriken. Men är det ändå inte så att vissa är bättre på multitasking än andra? Jo, visst kan förmågan vara mer utvecklad hos vissa, till exempel som hos piloter eller simultantolkar. Även om du nu skulle tillhöra den promillen i befolkningen, som har något större förmåga att lyckas med multitasking, så klarar du det bara under en begränsad, kortare tid. – Hjärnan tröttas ut av att hoppa mellan olika stimuli. Det går alltså att köra slut på energiförrådet bara av att ständigt behöva skifta mellan att koncentrera på en uppgift och svara på meddelanden och telefonsamtal, säger Alexander Rozental. Den största anledningen till att sluta med multitasking handlar dock inte om effektivitet, utan att det faktiskt kan få oss att må sämre. Forskare på University of London genomförde en studie på 1100 medarbetare och kom fram till att vi blir mindre smarta när vi multistaskar, det vill säga att vi minskar den mentala förmågan avsevärt, så pass mycket att det jämställs med samma påverkan som att vi hade haft en sömnlös natt eller rökt marijuana. Även din emotionella kompetens, EQ, sänks vid multitasking. Det är alltså svårare att känna av din omgivnings mående om du konstant engagerar dig i flera saker samtidigt.

Så strukturerar du din dag:

• Gör en sak i taget! Multitaska ej!

• Ha en uppgiftslista, inte flera!

• Du styr. Stäng av pushnotiser på mobil och dator!

• Var tydlig mot din omgivning om du är tillgänglig för frågor eller upptagen! Här kan du ta hjälp av tekniken till exempel den digitala kalendern eller Skype.

• Läs mejl på bestämda tider. Om du börjar med att läsa mejl på morgonen är risken stor att du fastnar i att hantera mejl.

• Inled din dag med dina planerade uppgifter (din uppgiftslista).

• Prioritera dina uppgifter efter viktighetsgrad och hur brådskande de är.

• Planera dina dagar utifrån hur din hjärna fungerar. Till exempel om vi har som störst energi på morgonen, vilken typ av uppgifter ska du ta tag i utifrån den vetskapen och vilken typ av uppgifter lämpar sig bättre på eftermiddagen när du har lägre energinivå?

• Lär dig dina verktyg.

• Gå undan när du behöver sitta fokuserat och koncentrera dig.

• Var tidspessimist när du bokar in aktiviteter i kalendern (se till att du har luft emellan aktiviteter).

• Ta en kortare paus mellan uppgifter (cirka en gång i timmen).

• Rörelse ger dig energi! Ta en promenad på lunchen. Har du inte den möjligheten, se till att växla mellan sittande och stående position om du har höj- och sänkbart bord.

• Avsluta dagen med att strukturera upp din morgondag.

KÄLLOR: effektiv.nu, metrojobb.se, Alexander Rozental,Psykologifabriken, Peter Bregman, Harvard Business review.