NMW – No Meeting Wedneday

Många möten i kalendern? Ännu fler nu när det är lätt att skapa möten över Zoom, Teams eller annat verktyg? När ska vi hinna jobba? I boken Mötesbok – tolkning av arbetslivsmöten och rosévinsmingel skriver författarna att möten på jobbet blir fler (författare: Vesa Leppänen, Patrik Hall, Malin Åkerström) Boken nämner olika orsaker till att mötena blir allt fler. Ökad komplexitet i samhället och arbetslivet är ett exempel. När fler organisationer kommer att samverka och det råder osäkerhet om vem som ska bestämma bokar vi ett möte. Dominoeffekt: Många möten leder till ännu fler möten med förmöten och eftermöten.

Möten orsakar ofta störningar i arbetsdagen och det är emellanåt svårt att få oavbruten tid att utföra sitt arbete. När människor avbryts under arbete kan de ta upp emot 20 minuter att komma in i arbetsflöde och fokus igen. Så hur kan vi göra? Möten är viktiga. Facebook har infört en ”no-meeting day”. En dag per vecka, till exempel varje onsdag, hålls inga möten.

Mål med NMW:

• Målet är att ge alla ett stort block av tid att göra fokuserade, ”heads-down arbete”, utan att behöva passa in den mellan mötena.
• Låter alla, inklusive chefer, vara ”doers” och ”beslutsfattare”.

Fördelar med NMW:

• Färre avbrott ger möjlighet att hålla fokus
• Få saker gjorda. Tid att ta itu med att-göra-listan och få mer tid för kontroll på arbetet utanför att-göra-listan.
• Undviker störningar i kreativt flöde.
• Skapar större block av tid att koncentrera sig på större projekt som annars tenderar att skjutas åt sidan.
• Minskar stress, att veta att det finns en hel dag att tänka på och arbeta med större projekt.

Nu kanske du tror: Varför skulle detta hjälpa om fler möten är bara planerad på andra dagar i veckan? Det handlar inte om hur många timmar av möten du har, det handlar om hur många timmar av oavbruten tid du har att spendera på annat arbete. För att få saker gjorda.

Vissa företag går till och med så långt som att bara ha möten en dag i veckan – ”Mad Meeting Mondays”. Det kan vara särskilt användbart för företag med anställda som gillar att arbeta flexibla timmar, från olika platser, i en mängd olika projekt. Men kanske är en mötesfri dag  varje vecka mer realistiskt.

Varför onsdag? Att ha det i mitten av veckan ger balans, att bygga upp och planera inför onsdagen och rapportera och följa upp efter. Men det ser förstås olika ut för individer och organisationer.

Det finns givetvis tillfällen där det verkligen är nödvändigt att schemalägga ett möte på en ”no-meeting- dag”. Om en kund eller jobbkandidat bara kan komma tex på en onsdag eller om ett projekt kräver att lägga in arbetsmöten i ett visst skede. Men skapa regler om undantag för schemaläggning av möten på den mötesfria dagen.