Project governance: är du aktiv projektägare eller passiv beställare?

Vad är aktiv ägarstyrning av projekt, det man kallar Project Governance? Alla som driver projekt i sina organisationer vill ha så snabb och så bra avkastning som möjligt på sina investeringar. Genom att tillämpa aktiv ägarstyrning ökar möjligheterna högst väsentligt.

Projekt är ett uppdrag som utförs av en tillfällig arbetsorganisation för att åstadkomma ett i förväg bestämt resultat eller en temporär satsning för att framställa en unik vara eller tjänst. Här används begreppet projekt för såväl projekt som program och delvis också för olika former av portföljer eftersom styrningen (governance) är i princip densamma för de olika formerna.

Varför misslyckas så många projekt?

Det är faktiskt fler projekt i svenska offentliga organisationer och företag som misslyckas än som lyckas. Bara ungefär vart tredje projekt uppfyller de krav och den förväntade nytta som angivits i direktiven när projektet startades. Och även om tidsramarna och kostnaderna håller sig enligt plan, uteblir ofta den förväntade effekten helt eller delvis. Den viktigaste orsaken till alla misslyckanden har att göra med vem som äger projektet och hur det styrs. Ofta går det till så att beställaren lämnar över projektet till en styrgrupp och en projektledare som sedan påbörjar arbetet och rapporterar efter hand. Beställaren förhåller sig passiv och någon löpande utvärdering av arbetet sker sällan eller aldrig.

Passiv beställare eller aktiv ägare av projekt?

Den passive beställaren får sällan den nytta av ett projekt som han eller hon förväntar sig. Det kan bero på att projektet inte levererar eller att beställaren har fel förväntningar. För att vara säker på framgång måste ett projekt styras aktivt på samma sätt som man styr en offentlig organisation eller ett företag. Det måste finnas en tydlig ägare som ger ett tydligt direktiv om vad projektet ska åstadkomma. Varje projekt ska ha en projektstyrelse på samma sätt som varje offentlig organisation eller företag har ett styrorgan. Projektstyrelsen utser en projektledare på samma sätt som ett styrorgan/styrelse utser en generaldirektör eller verkställande direktör. Projektledaren rapporterar till projektstyrelsen, som ansvarar inför ägaren. Att följa och utvärdera projektarbetet måste göras på samma sätt som man följer och utvärderar resultatet i en offentlig organisation eller ett företag.

Varför driver vi projekt?

Målet för alla projekt är att leverera verksamhetsnytta eller effekter som så snabbt som möjligt uppnår ett värde som överstiger den totala projektkostnaden. Vad är aktiv ägarstyrning av projekt, det man kallar Project Governance? Alla som driver projekt i sina organisationer vill ha så snabb och så bra avkastning som möjligt på sina investeringar. Genom att tillämpa aktiv ägarstyrning ökar möjligheterna högst väsentligt. Projektformen har de senaste 40 åren blivit en allt vanligare form att organisera utvecklings- eller förändringsarbete. I dag bedriver vi verksamhetsutvecklingsprojekt i Sverige för uppskattningsvis 100 miljarder kronor per år. Allt klassas dock inte som investeringar eftersom en del av det utförda arbetet görs inom befintliga verksamheter. Totala investeringar i Sverige uppgår till ca 700 miljarder per år, varav absoluta merparten bedrivs i projekt. Mot denna bakgrund inser ju alla att det finns enorma besparingspotentialer om vi kan driva projekt och investeringar effektivare.

Varför tar inte ledningen samma ansvar för projekt som för verksamheten i övrigt?

Om en person eller organisation har fullt ansvar för ett projekt innebär det att ha såväl befogenheter att besluta om allt som rör projektet som ansvar för effekterna. Hur kan man då ta ansvar? Man måste naturligtvis förstå frågorna man tar ansvar för och få underlag som man kan förstå och bedöma på ett riktigt sätt. Planer, förutsättningar och aktiviteter måste presenteras på ett sådant sätt att det är begripligt, gärna i affärstermer.

Vad är styrning av projekt?

Styrning av projekt skiljer sig egentligen inte från styrning av vilken verksamhet som helst. Man ska utifrån ett ägar- eller uppdragsdirektiv styra verksamheten mot de uppsatta målen. Det är här problemen börjar. Det finns ett antal faktorer som innebär att styrningen blir så komplex att den ofta inte fungerar. Då skyller man ofta misslyckandet på projektledaren, men forskning visar att det snarare är dålig styrning eller avsaknaden av sådan som leder till misslyckandet. Det finns framför allt fem skäl, som redovisas nedan, till att styrning och ansvar inte fungerar enligt en artikel av professor Magnus Mähring mfl (Supervising Projects You Don’t Understand – Do Your Major Projects Receive the Leadership They Need?)

[faktaruta] Rolf Berndtson arbetar med aktiv ägarstyrning för projekt i Styra Projekt Svenska AB och PMcode Society. Rolf är också ordförande i Svenskt Projektforum. rolf.berndtson@projektforum.se
[/faktaruta]

Relation ägare – projektstyrelse

1. Projektägaren (ofta företagsledningen) har liten förståelse för vad det innebär att fungera som projektstyrelse, dvs direktiv och förståelse för vad projektet ska åstadkomma och hur detta ska uppnås.
2. Bristande förståelse för hur man kommer överens om målen, hanterar målkonflikter av olika slag, hur man får projektmålen att överensstämma med verksamhetens strategier, vilka mål som är de viktiga och som verkligen åstadkommer effekter. Relation projektstyrelse – projektteam
3. Liten förståelse för hur man styr ett projektteam, hur mycket styrning som behövs och på vilken nivå styrningen ska ske (mikro – makro).
4. Bristande förståelse för vad som är ledning och kontroll, styrning och ledning mot tydliga effektmål i stället för olika projektmål, där kopplingen mot effekter ofta är otydlig.
5. Brister i hantering av risker och förändringar. Riskhanteringen är ofta eftersatt i projekt, i så motto att riskerna definieras, men aktiviteter för att hantera dem är inte lika tydliga och genomförs kanske aldrig. I dagens projekt sker hela tiden förändringar och överraskningar av olika slag, vilket betyder att ett tydligt fokus på hantering av dessa och ett evolutionärt synsätt är nödvändigt för framgång.

Riksrevisionen har gjort en omfattande analys i Statliga IT-projekt som överskrider budget (RiR 2011:5), som tydligt visar att viktiga orsaker till misslyckanden är låg beställarkompetens, dålig uppföljning av effekterna och i princip avsaknad av risk- och förändringshantering.

Hur styrs offentliga organisationer och företag?

Företag styrs enligt etablerade modeller såväl lagstadgade som ”frivilliga” i form av bolagskoden. Det finns en mycket tydlig struktur med ägare – styrelse – VD. På samma sätt kan man se projektägare – projektstyrelse (styrgrupp) – projektledare. Föreningen PMcode Society har tagit fram en projektkod – PMcode för projekt analogt med bolagskoden för företag. Offentliga organisationer styrs i många avseenden enligt andra principer än företag, men regelverken när det gäller styrning, ansvar och redovisning av resultat är ganska likartade. Ansvar för projekt i offentliga organisationer är likt det som finns i företag. PMcode bör därmed fungera bra även här.

Hur bör projekt styras?

Projekt kan naturligtvis styras som man styr företag, dvs genom en tydlig governance-modell baserad på synsättet att det finns en kedja som måste hänga ihop, från verksamhetens strategi – projektägardirektivet – projektdirektivet – projektplanen. I medvetenheten om att förändringar i denna kedja måste slå igenom i alla steg, kan man ha mer fokus på effekter och dessutom få projektet att prioritera de aktiviteter som ger tydliga bidrag till de kalkylerade effekterna. I projektägarens ansvar ligger att i sitt projektägardirektiv definiera de effekter man vill att projektet ska uppnå utifrån verksamhetens strategi. Ofta börjar man redan i detta skede diskutera funktioner och system i stället för effekter. Precis som för offentliga organisationer och företag ska projektägaren definiera effekterna i verksamhetstermer som sedan successivt bryts ned i det vidare arbetet till olika projektmål.

För att kunna hantera de fem hindren ovan fordras en kompetent projektstyrelse som avsatt tid för att kunna ansvara för och styra projektet. Projektstyrelsen är alltså den viktigaste instansen för att styra och kontrollera att projektet uppnår de mål man angett i projektägardirektivet. På så vis är en kompetent projektstyrelse det bästa stöd en projektägare och projektledare kan få.

Hur får man aktiv ägarstyrning av projekt att fungera i praktiken?

1. Aktiv ägarstyrning ägs av företags resp offentliga organisationens ledning och måste hela tiden stödjas av ledningen.
2. Projektägarrollen måste tydligt definieras och sedan utövas aktivt.
3. Projektstyrelsemedlemmar måste utbildas i projektstyrelsearbete och sedan coachas av sin ordförande eller med andra resurser för att arbeta på rätt sätt.
4. Projektet måste hela tiden styras och kontrolleras av projektstyrelsen på samma sätt som sker i företag.
5. Projektledaren måste ha en nära kontakt med projektstyrelseordföranden för att hantera förändringar och risker.
6. Ändringar i strategi, direktiv och projektplaner måste koordineras genom hela direktivkedjan.
7. Fokus i styrningen måste vara på resultat (TKQ) och på bestående effekter på kort och lång sikt.