Projektkontor – när din vd vill öka kraften i genomförandet

I The Economists rapport ”Why Good Strategies Fail” pekar Roland Pan, Director of Strategy på Skype, på att alla organisationer idag har tillgång till samma information samtidigt. Därför är det otroligt svårt att behålla strategiska insikter och planer för sig själv i det långa loppet. Det som i stället blir avgörande är vem som är bäst och snabbast i själva genomförandet.

Vad kan då ledningen göra för att genomföra strategiska satsningar snabbare än konkurrenterna? Alla vet att omorganisationer lamslår organisationen under lång tid snarare än att skapa leveransfokus, så det är inte rätt väg framåt. Det gäller att hitta ett sätt där människor med olika kompetenser från olika delar av organisationen kan lösa en helt ny uppgift på ett effektivt sätt. Som tur är finns en skräddarsydd lösning på detta: projekt. Syftet med projekt som arbetsform är just att så snabbt och kontrollerat som möjligt leverera något som man inte gjort förut, ofta under relativt stor osäkerhet.

För organisationer blir det därför allt viktigare att säkerställa att en stor andel av organisationens skickligaste ledare jobbar i projektorganisationen. Det här kräver självklart karriärmöjligheter och löneutveckling i nivå med de bästa linjecheferna.

För större organisationer krävs dessutom effektiv samordning och styrning av samtliga projekt. Ledningen behöver verktyg för att säkerställa att de viktigaste projekten får högst prioritet, att resursutnyttjandet är optimalt och att överblicken av portföljens utveckling är transparent och lättförståelig. Man behöver ett effektivt stöd för att jobba mer projektorienterat mot de önskade nyttorna och det får man genom ett högpresterande projektkontor. Alltför många organisationer kastar bort tid och pengar på fel initiativ genom att inte aktivt prioritera de projekt som bäst uppfyller verksamhetens strategiska mål.

Insikten om projektens avgörande betydelse för framgång är låg hos många ledningar. Intressant nog skapas ofta projektkontor ändå. Men om ett projektkontor etablerats utan att ledningen ser det som en värdefull konkurrensfördel riskerar det att bli kraftlöst och inte leverera den nytta det annars skulle göra. I värsta fall uppfattas projektkontoret bara som polisiärt och byråkratiskt, när det i stället borde vara en kraftfull möjliggörare för lyckosam förändring. Det är en underskattad framgångsfaktor för att uppnå de strategiska målen och därför ett ämne som alla ledningar bör ha högt upp på agendan.

[faktaruta]
Skribenter Jonas Ekberg och Berit Joa.

Konsulter på Moment Projektkonsult[/faktaruta]Vissa projektmogna organisationer har insett allt det här redan i dag. Där ses ofta projektkontoret som garanten för att de
strategiska målen ska uppnås så effektivt som möjligt. Ledningen har en god överblick och kan ta snabba och välgrundade affärs- eller verksamhetsbeslut.

Vi är övertygade om att morgondagens framgångsrika organisationer har ledningar
som fokuserar på genomförandet av sina strategier och inte bara formuleringen av dem. När ledningen blir drivande i att utveckla organisationens projektförmåga skapas också det verkligt framgångsrika projektkontoret – turbomotorn som gör att man kan köra ifrån sina konkurrenter.