Projektskolan del 10

KOMMUNIKATION I PROJEKT

 

Planera väl och du kommer du kunna ta dig utanför ramarna för planen. Läs av din omgivning och du kommer förstå din omgivnings beteenden, agerande och beslut. Driv ditt arbete kontrollerat och du kommer att prestera över dina egna förväntningar.

För mycket eller för lite information – tydlighet är viktigast. Ge relevant information och anpassa alltid informationen till mottagargruppen. Kommunikation är viktigt i allt vi tar oss an. Inte minst under ett arbete som ska genomföras under begränsad tid av en tillfälligt sammansatt grupp, men också i situationer som är oroliga eller stressiga. Kommunikation innebär överföring av information. När man talar om kommunikation så tänker man oftast på den stund då information lämnar sändaren och tas emot av mottagaren. I själva kommuniceringen är det av största vikt att allt går som planerat, och därför är just planeringen viktigt vid kommunicering. Allra först behöver projektet ta fram vad syftet med budskapet ska vara. Vad vill vi förmedla och vilket resultat önskar vi uppnå? Utgå från syftet vid den fortsatta kommunikationsplaneringen.

Ställ dig frågorna: Varför ska vi ge information och när är det viktigt? Ska vi förmedla en känsla eller vill vi att mottagaren ska utföra något eller på annat sätt agera? I nästa steg blir det viktigt att ta ställning till vem budskapet avser, det vill säga vem är mottagare av informationen. Om det är många som ska ha samma information kanske det behövs olika strategier för olika mottagargrupper. Detta kommer också vara avgörande för om kommunikationen ska ske skriftligt, muntligt eller kanske både och. För både skriftlig och muntlig kommunikation finns olika möjligheter samt för- och nackdelar. Viktigt dock blir att hålla kommuniceringen tydlig och enkel.

 

Vid kommunikationsstrategi talar man oftast om kommunikationstrappan. Den används med fördel för att identifiera vilken typ av information som projektet skall ge och vem som är mottagare. På varje trappsteg sitter personer som behöver olika information för att kunna agera i projektet. Ju högre upp i trappan du tar dig desto mer information behöver ges.

Första trappsteget VETA – de personer som behöver ha kännedom och övergripande information om projektet. Räcker med enklare information, kan räcka med skriftlig information.

Andra trappsteget TYCKA – de personer som behöver ha information om projektet så att de kan agera och fatta beslut för projektets skull. De behöver ha tillräcklig information för att kunna tycka till och fatta beslut. Här kan det behövas både skriftlig och muntlig information, kanske över en tid där information stegvis ges.

Tredje trappsteget GÖRA – de personerna som behöver aktivt deltar och utför uppgifter inom projektet. Informationen behöver vara så pass utförlig att personen kan utföra sitt arbete på ett korrekt sätt. På detta trappsteg kan även de personer vara som skall ta emot ett projektresultat.

 

Kommunikationsplan – från Självklart till ”Viklart”!

En kommunikationsplan visar de aktiviteter som behöver genomföras för att hålla god projektkommunikation. Vid kommunikationsplanering utgår man från den intressentanalys som gjorts i projektet i vilken de målgrupper som projektet behöver ta hänsyn till identifierats. Beskriv syftet med kommunikation till vardera målgrupp, exempel på syfte kan vara att hålla målgruppen positiv, eller att få målgruppen positiv eller så kan det vara att målgruppen ska agera i en aktivitet. Olika målgrupper behöverolik typ av kommunikation, identifiera målgruppen och koppla en kommunikationsstrategi till var och en. Med god kommunikation och information ska vi gå från att uppgiften är självklar till att bli ”viklar”. Något som är självklart för mig behöver inte vara självklart för alla andra. Det är först när det är helt klart för alla vad som ska göras, hur det ska göras och när det ska göras som vi har ett fungerande arbetssätt – ett viklart arbetssätt!

 

Förkorta – Förenkla – Förklara – Fråga

FÖRKORTA ditt budskap. Skala av och skala ner, ta bort onödig information och kommunicera endast det som är viktigt. Ta bort det som är överflödigt eller som inte hör hit.

FÖRENKLA ditt budskap. Använd ord som alla förstår. Använd aldrig ord som du inte själv förstår. Var tydlig och efter muntlig information sammanfatta gärna i en text. Krångla inte till det, beskriv ditt problem och någon alternativ lösning.

FÖRKLARA så enkelt som möjligt. Se till att informationen går fram.

FRÅGA och säkerställ att alla förstått.

 

Tänk på att:

Projektets intressentlista kan förändras, se löpande över den och uppdatera vid behov.

• Intressenternas relation till projektet bedöms vad gäller intresse och inflytande, således kan intressentens relation till projektet förändras under projektets tid. Arbeta därför med projektets intressenter under hela projektet.

• All kommunikation sker på mottagarens villkor.

• Hålla information enkel. Men enkelhet och tydlighet kommer du längst.

 

TEXT JOHANNA LYCKEN