Projektskolan – del 7

PROJEKTGRUPPEN

Resultatet beror på projektgruppen

Hur projektledaren arbetar med projektgruppen är helt avgörande för projektets slutresultat. Projektgruppen är en tillfälligt sammansatt grupp, som under en intensiv och ofta avgränsad period ska genomföra ett uppdrag. Antingen kan gruppen vara sammansatt för att de ska utveckla eller skapa något nytt som inte finns idag, eller så ska gruppen utföra ett uppdrag där tiden är avgörande. Oavsett vilket är projektgruppen sammansatt för att genomföra uppdraget inom en viss budget och inom en viss tid. Uppdraget är alltid separerat från verksamhetens ordinarie arbete.

Tre grundläggande faktorer påverkar hur bra gruppen lyckas genomföra sitt uppdrag:

• Gruppens sammansättning

• Kompetensen

• Ledarskapet – det gäller att styra utan att detaljstyra

 

Arbetsro hela vägen

Projektledarens roll är central, vars viktiga uppgift är att skapa arbetsro i projektet. Projektledaren behöver bryta ned beställarens beställning till en klok och tydlig aktivitetsplanering. När projektgruppens kunskap är identifierad kan arbetet med att ta fram aktiviteter starta och projektets mål genomföras.

 

Se till att skapa arbetsro i projektgruppen med enkla knep:

1. Håll siktet inställt på slutmålet. Se till att din projektgrupp vet varför projektet ska genomföras.

2. Se till att avgränsningar hålls och var mycket noga med att scoopet är fast. Att hålla i scoopet kan vara lättare sagt än gjort. Om projektets innehåll förändras kommer troligen tidplan och budget också att förändras. Lägger man till mer utveckling kommer det troligen att kosta mer och ta längre tid.

3. Kommunicera med hela projektgruppen. Informera om det som är relevant för projektet, informera om styrgruppens beslut och om de strategiska målen. Se till att alla i projektgruppen kommer till tals.

4. Tydlighet i aktiviteter och deadlines. Skapa en enkel aktivitetsplan, där det tydligt framgår när respektive projektmedlem behöver leverera sin del. Det är viktigt att projektgruppen ser helhetsmålet framför sig, och att alla förstår.

 

Projektgrupp – sammansättning

Projektgruppens sammansättning är viktig. Att projektgruppen fungerar tillsammans är ännu viktigare. Ett väl fungerande team har möjligheten att prestera i princip vad som helst. I rollen som projektledare är det viktigt att lära känna gruppen, dess svagheter och styrkor. Om det är ett större projekt med lång tidsrymd, kan någon form av teambuilding vara en god idé. I mindre projekt kan det räcka att genomföra en workshop kring projektet och dess kommande aktiviteter. I alla projekt är det viktigt att redan från början sätta ramen för hur projektet ska drivas, vilken stämning det ska vara i projektrummet, hur kommunikation ska ske och att se till att projektgruppen känner till de gemensamma målen.

 

Ge projektgruppen tid och rum

Det är viktigt att projektgruppen känner att de får tid att utföra sitt projektgruppsarbete. Att exempelvis avsätta tid i sin kalender är en förutsättning för att lyckas. Projektmedlemmarna behöver känna skillnad på att arbeta i det vanliga linjearbetet och att arbeta i projektgruppen. Se till att projektgruppen har ett arbetsrum (virtuellt eller fysiskt) där man kan mötas, samlas och arbeta! Många projektdeltagare kommer att arbeta i flera projekt parallellt, se till att säkra projektdeltagarnas tid i just ditt projekt. Som projektledare kommer jag alltid att prioritera mitt projekt före allt annat arbete. För som projektledare finns det bara ett mål – och det är att leverera enligt projektmål.

 

Jaga bort tidstjuvarna

Identifiera tidstjuvarna i projektet. Ju tidigare, desto bättre. Se till att ha en plan för tidstjuvarna. Detta bör alltid ingå i arbetet med riskanalys. Identifiera de i projektet som inte vill dig eller projektet väl. Det kan ju låta som en lite udda sak att göra. Men, man kan alltid utgå från att det kan finnas någon som inte vill att projektet ska genomföras. Utgå också från att det finns någon som inte vill att just du leder projektet. Ju fler händelser du kan förutse i rollen som projektledare, desto lättare kommer det att bli när du står inför händelsen. Givetvis håller du listan över de identifierade personerna för dig själv – och visar aldrig den för någon.

 

 

Interna och externa hot

Notera att det kan finnas både interna och externa hot. Identifiera genom att fråga dig:

• Vem påverkas negativt av kommande förändring – i första led och andra led?

• Finns det en risk att någons arbetssituation förändras till det negativa?

• Vem tjänar på att projektet/projektledaren misslyckas?

Tänk också på att identifiera de som vinner på att projektet lyckas. Alliera dig med de som vinner på att projektet genomförs med ett lyckat resultat. Uppmuntra dem som ställer upp. Du kommer att behöva deras hjälp och stöd under projektet.

 

 

Projektgrupp – prioriterad tid

Hur får jag som projektledare mina projektmedarbetare att prioritera mitt projekt? Flera projektledarkollegor jag pratat med ser det som ett problem att projektets utsedda resurser inte prioriteras, eller att själva projektgruppen inte prioriterar projektet. För att en projektgrupp ska lyckas är det extremt viktigt att ha en närvarande projektledare, en projektledare som ger stöttning när det behövs och att kommunikationen fungerar inom gruppen. Som projektledare måste jag kunna läsa av situationer och ha en förmåga att bidra med hjälp även i de situationer där projektmedlemmen inte bett om hjälp. Det är lite som att förutse faran och hindra att ditt barn kommer ramla och slå sig innan det sker. En nyfiken och frågvis projektledare är en bra projektledare med goda förutsättningar att lyckas. Det är viktigt med en tydlig ledning och prioritering av projektet på företaget. I många fall behöver projektmedlemmar utföra projektarbete parallellt med sitt ordinarie linjearbete, vilket kan försvåra projektet. Projektledaren måste se till att projektmedlemmar får tid till sitt arbete. För att nå dit måste projektledaren vara noga med sitt planeringsarbete. Som projektledaren behöver jag också ha en god relation och ett väl fungerande samarbete med personalansvariga chefer.

God planering innebär alltid inga eller få överraskningar!

 

Projektledare – Styr men detaljstyr inte

Tänk på att styra projektet framåt utan att detaljstyra! Du måste vara tillgänglig för din projektgrupp, svara i telefon, svara på e-post och vara hjälpsam. Genom att avlasta projektgruppen från ovidkommande detaljer så kommer ni att kunna nå resultat.

 

Text: Johanna Lycken