Projektskolan – del 8

STYRGRUPPEN

Den viktiga styrgruppen

Projektledaren har ansvaret för att projektet löper som planerat och att projektmålen genomförs så att de önskade effekterna nås. Men projektledaren behöver både en fungerande projektgrupp och styrgrupp för att lyckas. Styrgruppen är projektledarens stöd. Tre viktiga delar i styrgruppsarbetet är beslutspunkter, stöd för projektledaren och information till styrgruppen.

 

Först och främst: vad är en styrgrupp? Enkelt uttryckt är det en beslutsgrupp som:

• säkerställer projektets framgång
• har full insyn i projektet
• har god kunskap om den aktuella verksamheten
• ger stöd till projektledaren

 

Sätt samman rätt styrgrupp – Med rätt personer i styrgruppen vinner projektet!

I rollen som projektledare är det av yttersta vikt med en fungerande styrgrupp. Det är projektledarens ansvar att se till att styrgruppen är rätt sammansatt. Vid uppstart av ett projekt finns redan ofta en utsedd styrgrupp som är tilltänkt för uppdraget. Projektledarens första uppgift blir då att säkra att styrgruppens utsedda medlemmar har tid för uppdraget.

Projektledaren informerar styrgruppen om vilka förväntningar som finns kopplade till styrgruppsuppdraget! Se till att styrgruppen inte enbart är en pappersprodukt. Styrgruppen behöver avsätta tid och vara helt insatt i sitt åtagande. Styrgruppen består av personer som har god kunskap om den aktuella verksamheten. Med god kunskap i projektet och med personer som har beslutanderätt har projektet goda förutsättningar att nå resultat. Tänk på att styrgruppen är en sammansatt grupp som behöver fungera tillsammans. Under projektet kan styrgruppens sammansättning ändras, beroende på i vilken fas projektet är. Styrgruppens roll och mandat behöver klarläggas inom projektet, det innebär att de som sitter med i styrgruppen ska ha en tydlig roll och tydligt mandat att fatta beslut. Det här är projektledarens viktiga grupp för styrning och för beslut. Besluten tar projektet framåt och det är viktigt att styrgruppen fungerar väl som helhet. Man behöver inte tycka lika, men när man går ur styrgruppsmötet behöver man stå enad i de beslut som fattats. Se till att din styrgrupp har full insyn i projektet – och att den har befogenheter att fatta de beslut som tar projektet framåt.

 

Kommunicera med styrgruppen

Var alltid noga med att ge löpande information till styrgruppens medlemmar. Kommunicera om hinder och eventuella problem så snart som möjligt. Projektledaren har ansvar att driva projektet, men också för att informera styrgruppen och andra intressenter om hinder som kan påverka resultatet. Styrgruppen måste kunna fatta beslut i god tid, med rätt förutsättningar. Jag skriver statusrapport till styrgruppen – det vill säga en kort, sammanfattande rapport som beskriver hur projektet fortlöper och som informerar om vilka beslut som behöver tas för att projektet ska kunna gå vidare. Beslutspunkterna ska vara tydliga och all information måste komma med för att styrgruppen ska kunna fatta korrekta beslut – det ligger under projektledarens ansvar!

 

Arbete i styrgruppen – effektiva möten

De personer som sitter med i din styrgrupp har oftast mycket att göra. Kanske är de med i flera styrgrupper. Se därför till att alltid planera styrgruppsmötena väl. Håll mötena korta med tydlig agenda och med tydliga beslutspunkter. Ge endast relevant information till styrgruppen. Sammanfatta projektets aktiviteter och händelser, men utelämna detaljer och ovidkommande delar.

 

Rapportens innehåll

En till två dagar innan styrgruppsmötet bör projektledaren skicka en statusrapport till styrgruppen. Den rapporten bör innehålla:

• Prognos och nuläge – Kort sammanfattning av projektets aktiviteter. Beskriv framsteg och lyft fram problem. Till varje problem bör det också finnas förslag till lösningar som styrgruppen kan besluta om eller som projektgruppen kan arbeta fram.
• Visuell bild över status – Markera till exempel grönt/gult/rött för status i de viktigaste områdena som tid/ kostnad/resultat.
• Progress till nästa styrgruppsmöte – Redogör tydligt för vad som kommer ske till nästa styrgruppsmöte, så att styrgruppen får rätt förväntningar och kan följa upp och förbereda sig.
• Beslutspunkter – Ange vilka beslutspunkter som finns – gärna som frågor till styrgruppen. Använd en enkel och tydlig frågeställning. I avsnittet prognos och nuläge ska problemet presenteras med förslag på lösning.
• Styrgruppsplanering – Se till att ha tydlighet i projektets styrgruppsplanering. Visa en sammanställning av mötesplanering, med datum, tid och plats, samt förväntat innehåll på respektive möte. Uppdatera mötesplaneringen löpande i projektet och synkronisera mötenas innehåll med milstolpar i aktivitetsplanen.

 

Sköt kommunikationen noggrant

Var aktiv och tydlig i kommunikationen med dina styrgrupps-medlemmar. Kontakta dem mellan styrgruppsmöten och håll dem kontinuerligt underrättade. Inför viktiga beslut var noga med att informera styrgruppsmedlemmarna om allt som finns att veta, orsaker till problemen och tänkbara lösningar. Inför viktiga beslut ta kontakt med styrgruppen via telefon eller via ett fysiskt möte, aldrig enbart i skrift. Håll informationen tydlig och rak. Koncentrera dig på problemställningen och att få ett svar som gör att ni kan komma framåt i projektet.

 

Ta hjälp av din styrgrupp

Ta hjälp innan det är försent, så att det fortfarande finns möjlighet att lösa problemsituationer. Om budgeten ser ut att överskridas – informera om det innan det händer och ange orsak. Vid förändring av tid- och budgetresultat ange alltid:

• Orsak/anledning till förändring (varför?)
• Omfattning av förändring (till exempel fler timmar)
• Konsekvenser (vad innebär förändringen?)

 

Håll kontrollen

Som projektledare ska du alltid förmedla kontroll och trygghet. Allt behöver inte gå smärtfritt eller helt enligt plan, men har du som projektledare förmåga att styra projektet och hantera händelserna i projektet har du också nyckeln till ett lyckat projekt.

 

Text: Johanna Lycken