Projektskolan – del 9

RISKHANTERING

Riskhantering vid projektarbete

En risk är en framtida osäker händelse som ger negativa effekter och som utlöses av en brist. Riskhantering innebär identifiering av den brist som utlöser risken, beräkning av sannolikhet att risken inträffar och bedömning av riskens konsekvenser. Inom riskhantering tas åtgärdsplan för de identifierade riskerna fram.

Ett bra och genomtänkt projektarbete ingår riskhantering. Känner du till riskerna kopplat till ditt arbete har du möjlighet att planera för händelser som kan komma att påverka resultatet negativt. Inom riskhantering förutspås vilka risker som kan komma att uppstå, sannolikheten för att risken inträffar beräknas och den inträffade riskens konsekvenser bedöms. Riskhanteringen resulterar i en plan för det fortsatta projektarbetet. Om du har koll på eventuella risker så kan du lägga fullt fokus på att driva ditt projekt framåt. Beroende på projekt och bransch kommer risker behandlas olika. Verksamheter som till exempel bank och försäkring styrs av riskmedvetna beslut och av lagar som är kopplade till riskhantering.

Att genomföra själva riskanalysen är bara början, det är åtgärdsplanen för varje konsekvens av en risk som gör skillnad. Viktigt är att följa upp och arbeta löpande med de identifierade riskerna. Det är inte risken i sig som projektet löpande behöver ta ställning till, utan konsekvensen av nämnda risk. Tyvärr är det vanligt att vi slarvar med att ta fram projektets risker. Det är svårt att identifiera risker och kan vara tidskrävande, därför kan det vara lättare att lägga riskarbetet åt sidan än att ta tag i det. Var noggrann med att arbeta med risker och dess konsekvenser genom hela projektet. De flesta förändringar innebär någon form av risk, det viktigaste är att ta kontroll över förändringens risker och fatta riskmedvetna beslut.

 

Tre steg i riskhantering

1. Undvik risken – försök i möjligaste mån att undvika risken. Ta en annan väg eller en annan lösning som gör att risken inte längre kvarstår.
2. Mildra risken – om man inte kan undvika risken försök i alla fall att mildra risken. Vidta åtgärder så att risken minskas och inte får så stora konsekvenser.
3. Acceptera risken – ibland går det inte att undvika eller mildra risken, då återstår att acceptera risken och att ta fram en bra åtgärdsplan som plockas fram om och när risken inträffar. Skapa en bra plan och följ den.

 

Sannolikhet och konsekvens

När riskerna är identifierade ska de bedömas efter en skala där sannolikhet och konsekvens bedöms. Riskbedömningsfaktorn tas fram genom att multiplicera sannolikhet och konsekvens. Till faktorn kan checklistor eller generella rekommendationer kopplas. Använd en gemensam bedömningsskala för projekten i verksamheten, på det sättet ser man tydligare mönster och kan lättare hitta lösningar för stora risker. Genom en gemensam bedömning lär vi oss också att hantera risker på ett bra sätt. Projektets kända risker ska identifieras och riskbedömas av deltagarna i projektgruppen, styrgrupp och beställare. Riskbedömningsfaktorn kan användas för att bedöma om ett projekt ska genomföras eller inte.

Sannolikhet 

• S=1 Mycket ovanligt 
• S=2 Ovanligt 
• S=3 Ganska ovanligt 
• S=4 Vanligt 
• S=5 Mycket vanligt 

Konsekvens

• K= 1 Mycket liten
• K= 2 Liten
• K= 3 Kännbar
• K= 4 Allvarligt
• K= 5 Mycket allvarligt

Riskbedömningsfaktor

• 1-3     Försumbar risk
• 4-6     Relevant risk
• 8-12   Väsentlig risk
• 15-25 Hög risk

Ett exempel på en skala för sannolikhet/konsekvens/riskbedömning, tänk på att det finns flera sätt att bedöma konsekvens och sannolikhet.

 

Interna och externa hot

Notera att det kan finnas både interna och externa hot eller risker. Identifiera genom att fråga dig:

• Vem påverkas negativt av kommande förändring – i första led och andra led?
• Finns det en risk att någons arbetssituation förändras till det negativa?
• Vem tjänar på att projektet misslyckas?
• Vem tjänar på att projektledaren eller projektgruppen misslyckas?

Tänk också på att identifiera de som vinner på att projektet lyckas. Alliera dig med de som vinner på att projektet genomförs med ett lyckat resultat. Uppmuntra dem som ställer upp. Du kommer att behöva deras hjälp och stöd under projektet.

 

 

Tänk på att…

Att minimera risker i projektet kan handla om att knyta resurser till projektet och att skapa förutsättningar.

• Projektgruppens sammansättning är viktig, men att projektgruppen fungerar tillsammans är ännu viktigare. Ett väl fungerande team har möjligheten att prestera i princip vad som helst. En väl sammansatt projektgrupp minskar risker inom projektet.
• I rollen som projektledare är det viktigt att lära känna gruppen, dess svagheter och styrkor. Om det är ett större projekt med lång tidsrymd, kan någon form av teambuilding vara en god idé. I mindre projekt kan det räcka att genomföra en workshop kring projektet och dess kommande aktiviteter. I alla projekt är det viktigt att redan från början sätta ramen för hur projektet ska drivas, vilken stämning det ska vara i projektrummet, hur kommunikation ska ske och att se till att projektgruppen känner till de gemensamma målen.
• Ge projektgruppen tid och rum. Det är viktigt att projektgruppen känner att de får tid att utföra sitt projektgruppsarbete. Att exempelvis avsätta tid i sin kalender är en förutsättning för att lyckas. Projektmedlemmarna behöver känna skillnad på att arbeta i det vanliga linjearbetet och att arbeta i projektgruppen. Se till att projektgruppen har ett arbetsrum (digitalt eller fysiskt) där man kan mötas, samlas och arbeta! Många projektdeltagare kommer att arbeta i flera projekt parallellt, se till att säkra projektdeltagarnas tid i just ditt projekt. Som projektledare kommer jag alltid att prioritera mitt projekt före allt annat arbete. För som projektledare finns det bara ett mål – och det är att leverera inom utsatt tid och budget.
• Identifiera tidstjuvarna i projektet, ju tidigare desto bättre. Se till att ha en plan för tidstjuvarna. Detta bör ingå i arbetet med att identifiera risker. Identifiera de i projektet som inte vill dig eller projektet väl. Det kan ju låta som en lite udda sak att göra. Men, man bör utgå från att det kan finnas någon som inte vill att projektet ska genomföras. Utgå också från att det finns någon som inte vill att just du som projektledare leder projektet. Ju fler händelser du kan förutse i rollen som projektledare, desto lättare kommer det att bli när du står inför händelsen. Givetvis håller du listan över de identifierade personerna för dig själv.

 

Text: Johanna Lycken