Riskanalys

Riskanalys är en viktig del av projektplaneringsprocessen. Genom att förstå de potentiella riskerna kan du förebygga eller förbereda dig för kommande utmaningar.

Omfattningskrypning: Detta inträffar när de ursprungliga projektavsikterna inte är väldefinierade. Förmedla tydliga projektparametrar från början och håll fast vid dem för att undvika att intressenter ändrar kraven mitt i projektet.

Dåliga resultat: Resultatrisker uppstår när projektet inte fungerar så bra som förväntat. Förutse potentiella resultatrisker tidigt i planeringsprocessen och använd en programvara för projekthantering för att följa processer i realtid och främja öppen kommunikation mellan teammedlemmarna.

Höga kostnader: Kostnadsrisker uppstår när projektet överskrider den ursprungliga budgeten. Se till att budgeteringen är realistisk och detaljerad i projektplaneringsfasen.

Kom ihåg att risker inte alltid är negativa – de kan också innebära möjligheter. Genom att vara proaktiv och hantera osäkerheten på ett bra sätt kan du skapa bättre förutsättningar för ditt projekt.

 

Minirisk analys

Nedan beskrivs en enkel riskanalys, ofta kallad Minirisk. Syftet är att välja ut de största riskerna som behöver hanteras i uppdraget/projektet/programmet – man bedömer endast sannolikheten och konsekvensen, inte hur stor kostnaden blir. Metoden kan även användas med fördel för att analysera möjligheter.

FÖRBEREDELSER

1. Utse någon som leder riskanalysen i god tid före mötet, gärna någon som inte är direkt inblandad i uppdraget/projektet/programmet.
2. Boka en lokal som ger förutsättningar för kreativt och ostört arbete.
3. Kalla deltagarna i god tid. Ta med nyckelpersoner i uppdraget/projektet/programmet och beställaren men också gärna andra personer med erfarenhet av samma typ av projekt. Skicka med underlag i kallelsen om det behövs.

RISKANALYS

Riskanalysen består av: att identifiera risker, att analysera risker, samt att planera åtgärder. Presentera uppdraget/projektet/programmet, mål, leveransdatum, inkluderat/exkluderat, krav, organisation. Beskrivningen beror av i vilket skede analysen genomförs. 

 

IDENTIFIERA RISKER

• Identifiera tillsammans alla risker (eller möjligheter) som kan påverka uppdraget/projektet/programmet. Använd lämplig metod, t ex brainstorming med post-it lappar. Se till att alla deltar. Ta även med större risker som t ex valutaförändringar och naturkatastrofer. Beskriv vad risken riktar sig mot (effekten).
• Gruppera riskerna och sammanför de som är lika.
• Gör en lista över riskerna.

 

ANALYSERA RISKERNA

• Bestäm gemensamt Sannolikhet (S) att en risk inträffar, för en risk i taget.
• Sätt värdet till 1 för lägsta sannolikhet, 5 för högsta
  1. Väldigt liten – Skulle kunna inträffa
  2. Liten – Inte sannolikt men möjligt att den inträffar
  3. Medium – kan inträffa 50/50
  4. Stor – Mer sannolikt att den inträffar än att den inte gör det
  5. Mycket stor – kommer med stor sannolikhet inträffa

• Bestäm gemensamt konsekvensen om en risk inträffar, för en risk i taget. Sätt värdet till 1 för lägsta konsekvens, 5 för högsta
  1. Väldigt liten – Irritationsmoment, försumbar påverkan
  2. Liten – Påverkar mindre delar, alternativ finns
  3. Medium – Påverkar delar, alternativ saknas
  4. Stor – Påverkar viktiga delar
  5. Mycket stor – Risk för resultaten

• Multiplicera värdet för konsekvens med värdet för sannolikhet – skapa en tabell med riskvärden. De med högst poäng bör prioriteras samt de risker som har konsekvens 5.

 

ANALYSERA SAMT PLANERA ÅTGÄRDER

• Försök hitta den bakomliggande orsaken till varje risk – det förenklar arbetet med att hitta åtgärder.
• För varje risk välj en åtgärd.
• Beskriv åtgärden. (Om man väljer att acceptera risken ska det tas med i planeringen)
• Utse en ansvarig.

 

UPPFÖLJNING

• Följ upp risker och åtgärder kontinuerligt.
• Upprepa riskanalysen vid behov.
• Redovisa status för viktiga risker och åtgärder i statusrapporter för uppdraget/ projektet/ programmet