Så väljer du rätt projektverktyg

Man kan komma ganska så långt med Excel och PowerPoint när det gäller att planera enklare projekt. Med komplexare projekt ökar kraven och ju större grepp man tar kring projekthantering respektive projektportföljshantering, desto större krav ställs på projektverktygen. Vad behöver man då tänka på när man ska välja och implementera en lösning?

[faktaruta]1. Analysera nuläget och tydliggör målbilden
Börja med att skaffa dig en bra bild av nuläget. Vad har vi för typ av projekt, vilka användargrupper behöver stöd, vilka krav finns på ett systemstöd samt hur ser vår målbild ut?[/faktaruta]

Projekt – antal, typ och komplexitet. Skaffa dig en bild över hur många projekt som bedrivs i verksamheten och hur komplexa de är. Är det flera hundra mindre idéer som ska analyseras, prioriteras och initieras, ett tiotal verksamhetsprojekt som även fortsättningsvis går att planera i excel eller rör det sig om enbart ett större infrastrukturprojekt på flera hundra miljoner kronor, flera tusen rader samt planeringsgränssnitt mot externa leverantörer?

Användare – Det är inte heller fel att ha en bra förståelse för de tilltänkta användarna. Består användargruppen av erfarna projektledare med stor vana, eller är det mer oerfarna typer som kanske knappt ens kan planera och förstår skillnaden mellan OBS och WBS? Teknikvana individer har dessutom ett helt annat försprång framför en äldre generation och efterfrågar mer funktionalitet för effektivt samarbete. Identifiera alla relevanta användargrupper.

Behov och funktionalitetskrav – För respektive användargrupp kan det vara på sin plats att studera behov och krav på funktionalitet. En projektledare kan behöva ett system för projektplanering, delning av projektplan, sponsorrapportering, planering och uppföljning av olika typer av resurser (kostnader, individer, fysiska resurser osv), riskhantering och samarbete osv. Ett projektkontor kan behöva ett verktyg som stödjer beslut om vilka projekt som ska initieras och genomföras medan en sponsor kan behöva en översikt över alla projekt, men även god inblick i olika projekts framdrift och status. Ta dig tid att prata med representanter för olika användargrupper, försök identifiera vad de saknar i dagsläget samt vad de skulle behöva för att göra ett bra jobb framöver.

Mål – Klargör tydligt vad ni vill uppnå för olika användargrupper. Skapa en samsyn kring målbilden och förankra den med olika intressenter.

[faktaruta] 2. Utvärdera alternativen
När ni vet vad ni är ute efter är det dags att identifiera förutsättningar och alternativ, testa, utvärdera enligt fördefinierade kriterier samt välja lösning.[/faktaruta]

Alternativ.
Identifiera olika lämpliga projektverktyg som stödjer den funktionalitet (projektprioritering och initiering, projektplanering, projektuppföljning, projektrapportering, riskhantering, samarbete, portföljhantering, portföljrapportering etc) som ni behöver.

Utvärderingskriterier.
Ta även fram ett antal utvärderingskriterier så att det inte riskerar bli ett subjektivt val baserat på säljarens skicklighet och din magkänsla. Några lämpliga utvärderingskriterier att inkludera kan vara pris, leveranstid, funktionalitet, användarvänlighet, säkerhet, samt verktygets komplexitet.

Testa.
Ta kontakt med leverantörerna och be att få demonstrationer på verktygen. Ta referenser och titta på hur andra kunder och användare använder sig av verktygen. Testa med hjälp av tilltänkta framtida användare. Låt dem testa både enskilt och i grupp och diskutera igenom de olika alternativen utifrån för- och nackdelar samt utvärderingskriterier.

Utvärdera och besluta.
Ta fram en nyttokalkyl baserat på fakta och tester som genomförts enligt tidigare uppsatta kriterier. Baserat på nyttokalkylen så kan beslut om vilken lösning som är mest lämplig tas.

[faktaruta] 3. Planera och implementera lösningen.
När du väl har en tydlig målbild vad du försöker åstadkomma samt ett verktyg som kan hjälpa dig nå det här målet, är det bara att planera och genomföra en implementering. För enklare verktyg kan det vara så enkelt som att bara köpa licenser, installera och sedan dela ut access även utan utbildning. För mer avancerade verktyg kan viss konfigurering krävas.[/faktaruta]

Resurssatt tids- och aktivitetsplan.
Ta fram en plan för att göra systemet redo för användning, men även för att faktiskt utbilda, kunna svara på frågor samt felsöka problem i förvaltningsläge.

Konfigurering.
En del projektverktyg kräver enbart en enkel installation efter att licensen har köpts. På motsvarande sätt så kan vissa projektverktyg också bara köras i befintligt skick via webben. En del andra kräver viss konfigurering och utveckling som både kan ta tid och vara kostsamma.

Utbildning.
Oavsett vilket verktyg som ska implementeras så krävs viss utbildning. Det som skiljer, är hur användarvänligt gränssnittet är samt hur intuitivt det är att använda sig av. Ska alla planera på samma sätt för uppföljning så kan det vara på sin plats att även informera om vilken projektmodell som ska användas. Identifiera hur många som ska utbildas, vilken typ av utbildning som kan vara lämplig (självstudier, föreläsare, webinar, videomöte osv) samt vilken dokumentation som krävs (stegvisa instruktioner, presentationer, e-learning, lärare osv).

[faktaruta]
Text: Silvana Balcanovic[/faktaruta] Implementering.
Börja i liten skala och nå framgång innan du rullar ut brett och till alla. Börja antingen med all funktionalitet på en mindre enhet eller rulla ut en viss funktionalitet på många ställen samtidigt. Kommunicera framgång.

Förvaltningsorganisation.
Vid behov kan det vara på sin plats med en förvaltningsorganisation. Den kan till exempel bestå av en administratör som håller koll på licenser och rättigheter i verktyget och en supportfunktion som kan svara på användarfrågor. Detta innebär att totala kostnaden för systemet kan bli lite större än enbart licenser och servrar. I förvaltningsläge kan det även vara lämpligt att med jämna mellanrum utföra lessons learned för att fånga in alla tankar och idéer kring vad som skulle kunna göras bättre.