Se upp för oxymorona projekt!

Oxymoron betyder ”skarpsinnig dumhet”. Man brukar tala om oxymorona uttryck, exempelvis ”skynda långsamt”, talande tystnad”, ”jätteliten” eller ”bitterljuv”. Vad har detta med projekt att göra? Och vad skulle då ett oxymoront projekt representera?

Det jag menar är att väldigt många organisationer fortfarande har en oxymoron inställning till val av projekt som arbetsform. Jag stöter ganska ofta på exempel där man säger att ”nu ska vi starta ett projekt” utan att det är ett projekt på riktigt och det drivs heller inte som ett projekt. Jag råkar även ut för flera personer som säger att ”detta är inget projekt” utan vi arbetar på som vanligt, fast det borde drivas som ett projekt med allt vad det nu innebär. Dessa beslut anser jag då vara ”skarpsinniga dumheter” i alla fall dumheter! De som fattar dessa beslut gör det
förhoppningsvis på grund av bristande kompetens och inte utav ren elakhet. Jag tror att många av er projektledare har stött på beställare/projektägare som inte har full koll på vad det innebär att initiera ett projekt. Varje gång detta händer blir vi nog ganska irriterade och besvikna, men det hjälper då inte med att knyta näven i fickan och svära för oss själva över detta elände, utan vi måste då ta vårt ansvar och stötta beställaren/projektägaren. Vi har igen det, det lönar sig för oss om vi får någon som börjar förstå vad det faktiskt innebär att initiera ett projekt. Hur ska man då gå tillväga för att inte hamna i en besvärlig situation? Ja, enligt min erfarenhet finns det några enkla saker som man kan försöka med. Innan jag kommer in på dessa ska jag införa några nya ord och uttryck .

Idékedjan
Det första uttrycker är ”Idékedjan” som beskriver hur ett projekt kommer in i tiden. Den ser ut som följe

1. Idé
2. Kravspecifikation * (beställaren)
3. Offertförfrågan
4. Projektdefinition * (projektledaren)
5. Offert
6. Avtal *

Någon får en idé, någon (Beställaren) godkänner idén och är beredd att utveckla den. Beställaren måste dock konkretisera och dokumentera vad det är hon eller han säger ja till, detta sker i Kravspecifikationen (eller projektbeställning eller projektdirektiv eller vad vi nu kallar detta VAD-dokument). Därefter ska Beställaren be om hjälp med HUR detta VAD ska förverkligas. Beställaren går ut med en offertförfrågan (oavsett om det är internt eller externt). När en Projektledare får en offertförfrågan med bilagd kravspecifikation ska en Projektdefinition (eller projektspecifikation eller projektplan) tas fram som sedan presenteras (offereras) till Beställaren. I detta läge inträder troligen an förhandling som förhoppningsvis mynnar ut i en överenskommelse – ett avtal. De tre stjärnförsedda orden i uppräkningen ovan betyder ”dokument” det vill säga alltid skriftligt. Detta är idékedjan.

Projektskurk
Nästa uttryck som jag vill beskriva är ”projektskurk” som då inte är en människa utan en företeelse som stjälper projekt. Det är mina erfarenheter som jag bygger på. Det finns enligt mig tre projektskurkar och dessa är:

1. Avsteg från ”Idékedjan”

2. Problem med interna resurser (människor)

3. Bristande rutin för ändringar

Projektets måsten
Det tredje uttrycket som jag vill introducera är ”Projektets måsten”. Även dessa är tre stycken och de är (jag ger även några exempel):

1. Roller (beställare, projektledare, utförare)
2. Aktiviteter (riskanalys, uppföljning, ändringshantering)
3. Dokument (kravspecifikation, projektdefinition, avtal)

När vi väljer projekt som arbetsform måste vi ha vissa roller,vi måste göra vissa aktiviteter och vi måste producera ett antal dokument.

Slutsats
För att ett projekt inte ska bli en skarpsinnig dumhet uppmanar jag er att följa mitt tips för att få ett lyckat projekt, nämligen: Använd MP3. MP3 är då inte den lilla musikmaskinen som vi hade tidigare, utan MP3 står för:

1. Använd projektets Måsten!

2. Undvik Projektskurkarna!

3. Ställ de 3 guldfrågorna:
– Vem är beställare?
– Vad ska vi leverera?
– När ska det vara klart?

Följ dessa enkla råd och ni ökar chansen väsentligt för att ni inte ska drabbas av ”Oxymoroni”!

Text: JOHAN HYDÉN
har arbetat i projekt i över 40 år och som projektledare i över 30 år. Han är certifierad PMP, IPMA D, PRINCE2 samt hedersmedlem i engelsk projektledarorganisation. Johan har varit ordförande i Svenskt Projektforum.