Vad leder projekt till?

I två debattartiklar presenterar Linköpingsforskarna Lennart Svensson och Göran Brulin sina tankar om att äga, styra och utvärdera stora projekt. I denna första artikel lyfter forskarna fram betydelsen av en effektiv projektorganisation och ett aktivt ägarskap.

Det finns en stark tilltro till att det går att förändra världen med hjälp av program och projekt. Inom EU satsas varje år mångmiljardbelopp på projekt för att utveckla regionala innovationer, tillväxt och nya jobb. Frågan är vad alla dessa projekt leder till. Sedan 2007 har vi forskat på dessa projektsatsningar som på sju åromfattar mer än 40 miljarder kronor i Sverige och de kommande sju åren kan handla om nästan 1 000 miljardereuro i Europa.

Vad visar forskningen?
Vår forskning har visat att vissa projekt fungerar – i betydelsen att aktiviteter genomförs och kortsiktiga resultat uppnås. En stor svårighet är att omsätta resultaten i långsiktiga effekter. Resultaten ska implementeras och gå in i den reguljära verksamheten (linjen). De ska påverka strukturer och system, skapa dynamisk utveckling och ge multiplikatoreffekter.

Från projektledning till projektorganisation
Vid förändringsarbete tillskrivs projektledningen ofta en avgörande roll. Det finns omfattande litteratur i ämnet. Kurser ges i konsten att leda projekt. Projektledarollen är viktig, men för att skapa långsiktiga effekter av ett utvecklingsarbete krävs mer och annat än en väl fungerande projektledning.

Projektorganisationen utgår från olika funktioner, uppgifter och ansvarsområden i ett projekt. De viktigaste funktionerna är ägarskap, styrning och ledning. I modellen finns även finansiären med, en funktion som i hög grad påverkar förutsättningarna för att skapa långsiktiga effekter. En aktiv finansiär kan påverka både genom krav och genom att erbjuda stödinsatser, samt bidra till uppföljning, utvärdering och lärande.

Deltagarna och målgrupperna är viktiga i ett utvecklingsarbete. Kunder och brukare glöms allt för ofta bort. De får ingen roll i projektorganisationen. Här koncentrerar vi oss på vilken betydelse ägarskapet och styrningen har för att projekt ska innebära ett hållbart utvecklingsarbete – det vill säga långsiktiga effekter och en dynamik för fortsatt utveckling.

Aktivt ägarskap
Med ett aktivt ägarskap menar vi att det ska finnas starka aktörer som kan skapa förutsättningar för att ett projekt drivs framåt och som tar ansvar för att resultaten tas om hand och blir till långsiktigt hållbara effekter. Ägarna utser en styrgrupp som tar strategiska beslut och som återkopplar kunskaper och erfarenheter om projektens utveckling till ägarna. Ägarna och styrgrupperna har ansvar för strategiska frågor, medan projektledarens uppgift är det operativa arbetet.

Modellen i bilden ovan ska inte ses som en ”lösning” eller rekommendation utan är mer tänkt som ett hjälpmedel för analys av hållbarheten i ett projekt. Hypotesen är att en projektorganisation som rätt balanserar de olika funktionerna ägarskap, styrning och ledning leder till att utvecklingsarbetet blir mer hållbart. Ingen länk i en kedja får vara för svag, men heller inte för stark. Oftast är projektledningen den starkaste länken till följd av de resurser (i form av tid och kompetens) som satsas på denna funktion. Vi menar att en sådan kraftsamling till en viss nivå i projektorganisationen kan kan vara kontraproduktiv, eftersom en projektledning som tar på sig för stort ansvar lätt passiviserar styrgruppen och ägarna av projektet.

Vår forskning visar att en effektiv projektorganisation utgör ett fundament för ett hållbart utvecklingsarbete. Bristen på ett aktivt ägarskap och en professionell styrning av utvecklingsarbete är en vanlig, kanske den vanligaste, förklaring till bristande hållbarhet. Styrgrupper fungerar ofta mer som referensgrupper. De saknar ofta mandat att ta nödvändiga beslut. De studier som vi gjort visar på betydelsen av aktiva ägare som stödjer och ställer krav på styrgruppen, liksom på vikten av att styrgruppen är professionell och har en nära dialog med projektledningen.

Om samspelet mellan dessa aktörer fungerar skapas förutsättningar för reflektion, vilket leder till att lärande och nya handlingar prövas av engagerade deltagare.