Varför initierar organisationer ett projekt för varje ny uppgift idag?

Jag fick denna fråga i ett rundabordssamtal av en journalist på Harvard Business Manager. Jag gillar dessa rundor med människor utanför vårt yrke eftersom de ställer frågor som vi faktiskt aldrig ställer oss själva. Så: varför startar organisationer ett projekt för varje uppgift nuförtiden?

Svaret innehåller olika aspekter: för det första finns det ingen konsekvent användning av termen ”projekt” i organisationer. När börjar vi prata om ett projekt? I en organisation beror det på varaktigheten, i en annan organisation beror det på antalet anställda som berörs. I nästa organisation handlar det om projektets unika omfattning, t.ex. att snabbt bygga upp ett vaccinationscenter för en kapacitet på 5 000 personer varje dag.

Dessutom observerade jag att ett uppdrag som kallas ett ”projekt” låter mer attraktivt för många särskilt ungdomar, vilket ger dem mer individuellt ansvar än bara en vanlig ”uppgift”. Chefer vet detta och använder ofta termen ”projekt” för att motivera sina anställda, även om uppdraget bara är en vanlig uppgift.

Men jag tror också att det finns djupare skäl till att projekten i organisationer ökar i dag. Den tredje förklaringen till fenomenet är att mängden rutinarbete stadigt minskar på grund av den pågående standardiseringen, automatiseringen och digitaliseringen av standardprocesserna och linjearbetet på alla avdelningar, från HR till produktion, försäljning och logistik. Följaktligen finns det mer kapacitet kvar i organisationerna för projektarbete.

Anledningen är att produkter och system som skapats en gång och framgångsrikt nått marknaden behöver vidareutvecklas. Min slutsats är: Framgång leder till uppföljningsprojekt eller projektsekvenser. Apple måste utveckla en ny iPhone varje år eftersom denna produkt genererar 58% av omsättningen för hela företaget. Efter ett år stagnerar den nuvarande modellens försäljning, och den kan bara säljas med massiva prissänkningar. Organisationen behöver snarast en efterföljare med innovationer som förhoppningsvis kommer att bli lika framgångsrika som föregångaren. Framgången för de tidigare produkterna tvingar organisationen att skapa ett annat framgångsrikt resultat. Eftersom de produktionsanläggningar som byggts upp i den tidigare modellen behöver utnyttjas behöver FoU-anställda nya utmaningar, marknadsföring och försäljning behöver något nytt på marknaden, logistiken behöver använda sina komplexa IT-system. Projekt är motorn för att hålla organisationen igång och växa i bästa fall. Utan projekt står en organisation stilla, och ett stillestånd innebär eftersläpning.

Och slutligen är det femte argumentet: Projekt skapar framtiden. Projekt är omvandlings- och förändringsfordon. En strategi i sig är värdelös om det inte görs något projekt för att implementera idén i något verkligt: antingen en hållbar ny produkt, en ny app, en ny webbplats, en innovativ kundservice, förvärv av ett annat företag, ett nytt IT-system, en annan kontorsbyggnad, en ny marknadsföringskampanj, nya leveranskedjeprocesser eller implementering av nytt arbete. Skapandet av innovation bygger på projekt. Varje företagsstrategi behöver projekt, ett program eller en portfölj för att förverkliga och genomföra.

Från våra forskningsstudier om projektifiering av nationella ekonomier vet vi att projektverksamhetens andel i hög grad korrelerar med organisationens innovationsframgång. Företag med hög innovationsframgång visar en andel av projektaktiviteten som ligger över genomsnittet. Eller med andra ord: mindre framgångsrika företag tillämpar mindre projektledning.

Därför kan vi dra slutsatsen att om en organisation strävar efter innovation och konkurrenskraft måste de genomföra och leda projekt. Ingen framtida framgång utan projekt! Fler och fler chefer förstår detta och implementerar projektledning i sina organisationer. Det är anledningen till att vi ser denna snabba ökning av projekt över hela världen.

Men enbart inledandet av projekt är ingen garanti för projektens framgång. För att bli framgångsrika behöver projekt välutbildade och kontinuerligt utbildade projektledare. Våra 71 IPMA-medlemsföreningar stöder människor och organisationer över hela världen för att bygga upp relevanta kompetenser för att hantera sina projekt framgångsrikt, baserat på våra sex internationella kompetensbaslinjer, våra hundratals utbildningspartners över hela världen och våra 54 nationella certifieringsorgan.

Yvonne Schoper, 9  februari 2022

Dr. Yvonne Schoper is Professor for International Project Management at HTW University of Applied Sciences Berlin. Dr. Schoper holds a BSc in Engineering Management, a MA International Business and a Ph.D. in Industrial Engineering.

Läs artikeln här>