3 vanliga ursäkter inte skapa en projektplan

-”Behöver jag en projektplan?” Med största sannolikhet är svaret på den frågan ja, det gör du. Men så kommer ursäkterna, och det dröjer inte länge innan vi har övertygat oss själva om varför en projektplan sätter käppar i hjulet för hur vi hanterar vår tid och kommande förändringar i projektet.

Men låt oss backa bandet en sekund, och kom ihåg: projektplanen är din vän, inte din fiende! Projektplanering är en process där man fastställer omfattningen och definierar projektmålen, samt hur dessa ska kunna uppnås på ett framgångsrikt sätt. Det är en av de viktigaste delarna inom projektledning. Ur denna process kommer projektplanen, ett dokument som innehåller projektets omfattning och projektmål. Projektplanen brukar oftast presenteras i form av GANTT-schema för att underlätta kommunikationen med samtliga intressenter.

Varför projektplanen är så viktig?

Det säger sig självt att ett strukturerat ramverk för ett projekt har många fördelar, men de tas ofta för givna. Här är några av dem:

• Konkretiserar projektet innan alla deltagare börjar arbeta med de olika momenten.

• Möter vanliga formella krav, till exempel att få godkännande på leveranstider, budget och så vidare.

• Sparar tid längre fram i projektet genom att försäkra dig om arbetarnas tillgänglighet, att inköp ryms i budgeten och att det finns samsyn gällande de förväntade resultaten.

• Blir ett tydligt förhållningssätt som underlättar snabba beslut, men som samtidigt ger variation vid förändring från till exempel experter.

• Gör arbetsprocessen tydligare: Vad ska göras? Vad har gjorts? Vem gör vad och hur och när? Du får även en tydlig bild om verkligheten skiljer sig från projektplanen och kan göra nödvändiga åtgärder utefter dessa.

Det låter ju toppen, och så till invändningarna:

1 ”En projektplan tar bara massor av tid, jag klarar mig utan”.

Upplever du att en projektplan är tidskrävande och hindrar dig från att disponera din tid som du vill? Kom ihåg att en projektplan gör att du kan arbeta mer effektivt jämfört med arbete utan en projektplan. Hur lång tid tar det då att skapa en projektplan? Det beror på hur omfattande projektet är, hur många deltagarna är och hur lång tidsåtgången är.

Gör så här: Studera ett liknande projekt. Då kan du beräkna ungefär hur lång tid varje del av projektet kommer att ta. Och om tidigare liknande projekt redan gjorts inom er organisation finns det inga ursäkter – studera projektschemana och lär dig av likheterna och skillnaderna.

2 ”Vad händer om något behöver ändras i projektet?”

Förändring är många gånger den enda konstanten i ett projekt. Och i vissa projekt sker förändringar varje dag. Så varför skapa en plan när så mycket kan förändras? Det är viktigt att komma ihåg att projektplanens syfte inte är att begränsa, utan att underlätta projektet. Därför går det att göra ändringar, stora som små, i projektplanen. Dessa behövs förvisso godkännas av samtliga parter, vilket kan ses det är ett skydd “mot förhastade beslut”. Efter den nya ändrade projektplanen är godkänd är det den som gäller som standard, inte den gamla. När något behövs ses över är det även enkelt att använda projektplanen för att gå tillbaka och se vad som ursprungligen var planen, något som kan vara svårt när man gör många ändringar utan en plan.

3 ”Att skapa en projektplan innebär för mycket arbete och är krångligt”

No man is an island! Involvera så många deltagare som möjligt i processen att skapa en projektplan. Du behöver deras idéer för att lokalisera och fastställa vad som ska göras. Oftast vet varje projektdeltagare hur mycket tid just deras specifika del tar, vilket ger dig som projektledare värdefull information till projektschemat.

Gör så här: Arrangera möten i små grupper och använd workshops, intervjuer eller undersökningar. Skriv ner alla idéer och gör det möjligt för samtliga i gruppen att anteckna. Gör det enklare för alla att vara involverade genom att använda ett samarbetsverktyg, som alla har tillgång till vid skapandet av projektplanen. Se sedan till att spara ner projektplanen, dela den med deltagare och ge rätt behörighet till olika personer.

Källa: Webforum