AI och projektledning

Kommer AI på sikt att förändra projektledarrollen?

Svaret på den frågan är utan tvekan ja, AI kommer på sikt att förändra projektledarrollen, i rollen som projektledare kommer det i framtiden vara mer fokuserat på ledarskapet, att få ihop projektteamet, projektets intressenter och att driva projektet mot mål.
Den tekniska utveckling av AI projektverktyg går snabbt och redan idag finns det AI verktyg som kan användas för olika aktiviteter inom ett projekt. Nedan lisats områden och aktiviteter som troligtvis kommer att påverkas. Förslag på områden är lånade från HBR Harvard Business Review artikel, ”How AI Will Transform Project Management”.

1. Urval och prioriteringar

Urval och prioriteringar är en form av prognoser. Vilket projekt kommer att vara det projekt som tillför mest värde till organisationen, AI verktyg kommer att kunna hjälpa till att förutse mönster och genomföra mer noggranna prognoser. Enligt HBR så kommer det att kunna gå snabbare att identifiera vilka projekt som är redo att påbörjas, urval av de projekt som har störst chans att lyckas, bättre balans i projektportföljen, bättre överblick av risker inom organisationen och få bort bias under beslutfattandet.

2. Stöd till projektkontoret

Dataanalys stöttar redan organisationer att effektivisera PMO (Project Mgmt Office). Det kommer nya AI verktyg att använda inom PMOs för att bättre kunna övervaka framsteg i projekten, förutse potentiella problem och kunna lösa de lättare problemen. Automatisering och distribution av projektrapporter. Andra områden där AI verktyg kan stötta och utveckla PMO är i urval av projektmetoder, efterlevnad av processer och policys. Via virtuella assistenter kunna användas för status uppdateringar, hantering av risker och intressent analyser och projektrapporter.

3. Förbättrade och snabbare projektdefinitioner, planering och rapportering.

AI kommer att underlätta för projektledare och inom organisationen vilka projekt som kommer att lyckas och därmed lättare kunna välja ”rätt” projekt. Med hjälp av AI verktyg kommer det gå att kunna hitta olika mönster för att förutspå hur väl ett projekt kommer att lyckas eller misslyckas.

4. Virtuella projektassistenter

Redan idag kan projektledare få stöd av virtuella assistenter för att dokumentera möten, uppdatering av projektstatus, planering, budgetering och hantering av aktiviteter.   Med hjälp av AI verktyg få hjälp att skapa en styrgruppspresentation eller någon annan form av presentation. Digitala assistenter som lär sig av tidigare data som använts för exempelvis projektplanering.

5. Ny roll för projektledaren

Enligt Harvad Business Review så kommer inte projektledarrollen att försvinna utan rollen kommer på sikt att innebära mera fokus på soft skills som exempelvis ledarskap, förändringsledning, arbeta med strategier och olika former av utveckling inom organisationen. De AI verktyg som finns tillgängliga redan idag så behöver projektledare alltid kontrollera att informationen och verkligen kontrollera att AI resultatet verkar rimligt. AI verktygen är inte perfekta men ju mer data som de olika verktygen samlar in desto bättre stöd och hjälp kommer de att vara för projektledare.

Källa: A. Nieto Rodriquez, R. Viana Vargas (2023). How AI Will transform Project Management. hbr.org

Författare: Camilla Malmer