Delegerar eller dumpar du?

2020-06-12
pia.lundgren@projektforum.se
Okategoriserade

När du delegerar arbetsuppgifter till medarbetare kan det vara ett sätt för dig att få avlastning och också ett sätt att utveckla dina medarbetare. Sättet du gör det på, och varför, kan göra en enorm skillnad för hur väl arbetsuppgiften blir utförd. Och hur dina medarbetare betraktar dig som ledare, efteråt!

Lathund hur du kan göra för att delegera smart:

Beskriv tydligt vad du vill att de skall åstadkomma, vilken output. Med det menar jag inte aktiviteten du vill att de skall utföra, utan specifikt vad den aktiviteten åstadkommer, vilken output som produceras. En projektledare skulle kanske kalla det ”leverans”? Här är ett exempel: Att skriva text på datorn är en aktivitet. Produkten av den aktiviteten är t.ex. e-post, eller en A4-sida text. Otydligheter om vilken output som efterfrågas leder till att människor lägger arbetstid på fel saker, dvs ägnar sig åt fel aktiviteter.
Klargör kriterier för hur ”en bra” ser ut. När medarbetaren åstadkommit den output (leverans) du delegerat, hur vet denne att den uppfyller dina krav, att de är klara? Du behöver vara tydlig med hur en färdig output ser ut. Då kan din medarbetare själv avgöra när de är klara och kan avsluta aktiviteten. Otydligheter i kriterier för en bra output leder ofta till överarbete.
Låt medarbetaren beskriva hur denne tänker gå till väga. De flesta medarbetare har en ide om hur de skulle vilja utföra jobbet så att det passar dem själva. Lyssna av om deras sätt verkar rimligt. Det behöver inte alls vara på det sättet som du skulle gjort, så klart! Din uppgift är att kolla av så att de inte hamnar galet. Verkar deras sätt vara inom de gränser för säkert, etiskt, lagligt och möjligen också inom ert ”bästa praxis”, som ni har i er organisation – låt de då välja väg och sätt själva. Det ökar sannolikheten för att jobbet blir bra gjort.
Låt medarbetaren visa sin första output för godkännande. Kolla av om deras output möter de kriterier du ställt upp. Godkänn eller be om kompletteringar. Motivera ditt beslut med specifik och konkret feedback på vilka kriterier för ”en bra”, som de inte lyckats möta.
Minska gradvis på ditt stöd. Bestäm för dig själv hur många outputs du vill kolla för godkännande. Uppmuntra alla steg i rätt riktning och lämna gradvis över bedömningen till medarbetaren.
Fortsätt följa upp. Fall inte för frestelsen att släppa uppföljningen bara för att du sett ett flertal bra outputs, men förändra sättet du följer upp. Om output fortsätter möta kriterierna för en bra, börja ställa frågor till medarbetaren som manar till självreflektion. Fråga t.ex.: ”Vad var det specifikt du gjorde som fick det att funka bra?”, ”Varför funkade det bra, tror du?”, ”Hur korrigerade du för att det skulle funka bättre?”, ”Vad har du lärt dig?”. När du får medarbetaren att själv reflektera över vad denne gör bra, växer känslan över att det denne gör är bra, värdefullt. Behovet av din kontinuerliga bekräftelse på det minskar och du kan göra dina uppföljningar lite då och då. Släpp inga medarbetare helt från din uppföljning och uppmuntran!